Recruitment naar HR
Greenhouse koppelen met YouForce: aangenomen kandidaat als aanvraag voor indiensttreding
Met een koppeling tussen Greenhouse en Visma Raet YouForce wordt een geaccepteerd aanbod in Greenhouse een aanvraag voor indiensttreding in YouForce, met startdatum, functie, organisatie-eenheid en het salaris uit het aanbod. HR in Nederland rondt de aanvraag af met cao-schaal en trede, zodat de inschaling bij de salarisadministratie blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Greenhouse werven en in Nederland in YouForce verlonen, sturen HR een pdf van het aanbod. HR voert de nieuwe medewerker met de hand in YouForce in, soms pas in de eerste werkweek.
- De recruiter markeert het aanbod in Greenhouse als geaccepteerd.
- KoppelHet ontvangt de aanname met kandidaat, vacature en aanbod, en kijkt of het kantoor bij de Nederlandse werkgever hoort.
- YouForce controleert of de kandidaat al een personeelsnummer heeft.
- In YouForce staat een aanvraag voor indiensttreding met startdatum, functie, organisatie-eenheid en salaris.
- HR in Nederland vult schaal, trede en BSN aan en rondt de aanvraag af.
Waar je op let bij Greenhouse en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een wervingssysteem geen medewerker direct aanmaken, maar wel een aanvraag voor indiensttreding starten. Het geaccepteerde aanbod uit Greenhouse wordt zo'n aanvraag, en HR in Nederland beslist over de inschaling.
- Een salaris in het aanbod van Greenhouse heeft een valuta en een eenheid, vaak per jaar. YouForce werkt met cao-schalen; KoppelHet zet het bedrag als indicatie in de aanvraag, en HR kiest de schaal en trede die daarbij passen.
- YouForce kan nagaan of een kandidaat al een personeelsnummer heeft. Een oud-medewerker die via Greenhouse terugkomt, krijgt zo een aanvraag voor herindiensttreding in plaats van een tweede persoon.
- Greenhouse wordt vaak wereldwijd gebruikt, met kantoren per land. Alleen aannames voor kantoren van de Nederlandse werkgever leveren een aanvraag in YouForce op.
- Afdelingen in Greenhouse kunnen genest zijn, en functies zijn vaak wereldwijd benoemd. Beide moeten in YouForce bestaan, dus we leggen per afdeling en functie de YouForce-code vast; ontbreekt die, dan stopt KoppelHet met een melding.
- Lukt het afleveren van een melding niet, dan probeert Greenhouse het nog enkele keren, tot ongeveer vijftien uur later. Daarnaast vergelijkt KoppelHet dagelijks de aannames in Greenhouse met wat in YouForce is aangevraagd.
- Greenhouse maakt bij de aanmeldgegevens voor een koppeling een eigen servicegebruiker aan. Wat de koppeling in Greenhouse doet, staat daardoor op naam van die gebruiker en niet van een recruiter.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker direct in YouForce?
Als aanvraag wel. Als medewerker pas nadat HR in Nederland de aanvraag heeft afgerond.
Wat als een functie uit Greenhouse niet in YouForce bestaat?
Dan stopt KoppelHet met een melding aan HR, die de vertaling aanvult. Daarna gaat de aanvraag alsnog naar YouForce.
Wat moeten we in YouForce toestaan?
Dat de koppeling aanvragen voor indiensttreding mag starten en functies en organisatie-eenheden mag lezen. Dat regelt de beheerder in het Visma developer portal.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse wordt gelezen via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; payload met application, candidate, job met offices en departments, en offer met starts_at en custom fields; HMAC-SHA256 in de header Signature; tot zeven herhalingen in circa vijftien uur) en de Harvest API v3 met OAuth 2.0 client credentials. Harvest v1 en v2 zijn per 31 augustus 2026 uitgezet.
- Naar YouForce schrijven we via de Youforce Recruitment API. POST hires start de self-service workflow (ook herindiensttreding); de API controleert op een bestaand personeelsnummer en levert functies (jobProfiles) en organisatie-eenheden. Autorisatie in het Visma developer portal met de scope voor het starten van de workflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.id | Kenmerk in de aanvraag | Om een tweede melding te herkennen |
candidate.first_name en last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Geboortedatum (candidate custom field) | Geboortedatum | |
candidate.email_addresses en phone_numbers | Privé e-mail en telefoon | |
offer.starts_at | Datum in dienst | |
job.departments | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
Functie van de vacature | Functie (jobProfile) | Via een vertaaltabel |
Salaris (offer custom field met valuta, bedrag en eenheid) | Salaris in de aanvraag | Als indicatie; schaal en trede kiest HR |
job.offices | Alleen Nederlandse kantoren |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce