HR naar ITSM
Exact HR koppelen met ServiceNow: gebruikers per administratie en verzoeken uit Salaris voor Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en ServiceNow staat elke medewerker uit Exact als gebruiker in ServiceNow, met administratie, afdeling en leidinggevende, en bestelt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een verzoek uit de servicecatalogus van ServiceNow. Externe medewerkers en geanonimiseerde records gaan niet mee, en na de einddatum wordt de gebruiker inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun salaris in Exact Online verwerken en ServiceNow gebruiken voor IT of facilitair, hebben in ServiceNow vaak alleen accounts uit Active Directory. Wie geen account heeft, zoals een nieuwe medewerker vóór de eerste dag, kan nergens als aanvrager worden gekozen.
- KoppelHet leest per administratie de gewijzigde medewerkers, dienstverbanden en organisaties uit Exact Online.
- Externe medewerkers en geanonimiseerde records vallen af.
- Administraties en afdelingen gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum bestelt KoppelHet het onboardingitem met de medewerker als requested for.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Exact HR en ServiceNow
- Exact Online werkt per administratie, en medewerkernummers beginnen per administratie opnieuw. KoppelHet zet de administratie voor het nummer in employee_number, zodat coalesce in ServiceNow twee medewerkers met hetzelfde nummer niet samenvoegt.
- De salarismodule van Exact Online is via de API alleen te lezen. Het nieuwe werkadres dat IT na de start aanmaakt, gaat dus niet terug naar Exact; ServiceNow houdt het adres uit Active Directory als Exact geen zakelijk adres heeft.
- Een dienstverband in Exact heeft een contracttype, waarbij 3 voor extern staat. KoppelHet laat externe medewerkers buiten ServiceNow, tenzij jullie ze daar ook als aanvrager willen; dan krijgen ze een eigen catalogusitem.
- Exact anonimiseert medewerkers na de bewaartermijn en markeert ze met IsAnonymised. KoppelHet verwerkt zo'n record niet als wijziging, zodat een bestaande inactieve gebruiker in ServiceNow niet wordt overschreven met lege gegevens.
- De leidinggevende verwijst in Exact naar een medewerker in dezelfde administratie. Valt de manager onder een andere administratie, dan spreken we af welke bron de manager in ServiceNow bepaalt.
- Exact Online begrenst het aantal aanroepen per minuut en per dag per administratie. KoppelHet gebruikt de sync-endpoints met een tijdstempel, zodat elke ronde alleen de wijzigingen ophaalt en de limiet ruim blijft voor andere koppelingen op dezelfde administratie.
- Elke administratie wordt een bedrijf in core_company. Een groep met meerdere administraties kan in ServiceNow zo per bedrijf een andere toewijzingsgroep of goedkeuringsregel gebruiken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welk Exact-product is dit?
Salaris voor Exact Online. Exact Globe koppelt via eigen services en valt buiten deze opzet.
Kunnen we meerdere administraties koppelen?
Ja. Elke administratie die jullie aanwijzen wordt een bedrijf in ServiceNow.
Schrijft de koppeling iets terug naar Exact?
Nee. De salarisgegevens zijn via de API alleen te lezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per administratie en alleen met GET. Endpoints /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp), /payroll/Employments, /payroll/EmploymentOrganizations, /payroll/ActiveEmployments (ContractType) en /sync/Deleted. Velden onder meer EmployeeHID, FirstName, MiddleName, LastName, BusinessEmail, Manager en IsAnonymised.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst core_company en cmn_department, daarna sys_user.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variabelen en sysparm_requested_for. KoppelHet bewaart het RITM-nummer per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Division + EmployeeHID | employee_number | Nummers lopen per administratie |
FirstName | first_name | |
MiddleName + LastName | last_name | |
BusinessEmail | email | |
Administratie | company (core_company) | |
EmploymentOrganizations | department (cmn_department) | |
Manager | manager (sys_user) | |
Einddatum dienstverband | active = false | |
ContractType 3 (External) | Niet geïmporteerd | |
Nieuw of beëindigd dienstverband | Catalogusitem voor onboarding of offboarding | |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst