Payroll naar finance
Exact Online Loket koppeling: kostenplaatsen gelijk en elke journaalrun bewaakt
Met een koppeling tussen Exact Online en Loket staat elke kostenplaats uit Exact ook in het journaalprofiel van Loket, met de juiste kostendragers erbij. Zo komt het loonjournaal op de goede kostenplaatsen in Exact, en meldt KoppelHet een journaalrun die blijft hangen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Loket verlonen en in Exact Online boekhouden, lopen vaak vast vóór het journaal: een nieuwe kostenplaats in Exact ontbreekt in Loket, de journaalrun loopt vast op een onbekende combinatie, en niemand ziet een mislukte journaalrun tot finance de loonkosten mist.
- Finance maakt een kostenplaats aan in Exact Online, zoals nu.
- KoppelHet ziet de nieuwe kostenplaats en zet hem in het journaalprofiel van de loonadministratie in Loket, met dezelfde code.
- KoppelHet legt vast met welke kostendragers de kostenplaats mag worden gecombineerd, zodat Loket de loonkosten kan verdelen.
- Na de verloning maakt Loket de journaalrun.
- KoppelHet controleert de status van de journaalrun en meldt een fout of een mislukte export aan de salarisadministratie en finance.
Terug: Status van elke journaalrun, als melding aan salarisadministratie en finance
Waar je op let bij Exact Online en Loket
- Een journaalrun in Loket heeft een status, van klaar voor journaliseren tot journaal geëxporteerd. Exporteren mislukt en fout bij aanmaken zijn aparte statussen. KoppelHet leest die na elke verloning en meldt een run die blijft hangen, voordat finance de loonkosten in Exact mist.
- Loket verdeelt loonkosten alleen over combinaties van kostenplaats en kostendrager die in de matrix zijn toegestaan. Ontbreekt een combinatie, dan meldt Loket bij de journaalrun dat er geen verdeling is gevonden. KoppelHet zet een nieuwe kostenplaats uit Exact daarom meteen met de afgesproken kostendragers in die matrix.
- Exact Online stelt geen vaste lengte voor de code van een kostenplaats, Loket accepteert maximaal twintig tekens voor de code en vijftig voor de omschrijving. Een langere code uit Exact zet KoppelHet niet ingekort door, want dan klopt de boeking in Exact niet meer; finance krijgt een melding.
- Een kostenplaats in Exact kan een einddatum krijgen waarna hij inactief is. Medewerkers in Loket kunnen er dan nog op staan. KoppelHet verwijdert de kostenplaats in Loket niet, maar meldt de salarisadministratie welke kostenplaats binnenkort vervalt.
- Een code in Exact verandert alleen via hercoderen. Loket behandelt de nieuwe code als een andere kostenplaats. KoppelHet ziet zo'n hercodering doordat het interne ID in Exact gelijk blijft, en vraagt de salarisadministratie de medewerkers over te zetten.
- Loket kan journaalprofielen op het niveau van het administratiekantoor bijhouden of per loonadministratie. Een kostenplaats uit de Exact-administratie van één werkgever zet KoppelHet alleen in het profiel van die loonadministratie, zodat andere klanten van het kantoor hem niet zien.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Verwijdert KoppelHet kostenplaatsen in Loket?
Nee. Een kostenplaats die in Exact vervalt, meldt KoppelHet aan de salarisadministratie. Die zet de medewerkers om en ruimt de kostenplaats daarna zelf op.
Werkt dit ook als een administratiekantoor Loket voor ons beheert?
Ja. Het kantoor geeft de koppeling toegang tot jullie loonadministratie, en KoppelHet schrijft alleen in het journaalprofiel van die administratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth - GET /api/v1/{division}/hrm/Costcenters (ID, Code, Description, Active, EndDate, Modified); de code is alleen te wijzigen met de hercodeerfunctie.
- Loket via de REST API met OAuth - POST en PATCH op /v2/providers/employers/payrolladministrations/journalProfiles/{journalProfileId}/costCenters (code 1 tot 20 tekens, description 1 tot 50, automaticallyLinkToAllCostUnits), PATCH op de CostCenterCostUnitMatrix, GET journalruns per administratie met journalRunStatus (onder meer 2 Fout bij aanmaken, 6 Exporteren mislukt, 7 Journaal geëxporteerd) en GET .../journalruns/{journalrunId}/errors.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact Online | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Code (Costcenters) | code (costCenter) | Loket accepteert maximaal 20 tekens |
Description | description | Loket accepteert maximaal 50 tekens |
Active en EndDate | Melding aan de salarisadministratie | Geen automatische verwijdering |
Division (administratie) | Journaalprofiel van de loonadministratie | |
Nieuwe kostenplaats | CostCenterCostUnitMatrix of automaticallyLinkToAllCostUnits | |
journalRunStatus | Melding bij Fout bij aanmaken of Exporteren mislukt |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Exact Online
ADP Workforce Now Exact Online koppeling: Nederlandse workers uit ADP vergeleken met Exact, met kostenplaatsen
AFAS Profit → Exact Online
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
BambooHR → Exact Online
BambooHR Exact Online koppeling: de Nederlandse medewerkers uit BambooHR gecontroleerd in Exact
BuddeeHR → Exact Online
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact