Payroll naar finance
Dynamics 365 YouForce koppeling: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
Met een koppeling tussen Microsoft Dynamics 365 en Visma Raet YouForce staat het loonjournaal na elke salarisrun automatisch klaar in Dynamics 365, verdeeld over grootboek, kostenplaatsen en projecten. Kostenplaatsen die in Dynamics bestaan maar in YouForce ontbreken of anders heten, ziet de salarisadministratie al voordat de run draait.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Microsoft Dynamics 365 als ERP en Visma Raet YouForce voor HR en salaris bepalen de kostenplaatsen centraal in Dynamics. In YouForce staan dan nog codes van vóór de laatste reorganisatie, en het journaalbestand uit YouForce gaat elke maand langs twee mensen voordat het in Dynamics kan.
- KoppelHet legt de kostenplaatsen in Dynamics 365 naast die in YouForce.
- De salarisadministratie krijgt een melding van codes die in YouForce ontbreken, anders heten of in Dynamics niet meer worden gebruikt, en past ze voor de run aan.
- Na een verwerkte run haalt KoppelHet het loonjournaal uit YouForce op.
- De bedragen worden opgeteld per rekening, kostenplaats en kostendrager en vertaald naar het grootboek in Dynamics.
- Het journaal staat klaar in Dynamics, met het runnummer erbij, zodat finance het kan controleren en boeken.
Terug: Loonjournaal per verwerkte salarisrun · Verdeling over kostenplaats, kostensoort en kostendrager
Waar je op let bij Microsoft Dynamics 365 en Visma Raet YouForce
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen, niet aanmaken. KoppelHet bewaakt daarom het verschil met Dynamics en laat het vastleggen in YouForce aan de salarisadministratie.
- Codes in Dynamics zijn vaak langer dan de zeven tekens die YouForce voor een kostenplaats toestaat. Dan leggen we per code een vaste vertaling vast, die KoppelHet bij het boeken weer terugzet.
- YouForce levert het journaal per medewerker, met uren en fte erbij. Voor Dynamics tellen we alleen de bedragen op; uren en fte blijven buiten het financiële journaal, tenzij finance ze als statistiek wil.
- YouForce kent naast kostenplaats ook kostensoort en kostendrager per regel. Per klant spreken we af welke daarvan in welke dimensie in Dynamics terechtkomt.
- In Business Central krijgen journaalregels hun kostenplaats en project in een aparte stap. Pas als alle regels compleet zijn, komt het journaal vrij voor finance.
- KoppelHet vraagt per keer alleen de journaalregels van de nieuwe run op, zodat eerdere runs niet opnieuw worden geboekt.
- Een organisatie met meerdere opdrachtgevers in YouForce heeft vaak ook meerdere administraties in Dynamics. De opdrachtgever op de journaalregel bepaalt in welke administratie de boeking komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet de koppeling kostenplaatsen niet zelf in YouForce?
Omdat YouForce kostenplaatsen via een koppeling alleen laat lezen. We melden elk verschil, zodat de salarisadministratie het voor de volgende run kan oplossen.
Werkt dit ook met Business Central in plaats van Finance?
Ja. Het proces is voor beide gelijk; alleen de aansluiting aan de Dynamics-kant verschilt.
Wat gebeurt er bij een correctierun?
Die levert nieuwe journaalregels op met een eigen runnummer. KoppelHet zet ze als apart journaal klaar, zodat finance ze naast de oorspronkelijke boeking kan leggen.
Wat moeten we in YouForce regelen?
Jullie geven de koppeling leestoegang tot het loonjournaal en de kostenplaatsen. Dat doet de beheerder eenmalig in de omgeving van Visma.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker, jobs voor volledige en incrementele exports) en de WFM API (kostenplaatsen, alleen lezen). Autorisatie per tenant in het Visma developer portal.
- Velden onder meer CostCenterBK (maximaal zeven tekens), ContraAccount, CostCenterCode, CostTypeCode, CostUnitCode, Amount, Year en ProductionPeriod, FinancialGroupBK.
- Business Central via de standaard API (dimensionValue, journalLine met aparte dimensionSetLines); Dynamics 365 Finance via de OData-entiteiten voor journaalkoppen en -regels.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Dynamics 365 | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
dimensionValue.code | CostCenterBK | Vergelijking; YouForce-codes zijn maximaal zeven tekens |
dimensionValue.displayName | Naam kostenplaats | |
ContraAccount | accountNumber | Tegenrekening van de journaalregel via een vertaaltabel |
CostCenterCode | dimensionSetLines (kostenplaats) | |
CostUnitCode | dimensionSetLines (project of kostendrager) | |
CostTypeCode | Grootboekrekening of extra dimensie | Per klant: soms bepaalt de kostensoort de rekening |
Amount | amount | Som over de medewerkers per rekening en dimensie |
Year + ProductionPeriod | postingDate | |
FinancialGroupBK | Company of juridische entiteit | Opdrachtgever in YouForce bepaalt de administratie |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Microsoft Dynamics 365
ADP Workforce Now Dynamics 365 koppeling: workers uit ADP als employees in Business Central, met dimensies en status
BambooHR → Microsoft Dynamics 365
BambooHR Dynamics 365 koppeling: job info uit BambooHR als medewerker en dimensies in Business Central
BuddeeHR → Microsoft Dynamics 365
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Dayforce → Microsoft Dynamics 365
Dayforce Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Dayforce in Business Central, met afdeling en goedkeurder