HR naar ITSM
Lucca koppelen met ServiceNow: gebruikers per vestiging en catalogusverzoeken per dienstverband
Met een koppeling tussen Lucca en ServiceNow komt elke medewerker uit Lucca als gebruiker in ServiceNow, met afdeling, vestiging en leidinggevende uit zijn huidige functie, en bestelt KoppelHet een onboardingitem zodra iemand in Lucca de status upcoming krijgt. Krijgt het dienstverband in Lucca een einddatum, dan volgt een offboardingitem en wordt de gebruiker na die dag inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Lucca voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT, leggen een overplaatsing in Lucca vast als nieuwe functie met een eigen begindatum. ServiceNow merkt dat niet vanzelf, zodat de gebruiker bij de oude vestiging blijft staan en goedkeuringen naar een vorige leidinggevende gaan.
- Lucca stuurt een event; KoppelHet controleert handtekening en tijdstip en antwoordt binnen drie seconden.
- KoppelHet haalt de medewerker op met zijn huidige dienstverband, functie en afdeling in één verzoek.
- Via een importset maakt of werkt KoppelHet bedrijf, locatie, afdeling en gebruiker bij in ServiceNow.
- Bij status upcoming bestelt KoppelHet het onboardingitem namens de nieuwe medewerker.
- Krijgt het dienstverband een einddatum, dan volgt het offboardingitem; na die datum zet KoppelHet de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Lucca en ServiceNow
- Lucca laat alle koppelingen op één domein samen vijftig verzoeken per minuut doen. KoppelHet vraagt een medewerker op met zijn dienstverband, functie en afdeling ingesloten in hetzelfde antwoord, zodat één wijziging één verzoek kost en een salariskoppeling op hetzelfde domein niet tegen de limiet aanloopt.
- Lucca breekt een verzoek af dat langer dan vijf seconden duurt. KoppelHet haalt bij de nachtelijke vergelijking daarom kleine pagina's op, in plaats van alle medewerkers in één keer, zodat de vergelijking niet halverwege stopt.
- Een webhookendpoint moet Lucca binnen drie seconden antwoorden, anders volgt een nieuwe poging, tot vijf keer in ongeveer een dag. KoppelHet antwoordt direct en schrijft daarna pas naar ServiceNow, waar een importset asynchroon wordt verwerkt.
- Lucca ondertekent elk event over het tijdstip plus de inhoud, en raadt aan events weg te gooien waarvan het tijdstip meer dan vijf minuten afwijkt. KoppelHet doet dat, zodat een opgenomen en later herhaald event geen gebruiker in ServiceNow uitschakelt.
- Wie in Lucca nog moet beginnen, heeft status upcoming, en zijn huidige dienstverband wijst dan naar het eerstvolgende. KoppelHet maakt de gebruiker in ServiceNow daarom al met de vestiging en afdeling van die toekomstige functie, zodat het onboardingitem bij het team van de juiste locatie komt.
- Privégegevens zoals het social security number staan in Lucca in een apart persoonsdossier. KoppelHet leest alleen de gewone medewerkergegevens, dienstverbanden en functies, zodat dat dossier nooit in een importset van ServiceNow terechtkomt.
- In ServiceNow wordt een importset standaard asynchroon verwerkt. KoppelHet laat de gebruikers pas na de import van bedrijven, locaties en afdelingen lopen, zodat een nieuwe vestiging uit Lucca al bestaat als de eerste medewerker ervan binnenkomt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Lucca-koppeling?
We vonden er geen van ServiceNow of van Lucca; alleen generieke automatiseringsplatforms. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Wat gebeurt er bij een overplaatsing?
Lucca legt een nieuwe functie vast met een begindatum. Op die dag krijgt de gebruiker in ServiceNow de nieuwe vestiging, afdeling en leidinggevende.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca via de Lucca API (header Api-Version) met OAuth 2.0 en alleen leesrechten: employees met ?include=embedded (applicableEmployment, applicableJobPosition, department), status upcoming, active of deactivated, employeeNumber tot 50 tekens, email; employments en job-positions (businessEstablishment, department, manager). Events via webhook met Lucca-Signature (SHA256 over tijdstip punt inhoud) en Lucca-Timestamp, antwoord binnen 3 seconden, vijf pogingen in ongeveer 24 uur, twee maanden bewaard. 50 verzoeken per minuut per domein; verzoeken boven 5 seconden worden afgebroken.
- ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple, standaard asynchroon, run_after voor core_company, cmn_location en cmn_department vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber of id | employee_number | Coalesce-sleutel |
givenName en familyName | first_name en last_name | |
email | email | |
applicableEmployment.legalEntity | company (core_company) | |
applicableJobPosition.businessEstablishment | location (cmn_location) | |
applicableJobPosition.department | department (cmn_department) | |
applicableJobPosition.manager | manager | |
status upcoming en end.date | Onboarding- en offboardingitem |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding