Identity en access management
Lucca Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit Lucca, met het adres terug als professioneel e-mailadres
Met een koppeling tussen Lucca en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Lucca een Google-account met functie, afdeling, vestiging en leidinggevende, en wordt het account geschorst zodra het dienstverband in Lucca is afgelopen. Het Google-adres gaat terug naar Lucca als professioneel e-mailadres; een eigen Google-koppeling van Lucca die accounts aanmaakt, vonden we niet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Lucca gebruiken voor HR en verlof, en Google Workspace als werkplek, hebben vaak Franse of Belgische collega's naast Nederlandse. IT maakt de Google-accounts met de hand, en het adres moet daarna ook nog in Lucca.
- HR maakt in Lucca een medewerker met dienstverband en eerste functie aan.
- KoppelHet maakt het Google-account in de eenheid van de juridische entiteit, geschorst tot het dienstverband begint.
- Het Google-adres gaat terug naar Lucca als professioneel e-mailadres.
- Een nieuwe functie past titel, afdeling en leidinggevende in Google aan.
- Na het einde van het dienstverband schorst KoppelHet het account en draagt na de bewaartermijn de bestanden over.
Waar je op let bij Lucca en Google Workspace
- In Lucca kan alleen een medewerker met een actief dienstverband bij zijn Lucca-account. KoppelHet laat het Google-account daarom dezelfde regel volgen; geschorst voor de start, actief tijdens het dienstverband en weer geschorst als het voorbij is. HR regelt met één invoer in Lucca de toegang tot beide.
- Lucca wijst bij elke medewerker de functie aan die nu geldt. Functie, afdeling en leidinggevende hangen daaraan. KoppelHet leest ze daar en past ze in Google aan op de dag dat een nieuwe functie ingaat, niet op de dag dat HR hem invoert.
- Een dienstverband in Lucca verbindt de medewerker met een juridische entiteit, en twee dienstverbanden van dezelfde persoon overlappen niet. KoppelHet kiest de organisatie-eenheid en het domein in Google uit die entiteit, zodat een overstap naar een andere entiteit het account verhuist in plaats van een tweede te maken.
- Google staat accenten in een gebruikersnaam toe, maar raadt aan symbolen te beperken omdat apps van derden strenger controleren. Namen als Hélène of François komen bij Lucca-klanten veel voor. KoppelHet zet accenten om voor het adres en houdt de naam in Google zoals Lucca hem heeft.
- Het e-mailadres van een medewerker is in Lucca via de API te wijzigen, maar Lucca weigert sommige domeinen met een foutmelding. KoppelHet zet het Google-adres terug en meldt het aan HR als Lucca het domein niet accepteert, in plaats van het stil over te slaan.
- Lucca stuurt een melding met een time-out van drie seconden en probeert hooguit vijf keer binnen ongeveer een etmaal. KoppelHet bevestigt direct, verwerkt daarna, en vergelijkt elke dag alle medewerkers met Google, zodat een geschorst account niet van één melding afhangt.
- Lucca staat vijftig verzoeken per minuut per omgeving toe, gedeeld met verlof- en salariskoppelingen. KoppelHet haalt functies samen met de medewerker op en verdeelt de dagelijkse vergelijking over de nacht, zodat de Google-koppeling de andere Lucca-koppelingen niet afremt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere juridische entiteiten?
Ja. Per entiteit leggen we het domein en de organisatie-eenheid in Google vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca API (v5, header Api-Version) met OAuth 2.0 - employees (status, email schrijfbaar met scope employees.readwrite; sommige domeinen geven 400), employments (start.date, end.date, legalEntity), job-positions (jobTitle, department, businessEstablishment, manager) en applicableJobPosition. Webhooks employee.created, employee.updated, employment.created en employment.updated; drie seconden time-out, tot vijf pogingen in ongeveer 24 uur. Limiet 50 verzoeken per minuut per tenant.
- Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password en changePasswordAtNextLogin, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber of id | externalIds (type organization) | |
givenName en familyName | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel (zonder accenten) | primaryEmail | |
jobTitle (geldende functie) | organizations.title | |
department (geldende functie) | organizations.department en groepen | |
legalEntity (dienstverband) | orgUnitPath | |
manager (geldende functie) | relations (type manager) | |
status en einddatum dienstverband | suspended | |
primaryEmail (Google) | email in Lucca |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding