Payroll naar finance
Dynamics 365 Loket koppeling: dimensies als kostenplaatsen in Loket, journaalresultaten in Dynamics
Met een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en Loket komen de kostenplaats- en projectdimensies uit Dynamics automatisch als kostenplaatsen en kostendragers in Loket, en staan de resultaten van elke journaalrun daarna als journaal in Dynamics 365. Finance boekt het loonjournaal zonder exportbestand, en de salarisadministratie gebruikt alleen codes die Dynamics kent.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dynamics 365 als groeps-ERP gebruiken en de Nederlandse salarissen in Loket verwerken, vaak door een administratiekantoor, geven nieuwe kostenplaatsen per mail door. Na elke run downloadt iemand het journaal en zet het om naar een import voor Dynamics, terwijl Loket alleen voor enkele andere boekhoudpakketten een eigen export kent.
- Finance voegt in Dynamics een dimensiewaarde toe voor de Nederlandse vestiging.
- KoppelHet zet die als kostenplaats of kostendrager in het journaalprofiel in Loket.
- Na het journaliseren in Loket haalt KoppelHet de resultaten van die run op.
- Rekeningen worden vertaald naar het grootboek in Dynamics, met kostenplaats en project als dimensies op elke regel.
- Het journaal staat klaar in Dynamics; in Loket krijgt de run de status geëxporteerd.
Terug: Journaal per Loket-run · Bedragen per rekening, kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij Microsoft Dynamics 365 en Loket
- Loket kent kostenplaatsen en kostendragers apart, met een matrix van toegestane combinaties. Dynamics kent alleen vrije dimensies. Bij de start leggen we vast welke dimensie de kostenplaats wordt en welke de kostendrager.
- Hoe gedetailleerd Loket het journaal levert, hangt af van de inrichting van de grootboekrekening in Loket. Bij verdichten komt er één regel per rekening, bij een kostenrekening een regel per combinatie van rekening, kostenplaats en kostendrager. KoppelHet vraagt het resultaat op volgens die inrichting, of altijd of nooit verdicht als finance dat wil.
- Een journaalprofiel kan in Loket op het niveau van het administratiekantoor staan of bij één loonadministratie. Werkt een kantoor voor meerdere klanten, dan zet KoppelHet de kostenplaatsen alleen in het profiel van jullie administratie.
- Loket stuurt journalen zelf naar enkele boekhoudpakketten, niet naar Dynamics. KoppelHet haalt de resultaten op en zet de run daarna op geëxporteerd, zodat het kantoor in Loket ziet dat het journaal in Dynamics staat.
- Business Central verwacht per journaalregel één bedrag met plus of min. KoppelHet rekent de Loket-resultaten om en controleert dat het journaal op nul sluit voordat het in Dynamics komt.
- Business Central laat een journaal via de koppeling ook direct boeken. KoppelHet doet dat alleen als finance ervoor kiest; anders blijft het journaal als concept staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met Business Central en met Dynamics 365 Finance?
Ja. Het proces is gelijk; alleen de aansluiting aan de Dynamics-kant verschilt.
We hebben meerdere werkgevers in Loket. Waar komt het journaal?
Per Loket-werkgever leggen we vast bij welke company in Dynamics het hoort. Elk journaal gaat alleen naar die company.
Ons administratiekantoor heeft al een journaalexport in Loket. Wat verandert er?
Die export is voor een ander pakket dan Dynamics en kan dan uit. Het kantoor journaliseert zoals altijd; KoppelHet neemt het daarna over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Business Central via de standaard API (dimensionValue om te lezen, journal met de actie post, journalLine met dimensionSetLines en één amount met teken, run-ID in documentNumber). Dynamics 365 Finance via de OData-entiteiten voor journaalkoppen en -regels, met de dimensieconfiguratie voor integraties ingericht.
- Loket via de REST API met OAuth - kostenplaatsen en kostendragers per journaalprofiel (POST, PATCH, DELETE; code maximaal 20, omschrijving maximaal 50 tekens), de CostCenterCostUnitMatrix, journaalruns per administratie en GetJournalRunResultsByJournalRunId met de parameter consolidate (BasedOnLedgerAccountConfiguration, Always of Never). Na het boeken PatchJournalRunByJournalRunId met markAsSuccessfullyExported.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Dynamics 365 | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
dimensionValue.code (kostenplaats) | code (kostenplaats) | Maximaal twintig tekens in Loket |
dimensionValue.displayName | description | Maximaal vijftig tekens in Loket |
dimensionValue.code (project) | code (kostendrager) | |
generalLedgerAccount.code | accountNumber | Via een rekeningschema-vertaling |
costCenter.code | dimensionSetLines (kostenplaats) | |
costUnit.code | dimensionSetLines (project) | |
Bedrag | amount | Eén bedrag met plus of min |
Journaalrun-ID | documentNumber | Maakt elke boeking herleidbaar tot de run |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Microsoft Dynamics 365
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Microsoft Dynamics 365
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Dayforce → Microsoft Dynamics 365
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder