Payroll naar finance
Dynamics 365 HR2day koppeling: dimensies naar HR2day, loonjournaal naar Business Central
Met een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en HR2day komen de kostenplaatsen en projecten uit Dynamics automatisch in HR2day, en staat het loonjournaal na elke salarisrun klaar in Dynamics 365 Business Central of Finance. HR kiest in HR2day alleen dimensiewaarden waarop finance kan boeken, en de kostenverdeling uit HR2day komt met de juiste dimensies in het journaal.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Business Central boeken en de salarissen in HR2day draaien, maken nieuwe projecten aan in Business Central, bijvoorbeeld voor een subsidie. De salarisadministratie hoort daar pas van als het journaal niet sluit, en verwerkt het journaalbestand per werkgever met de hand.
- Finance maakt in Dynamics een kostenplaats of project aan, of blokkeert er een.
- KoppelHet haalt de dimensiewaarden op per bedrijf en zet de waarden waarop geboekt kan worden klaar in HR2day, bij de werkgever die bij dat bedrijf hoort.
- HR kiest bij de aanstelling en bij een kostenverdeling een kostenplaats en zo nodig een project uit die lijst.
- Na de salarisrun leest KoppelHet het journaal uit HR2day, controleert de combinaties van kostenplaats en project en telt de regels op per grootboekrekening en dimensie.
- Het journaal staat in het juiste bedrijf in Dynamics klaar; finance controleert en boekt.
Waar je op let bij Microsoft Dynamics 365 en HR2day
- HR2day kent naast de kostenplaats een tweede dimensie, meestal voor projecten. Business Central heeft twee globale dimensies die overal als filter werken. KoppelHet zet de kostenplaats en het project uit HR2day op die twee, zodat finance loonkosten per project kan filteren zonder extra stap.
- In Business Central kunnen dimensiewaarden een hiërarchie vormen, met kopjes en totalen waarop niet geboekt wordt. KoppelHet zet alleen de gewone waarden klaar in HR2day, zodat HR geen totaalregel als kostenplaats kan kiezen.
- Business Central kan combinaties van dimensies blokkeren of beperken, bijvoorbeeld een subsidieproject dat alleen bij één afdeling mag. HR2day kent die regels niet. KoppelHet controleert elke combinatie uit de kostenverdeling voordat het journaal naar Dynamics gaat, en meldt een verboden combinatie aan de salarisadministratie.
- Een kostenverdeling in HR2day kan vooraf met een einddatum worden vastgelegd. Blokkeert finance een project in Dynamics terwijl een verdeling er nog naar loopt, dan meldt KoppelHet dat meteen, en niet pas als de volgende run niet te boeken is.
- Is elke werkgever in HR2day ook een eigen bedrijf in Business Central, dan legt KoppelHet die paren vast, zodat de dimensies van het ene bedrijf niet bij de verkeerde werkgever verschijnen en het journaal per werkgever in het juiste bedrijf komt.
- De koppeling kan dimensiewaarden in Business Central lezen maar niet aanmaken. Een nieuwe kostenplaats begint dus altijd bij finance in Dynamics, en HR2day volgt.
- Business Central begrenst het aantal verzoeken per gebruiker in een tijdvak van vijf minuten, en HR2day deelt een dagelijks maximum met andere koppelingen. KoppelHet boekt het journaal daarom opgeteld per grootboekrekening en dimensie, niet per medewerker.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met Business Central en met Dynamics 365 Finance?
Ja. Het proces is gelijk; alleen de aansluiting aan de kant van Dynamics verschilt.
Boeken jullie per medewerker in Dynamics?
Meestal niet. Finance krijgt het journaal per grootboekrekening, kostenplaats en project. De details per medewerker blijven in HR2day.
Wat gebeurt er met een correctierun?
Die komt als apart journaal in Dynamics, met een verwijzing naar de oorspronkelijke run. Finance ziet zo wat er is gecorrigeerd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Business Central via API v2.0 met een Microsoft Entra-app (client credentials). dimensionValue is in de API alleen te lezen (GET), met code, displayName en consolidationCode. Journaalregels via journalLine met dimensionSetLines. Limieten volgens Microsoft onder meer 6000 OData-verzoeken per gebruiker per vijf minuten (HTTP 429 bij overschrijding) en maximaal 300 bedrijven per omgeving.
- Voor Dynamics 365 Finance gebruiken we de OData-entiteiten voor financiële dimensiewaarden en journaalregels; de aanpak is verder gelijk.
- HR2day draait op Salesforce. KoppelHet leest en schrijft via de Salesforce REST API met een connected app en een integratiegebruiker met rechten op alleen de kostenplaats- en journaalgegevens.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Dynamics 365 | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
dimensionValue.code (kostenplaatsdimensie) | Kostenplaats | Per bedrijf in Dynamics, bij de werkgever in HR2day |
dimensionValue.displayName | Omschrijving kostenplaats | |
dimensionValue.code (projectdimensie) | Kostenplaats dim2 (project) | |
company | Werkgever | |
Journaalregel looncomponent | journalLine.accountNumber | Via een vaste tabel looncomponent naar grootboekrekening |
Bedrag | journalLine.amount | |
Kostenplaats en dim2 op de journaalregel | dimensionSetLines | Na controle op toegestane combinaties |
Salarisperiode en rundatum | journalLine.postingDate en description |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Microsoft Dynamics 365
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Microsoft Dynamics 365
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Dayforce → Microsoft Dynamics 365
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder