HR naar ITSM
HoorayHR koppelen met ServiceNow: gebruikers per entiteit en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen HoorayHR en ServiceNow staat elke medewerker uit HoorayHR als gebruiker in ServiceNow, met entiteit, team en teamleider, en bestelt KoppelHet bij een nieuw contract of een uitdienstdatum een verzoek uit de servicecatalogus. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker in ServiceNow inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HoorayHR als HR-systeem gebruiken en ServiceNow voor IT of facilitair, hebben in ServiceNow alleen de mensen die al een account hebben. Een stagiair of nieuwe collega staat er pas na de eerste werkdag in, en de teamleider die aanvragen moet goedkeuren klopt vaak niet meer.
- KoppelHet leest elk uur alle medewerkers, contracten, teams en entiteiten uit HoorayHR en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Entiteiten en teams gaan eerst naar ServiceNow als bedrijf en afdeling, daarna de gebruikers met hun teamleider als manager.
- Een contract met status toekomstig levert binnen de afgesproken termijn een onboardingverzoek op, met de medewerker als requested for.
- Een uitdienstdatum levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij HoorayHR en ServiceNow
- HoorayHR geeft een contract de status actief, toekomstig of inactief. Een nieuwe collega met een getekend contract dat volgende maand ingaat, staat dus al als toekomstig in HoorayHR. KoppelHet bestelt op dat moment het onboardingitem, zodat de werkplek klaar is voor de eerste dag.
- Een contract in HoorayHR is bepaalde tijd, onbepaalde tijd of stage. Voor stagiairs kiezen jullie in ServiceNow vaak een kleiner catalogusitem, zonder vaste laptop. KoppelHet bestelt per contractsoort het item dat jullie daarvoor aanwijzen.
- HoorayHR bewaart naast de eigen achternaam ook die van de partner, met een keuze hoe de naam getoond wordt, en levert daar een samengestelde achternaam bij. KoppelHet zet die samengestelde naam in ServiceNow, zodat een collega die de naam van haar partner gebruikt ook zo in elk ticket staat.
- De teamleider van een team staat in HoorayHR in de teaminformatie, en een teamleider kan rechten over zichzelf hebben. KoppelHet zet een teamleider nooit als zijn eigen manager in ServiceNow; voor hem nemen we de leidinggevende van een bovenliggend team of een vaste goedkeurder.
- HoorayHR legt per medewerker een taal vast, Nederlands, Engels of Duits. ServiceNow kan meldingen en het portaal in de taal van de gebruiker tonen. KoppelHet neemt de taal uit HoorayHR over, zodat een Duitse collega het onboardingverzoek in zijn eigen taal bevestigd krijgt.
- HoorayHR kent geen vast veld voor kostenplaats, maar wel extra velden die de API alleen meestuurt als je erom vraagt. KoppelHet vraagt de extra velden op en vult de kostenplaats in ServiceNow uit het extra veld dat jullie daarvoor gebruiken.
- Medewerkers in HoorayHR zijn niet op wijzigingsdatum op te vragen, en ServiceNow zet een import pas om na het laden. KoppelHet stuurt daarom alleen de verschillen met de vorige stand als importregels, zodat de transform maps niet elk uur de hele organisatie opnieuw verwerken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie keurt de verzoeken goed?
Dat bepaalt de flow van het catalogusitem in ServiceNow. Meestal is dat de manager, en die komt uit de teamleider in HoorayHR.
Wat gebeurt er als de API-sleutel verloopt?
De vervaldatum ligt vast bij het aanmaken. KoppelHet waarschuwt ruim vooraf, zodat jullie op tijd een nieuwe sleutel maken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HoorayHR via api.hoorayhr.io met een persoonlijke API-sleutel (pk_…, rol admin, vaste scopes en vervaldatum) als Bearer-token. GET /users?includeExtraFields=true (employeeNumber, firstName, nickName, formattedLastName, lastNameUsage, email, locale, entityId, teams, companyStartDate, companyEndDate, extraFields; filter alleen $in op id), /contracts (status ACTIVE, FUTURE of INACTIVE; type 1 bepaald, 2 onbepaald, 3 stage), /teams-information (teamLeadersIds, teamMembersIds) en /entities (altijd minstens één). Een 403 met INACTIVE_COMPANY of PAYMENT_OVERDUE stopt de ronde.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple, standaard asynchroon) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst core_company en cmn_department, daarna sys_user.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for (afhankelijk van glide.sc.req_for.roles). KoppelHet bewaart het REQ-nummer per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HoorayHR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employee_number (coalesce) | |
firstName of nickName | first_name | |
formattedLastName | last_name | Volgt lastNameUsage, dus eigen of partnernaam |
email | email | |
locale (nl, en, de) | preferred_language | |
entityId (/entities) | company (core_company) | |
Gekozen team (/teams-information) | department (cmn_department) | |
teamLeadersIds van dat team | manager (sys_user) | |
Contract met status FUTURE | Catalogusitem onboarding, sysparm_requested_for | |
companyEndDate | Catalogusitem offboarding, daarna active = false |
Gerelateerd
HoorayHR → Active Directory
HoorayHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit het personeelsdossier
ASHoorayHR → Arbodienst (SIVI)
HoorayHR arbodienst koppeling via SIVI: verzuimdossiers en hun fasen uit HoorayHR naar de arbodienst
HoorayHR → Microsoft Entra ID
HoorayHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account op de startdatum uit HoorayHR
HoorayHR → Google Workspace
HoorayHR Google Workspace koppeling: Google-account vanaf de indienstdatum