Payroll naar finance
Dynamics 365 AFAS koppeling: kostenplaatsen naar HR, loonjournaal naar het ERP
Met een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en AFAS Profit komen kostenplaatsen en projecten uit Dynamics automatisch in AFAS, en staat het loonjournaal na elke salarisperiode vanzelf klaar in Dynamics 365. HR kiest in AFAS alleen kostenplaatsen die in het groeps-ERP bestaan, en finance hoeft geen journaalbestand meer over te typen.
Wat de koppeling doet
Internationale organisaties die alles in Microsoft Dynamics 365 boeken en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit draaien, zonder AFAS Financieel, voegen dimensies toe in Dynamics zonder dat de salarisadministratie het weet. Na elke periode gaat een journaalbestand per mail naar finance, die het met de hand in Dynamics invoert.
- De controller voegt in Dynamics 365 een kostenplaats of project toe voor de Nederlandse vestiging.
- Die staat daarna bij de werkgever in AFAS, zodat HR hem aan medewerkers kan koppelen.
- Na elke salarisperiode haalt KoppelHet het loonjournaal uit AFAS op.
- De AFAS-rekeningen worden vertaald naar het grootboek in Dynamics, met kostenplaats en project op elke regel.
- Het journaal staat als concept in Dynamics. Finance boekt het na controle, of KoppelHet boekt het direct als dat is afgesproken.
Terug: Loonjournaal per salarisperiode · Verdeling over kostenplaats en project
Waar je op let bij Microsoft Dynamics 365 en AFAS Profit
- In AFAS horen de kostenplaatsen voor de salarisverwerking bij de werkgever. Ze staan los van de financiële kostenplaatsen in AFAS Financieel, dat niet nodig is zolang de boekhouding in Dynamics loopt.
- Business Central laat via de koppeling niet zien of een kostenplaats is geblokkeerd. Afgesloten kostenplaatsen herkent KoppelHet via een eigen lijst of een extra pagina die jullie in Business Central openzetten.
- Business Central verwacht per journaalregel één bedrag met plus of min, AFAS houdt debet en credit apart. KoppelHet rekent om en controleert dat het journaal op nul sluit.
- Bij Dynamics 365 Finance komt het loonjournaal in de standaard journaaltabellen. Voor een journaal op kostenplaatsniveau volstaat dat; voor zeer grote volumes adviseert Microsoft een aparte importroute.
- In Dynamics 365 Finance moet eenmalig worden ingesteld hoe een ander systeem rekening en kostenplaats samen aanlevert. Dat regelen we bij de start met jullie Dynamics-beheerder.
- AFAS ondersteunt de oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer. De koppeling vervangt dat exportbestand door een rechtstreekse boeking in Dynamics.
- Dynamics 365 is vaak het ERP van de hele groep, AFAS alleen van de Nederlandse entiteit. KoppelHet haalt alleen de kostenplaatsen op die voor die entiteit gelden, zodat AFAS geen kostenplaatsen van andere landen krijgt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met Business Central en met Dynamics 365 Finance?
Ja. Het proces is voor beide gelijk; alleen de aansluiting aan de Dynamics-kant verschilt.
Boekt de koppeling het journaal meteen definitief?
Standaard niet. Het journaal komt klaar te staan en finance boekt het na controle. Als finance dat wil, voert KoppelHet de boeking zelf uit.
Wat als HR in AFAS een kostenplaats gebruikt die in Dynamics niet bestaat?
Dan houdt de koppeling het journaal tegen en meldt welke code ontbreekt. Omdat de kostenplaatsen uit Dynamics komen, gebeurt dat alleen bij codes die HR zelf in AFAS heeft toegevoegd.
Kunnen we een bestaande Microsoft-app voor de koppeling gebruiken?
Liever niet. We vragen een eigen toegang met alleen de rechten die de koppeling nodig heeft, zodat jullie die los kunnen intrekken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Business Central wordt gelezen en beschreven via de standaard API (dimensionValue, alleen lezen, zonder blokkeerstatus; journalLine met dimensionSetLines en één amount met teken).
- Dynamics 365 Finance via de OData-entiteiten LedgerJournalHeader en LedgerJournalLine. Microsoft adviseert voor grote volumes de General journal-entiteit via Data management. De ledger dimension format voor integrerende applicaties moet zijn ingericht.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors HrCostCentre en HrCostCarrier; de loonjournaalpost wordt gelezen met een eigen GetConnector.
- Toegang tot Dynamics via een eigen app registration in Microsoft Entra ID met alleen de benodigde API-rechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Dynamics 365 | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
dimensionValue.code | Kostenplaats (HrCostCentre) | Per werkgever in AFAS |
dimensionValue.displayName | Omschrijving kostenplaats | |
Dimensie project | Kostendrager (HrCostCarrier) | Alleen als projecten in de payroll nodig zijn |
Rekening in de loonjournaalpost | accountNumber | Via een vertaaltabel naar het grootboek in Dynamics |
Kostenplaats in de loonjournaalpost | dimensionSetLines (kostenplaats) | |
Kostendrager in de loonjournaalpost | dimensionSetLines (project) | |
Debet en credit | amount | Business Central kent één bedrag met teken; credit wordt negatief |
Periode en jaar | postingDate | Laatste dag van de salarisperiode, tenzij finance anders wil |
Werkgever | Company of juridische entiteit | Vaste koppeling per werkgever |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Microsoft Dynamics 365
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Microsoft Dynamics 365
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Dayforce → Microsoft Dynamics 365
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder