FaRecruitment naar HR
Greenhouse Factorial koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker met eerste contract in Factorial
Met een koppeling tussen Greenhouse en Factorial wordt een kandidaat die in Greenhouse een aanbod accepteert een medewerker in Factorial, samen met het eerste contract met startdatum, deeltijdpercentage, team, vestiging en beloning. HR stuurt daarna zelf de uitnodiging uit Factorial, zodat de nieuwe collega pas toegang krijgt als HR dat wil.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial als HR-systeem gebruiken en in Greenhouse werven, typen elke aanname met contract in Factorial over. Juist het contract met uren, proeftijd en salaris kost dan tijd en geeft fouten, terwijl alles al in het Greenhouse-aanbod staat.
- Bij de start leggen we per Greenhouse-kantoor de entiteit en vestiging vast, en per afdeling het team in Factorial.
- De recruiter markeert de kandidaat na acceptatie als aangenomen.
- KoppelHet leest kandidaat, vacature en de actuele versie van het aanbod.
- KoppelHet maakt medewerker en contract aan, en zet daarna de beloning op het contract.
- HR controleert de medewerker en stuurt de uitnodiging vanuit Factorial.
Waar je op let bij Greenhouse en Factorial
- Factorial wil bij een nieuwe medewerker het adres waarmee die gaat inloggen. Greenhouse kent bij een kandidaat meestal alleen een privéadres, en het werkadres bestaat bij de aanname vaak nog niet. Daarom zet HR het werkadres als eigen veld op het aanbod; is het leeg, dan wacht de aanname.
- Greenhouse kan afdelingen in lagen opbouwen, terwijl een medewerker in Factorial bij een team hoort. KoppelHet neemt de onderste afdeling van de vacature en zoekt via een tabel het team in Factorial op; een afdeling zonder regel komt als melding bij HR.
- Factorial vraagt deeltijd als percentage van de voltijdweek, en een Greenhouse-aanbod heeft daar geen standaardveld voor. We voegen uren per week toe aan het aanbiedingsformulier en rekenen die per Factorial-entiteit om, omdat de voltijdweek per land verschilt.
- Een gewijzigd aanbod krijgt in Greenhouse een nieuwe versie. Komt er na de aanname nog een versie met een andere startdatum of beloning, dan past KoppelHet het Factorial-contract niet stil aan, maar meldt het verschil aan HR.
- Een medewerker die via de API in Factorial komt, heeft nog geen toegang tot hij een aparte uitnodiging krijgt. KoppelHet verstuurt die niet. Volgt in Greenhouse nog unhire_candidate, dan ziet HR dat in het KoppelHet platform en heeft de kandidaat nog geen mail van Factorial gehad.
- Factorial werkt met datumversies van de API en Greenhouse verving Harvest v1 en v2 per 31 augustus 2026 door v3. KoppelHet legt beide versies per koppeling vast en test een nieuwe Factorial-versie voordat die live gaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan cv en aanbiedingsbrief mee?
Niet in de eerste versie. Documenten naar Factorial kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate en unhire_candidate (offer met version, starts_at en custom_fields; valutavelden met amount, unit en frequency; HMAC-SHA256 in de header Signature) en Harvest v3 met OAuth 2.0 client credentials voor nieuwe versies van het aanbod.
- Naar Factorial via API-versie 2026-10-01 - POST /resources/employees/employees/create_with_contract (company_id, first_name, last_name, email, legal_entity_id, location_id, team_id, contract_starts_on, contract_effective_on, contracts_working_time_percentage_in_cents, has_trial_period, trial_period_ends_on), daarna de beloning via contracts/compensations. OAuth 2.0 of een API-key van een beheerder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Factorial | Toelichting |
|---|---|---|
first_name en last_name | first_name en last_name | |
Zakelijk e-mailadres (eigen veld in het aanbod) | email | Het inlogadres, niet het privéadres |
phone_numbers (mobile) | phone_number | |
offer.starts_at | contract_starts_on en contract_effective_on | |
jobs[].offices | legal_entity_id en location_id | Via een tabel per kantoor |
jobs[].departments (onderste laag) | team_id | |
Uren per week (eigen veld in het aanbod) | contracts_working_time_percentage_in_cents | |
Einde proeftijd (eigen veld in het aanbod) | has_trial_period en trial_period_ends_on | |
Valutaveld in het aanbod (amount, unit, frequency) | Compensation op het contract |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce