HR naar ITSM
Hailey HR koppelen met ServiceNow: gebruikers per entiteit en locatie, en catalogusverzoeken op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Hailey HR en ServiceNow komt elke medewerker uit Hailey als gebruiker in ServiceNow, met juridische entiteit, locatie, afdeling, kostenplaats en leidinggevende, en bestelt KoppelHet een onboardingitem zodra Hailey iemand als Will join toont. Bij een laatste werkdag in Hailey volgt een offboardingitem, en na het einde van het dienstverband wordt de gebruiker inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken en ServiceNow voor IT, voeren nieuwe medewerkers en vertrekkers vaak twee keer in. Omdat Hailey de status van een dienstverband uit de datums berekent, verandert die op de startdatum zonder dat iemand iets wijzigt, en dus ook zonder bericht aan IT.
- Hailey meldt een gewijzigde medewerker of bedrijfsgegevens met alleen het id; KoppelHet haalt de details op.
- Via een importset werkt KoppelHet bedrijven, locaties, afdelingen, kostenplaatsen en gebruikers bij in ServiceNow.
- Voor een medewerker met status Will join bestelt KoppelHet het onboardingitem met de startdatum.
- Bij een laatste werkdag volgt het offboardingitem; na het einde van het dienstverband zet KoppelHet de gebruiker inactief.
- Elke nacht vergelijkt KoppelHet alle medewerkers, omdat een status die met de datum verandert geen webhook geeft.
Waar je op let bij Hailey HR en ServiceNow
- Hailey berekent de dienstverbandstatus, zoals Will join of In service, uit de datums, en die status kan dus veranderen als de dagen verstrijken. KoppelHet vergelijkt elke nacht alle medewerkers met ServiceNow, zodat een gebruiker op de eerste werkdag actief is en op de dag na het dienstverband inactief, ook zonder webhook.
- Een webhook van Hailey bevat alleen het id van het gewijzigde bedrijf of de gewijzigde medewerker. Bij een bedrijfsmelding haalt KoppelHet de bedrijfsgegevens op en werkt locaties, afdelingen en kostenplaatsen in ServiceNow bij voordat er een gebruiker naar die nieuwe locatie gaat.
- Hailey geeft per medewerker een laatste werkdag en een laatste dag van het dienstverband, die weken uit elkaar kunnen liggen. Het offboardingitem in ServiceNow richt zich op de laatste werkdag; inactief wordt de gebruiker pas na de laatste dag van het dienstverband.
- Oproepkrachten staan in Hailey in een aparte lijst met eigen dienstverbanden. KoppelHet neemt ze alleen mee als dat bij de start is afgesproken, zodat ServiceNow geen gebruikers krijgt voor mensen die nooit een werkplek nodig hebben.
- Een medewerker in Hailey hoort bij een juridische entiteit. KoppelHet maakt per entiteit een bedrijf in ServiceNow en zet dat op de gebruiker, zodat toewijzingsregels en rapporten per entiteit werken.
- Wat de Hailey-API teruggeeft, hangt af van de rechten van de gebruiker achter het token, en de medewerkerlijst kan ook bankgegevens en persoonsnummer bevatten. De tokengebruiker van KoppelHet krijgt daar geen rechten op, en geen van die velden gaat naar een importset in ServiceNow.
- Het persoonlijke toegangstoken van Hailey is een jaar geldig en kan met dezelfde waarde worden verlengd. KoppelHet verlengt het ruim voor het verloopt, zodat de koppeling met ServiceNow na een jaar niet stilletjes stopt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Hailey-koppeling?
We vonden er geen. Hailey koppelt zelf met Microsoft Entra ID voor accounts, maar dat bestelt geen catalogusitems in ServiceNow. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Kan het werkadres uit ServiceNow terug naar Hailey?
Hailey heeft een endpoint om het werkadres bij te werken. Dat valt buiten deze koppeling en kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1, api.haileyhr.app) met een personal access token (verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend). GET /Employees (employmentNumber, companyEmail, legalEntityId, locationId, departmentId, costCenterId, managerEmployeeId, employmentStatus berekend uit datums, dateOfJoining, lastWorkingDay, lastDayOfEmployment), GET /Employees/{employeeId}, GET /CasualEmployments en GET /Company voor locaties (adres, postcode, plaats, land, telefoon), afdelingen en kostenplaatsen. Webhooks met companyId of employeeId in de body.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor core_company, cmn_location, cmn_department en cmn_cost_center vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employmentNumber | employee_number | Coalesce-sleutel |
firstName en lastName | first_name en last_name | |
companyEmail | email | |
legalEntityId | company (core_company) | |
locationId | location (cmn_location) met adres | |
departmentId | department (cmn_department) | |
costCenterId | cost_center | |
managerEmployeeId | manager | |
lastWorkingDay en lastDayOfEmployment | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding