Payroll naar finance
Dynamics 365 Nmbrs koppeling: dezelfde kostenplaatsen en het loonjournaal geboekt
Met een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en Nmbrs komen kostenplaatsen en kostendragers uit Dynamics automatisch in het juiste Nmbrs-bedrijf, en staat het journaal van elke salarisrun daarna vanzelf in Dynamics 365. Het exportbestand dat nu na elke run met de hand wordt omgezet en ingelezen, is niet meer nodig.
Wat de koppeling doet
Internationale bedrijven die in Microsoft Dynamics 365 Business Central boeken en de Nederlandse salarissen in Nmbrs laten uitvoeren, soms door een extern payrollkantoor, geven nieuwe kostenplaatsen per mail door. Het journaal uit Nmbrs komt als bestand bij de accountant, die het omzet naar een Business Central-import.
- Finance maakt in Dynamics een kostenplaats of kostendrager aan voor de Nederlandse vestiging.
- Die staat daarna met code en omschrijving in het Nmbrs-bedrijf van die vestiging.
- Na een afgeronde salarisrun haalt KoppelHet het journaal van die run op.
- De Nmbrs-rekeningen worden vertaald naar het grootboek in Dynamics, met kostenplaats en kostendrager op elke regel.
- Het journaal staat klaar in Dynamics. Finance boekt het, of KoppelHet boekt het direct als dat is afgesproken.
Terug: Journaal per Nmbrs-run · Bedragen per kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij Microsoft Dynamics 365 en Nmbrs
- Nmbrs laat kostenplaatsen via een koppeling wel toevoegen en bijwerken, maar niet verwijderen. Een kostenplaats die in Dynamics niet meer wordt gebruikt, blijft in Nmbrs staan; KoppelHet meldt welke medewerkers er nog aan hangen.
- Nmbrs houdt kostenplaatsen en kostendragers apart bij, Dynamics kent alleen vrije dimensies. Bij de start leggen we vast welke dimensie in Dynamics de kostenplaats is en welke de kostendrager.
- Het journaal uit Nmbrs is per run op te vragen voor het hele bedrijf, per kostenplaats, per afdeling of per medewerker. We kiezen het niveau waarop finance in Dynamics wil boeken.
- Business Central kan een journaal via de koppeling ook direct boeken. Dat doet KoppelHet alleen als finance daarvoor kiest; anders blijft het journaal als concept staan.
- Nmbrs gebruikt voor het journaal het actieve jaar van het bedrijf. Draait er in januari nog een run over december, dan controleert KoppelHet de periode voordat er in Dynamics iets wordt geboekt.
- Werkt een extern payrollkantoor in Nmbrs, dan krijgt dat kantoor geen toegang tot Dynamics. De koppeling heeft voor beide systemen een eigen, aparte toegang.
- Gebruiken jullie Dynamics 365 Finance in plaats van Business Central, dan komt het journaal in de standaard journaaltabellen van Finance. Daarvoor moet eenmalig worden ingesteld hoe rekening en kostenplaats samen worden aangeleverd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we afgesloten kostenplaatsen automatisch uit Nmbrs laten verdwijnen?
Nee, Nmbrs staat dat via een koppeling niet toe. KoppelHet meldt ze wel, met de medewerkers die er nog op staan, zodat de salarisadministratie ze kan omzetten.
Ons payrollkantoor draait de runs. Merkt het iets van de koppeling?
Het ziet nieuwe kostenplaatsen verschijnen in Nmbrs. Voor de rest werkt het zoals altijd; het journaal gaat na de run vanzelf naar Dynamics.
We hebben meerdere Nmbrs-bedrijven. Hoe weet de koppeling waar het journaal heen moet?
Per Nmbrs-bedrijf leggen we vast bij welke administratie in Dynamics het hoort. Elk journaal gaat alleen naar die administratie.
Werkt dit met Business Central en met Dynamics 365 Finance?
Ja. Het proces is voor beide gelijk; alleen de aansluiting aan de Dynamics-kant verschilt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen en beschreven via de SOAP API (CompanyService, onder meer CostCenter_Insert en CostUnit_Insert voor kostenplaatsen en kostendragers, en de journaaloperaties per run). Waar de REST API dezelfde operaties biedt, stappen we over; de SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Business Central via de standaard API (dimensionValue, journal met de actie post, journalLine met dimensionSetLines, één amount met teken, RunId in documentNumber).
- Dynamics 365 Finance via de OData-entiteiten voor journaalkoppen en -regels; de financiële-dimensieconfiguratie voor integraties moet zijn ingericht.
- Toegang met een eigen Nmbrs-token en een eigen app registration in Microsoft Entra ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Dynamics 365 | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
dimensionValue.code (kostenplaats) | Code (CostCenter_Insert) | |
dimensionValue.displayName | Description | |
dimensionValue.code (kostendrager) | Code (CostUnit_Insert) | Alleen als de klant kostendragers in Nmbrs gebruikt |
Company | CompanyId | Vaste vertaling tussen Dynamics-company en Nmbrs-bedrijf |
Rekening in het Nmbrs-journaal | accountNumber | Via een rekeningschema-vertaling |
Kostenplaats in het Nmbrs-journaal | dimensionSetLines (kostenplaats) | |
Debet en credit | amount | Credit als negatief bedrag |
RunId | documentNumber | Maakt elke boeking herleidbaar tot de run |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Microsoft Dynamics 365
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Microsoft Dynamics 365
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Dayforce → Microsoft Dynamics 365
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder