Identity en access management
Hailey HR Google Workspace koppeling: accounts, eenheden en groepen uit Hailey
Met een koppeling tussen Hailey HR en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Hailey een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn entiteit of kantoor, met functie en leidinggevende, en worden teams uit Hailey groepen in Google. KoppelHet maakt het werkadres volgens jullie naamgevingsregel, zet het terug in Hailey en schorst het account op de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR en Google Workspace gebruiken, maken Google-accounts vaak nog met de hand aan. Een nieuwe collega krijgt pas een account als HR zelf een werkadres op het juiste domein invult, en een vertrekker blijft actief tot iemand hem schorst.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Hailey zonder werkadres.
- KoppelHet bepaalt het adres volgens de naamgevingsregel en zet het in Hailey.
- KoppelHet maakt het Google-account en zet het in de eenheid van de entiteit of het kantoor.
- Teams uit Hailey worden groepen in Google, zodat gedeelde drives en agenda's volgen.
- Op de laatste werkdag schorst KoppelHet het account, als jullie dat willen.
Waar je op let bij Hailey HR en Google Workspace
- Een Google-account heeft een primaryEmail nodig, maar een nieuwe medewerker staat in Hailey zonder werkadres. KoppelHet maakt dat adres volgens jullie naamgevingsregel en zet het als companyEmail terug in Hailey.
- KoppelHet zet accounts in de eenheid van hun entiteit of kantoor, zodat beleid voor apps en apparaten per vestiging kan verschillen.
- Hailey kent naast de laatste dag van het dienstverband een laatste werkdag. KoppelHet schorst op de datum die jullie kiezen, bijvoorbeeld de laatste werkdag bij opgenomen vakantie aan het eind.
- Een medewerker kan in Hailey in meerdere teams zitten en meerdere functietitels hebben. Google heeft één titel per account. KoppelHet kiest de leidende titel en maakt van elk team een Google-groep.
- Een webhook van Hailey bevat alleen het id van de medewerker. KoppelHet haalt na elke melding de volledige medewerker op met een token van een gebruiker die alleen de velden voor het account mag zien, zodat de Google-koppeling geen salaris of verzuim te zien krijgt.
- Het API-token van Hailey verloopt na een jaar en is te verlengen zonder dat het verandert. KoppelHet verlengt het op tijd, zodat het terugzetten van Google-adressen en het schorsen niet na een jaar stil vallen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1) met een personal access token (een jaar geldig, verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend). GET /Employees (companyEmail, titleIds, teamIds, managerEmployeeId, lastWorkingDay, lastDayOfEmployment), PUT /Employee/{employeeId}/CompanyEmail; webhooks met alleen id's. Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met orgUnitPath en suspended; groups en members) met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | externalIds (type organization) | |
Naamgevingsregel | primaryEmail en companyEmail in Hailey | |
Gekozen functietitel (titleIds) | organizations.title | |
Teams (teamIds) | groepen | |
Juridische entiteit of kantoor | orgUnitPath | |
managerEmployeeId | relations (type manager) | |
lastWorkingDay of lastDayOfEmployment | suspended = true |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding