Leren en certificaten
Nmbrs StudyTube koppeling: medewerkers per bedrijf in de academy, met kostenplaats voor het opleidingsbudget
Met een koppeling tussen Nmbrs en StudyTube krijgt elke medewerker uit Nmbrs automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn bedrijf en afdeling en met zijn leidinggevende als teammanager. De kostenplaats uit Nmbrs gaat mee, zodat opleidingsbudgetten in StudyTube per afdeling kloppen, en na uitdiensttreding verdwijnt het account vanzelf.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bedrijven in één Nmbrs-omgeving die StudyTube gebruiken voor verplichte trainingen, maken nieuwe collega's vaak per locatie met de hand aan, zeker als medewerkers geen zakelijk e-mailadres hebben. Het opleidingsbudget per bedrijf is dan pas na een export uit te rekenen.
- De salarisadministratie voert de nieuwe medewerker in het juiste bedrijf in Nmbrs in, met afdeling, functie en kostenplaats.
- Nmbrs meldt de wijziging en KoppelHet haalt de medewerker op.
- De medewerker krijgt een StudyTube-account in het team van zijn bedrijf en afdeling, met functie en kostenplaats.
- De leidinggevende uit Nmbrs wordt teammanager en ziet wie welke training nog moet doen.
- Na de laatste werkdag verwijdert KoppelHet het account; StudyTube bewaart een reservekopie, zodat een vergissing te herstellen is.
Waar je op let bij Nmbrs en StudyTube
- Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en personeelsnummers zijn alleen binnen een bedrijf uniek. KoppelHet zet het bedrijf voor het nummer, zodat medewerker 12 van het ene bedrijf in StudyTube niet samenvalt met medewerker 12 van het andere.
- Elk Nmbrs-bedrijf wordt een bovenste team in StudyTube, met de afdelingen eronder. Een budget of rapport in StudyTube volgt daardoor dezelfde indeling als de salarisadministratie.
- In Nmbrs ontbreekt bij medewerkers op de werkvloer vaak een zakelijk e-mailadres. StudyTube kan een gebruiker ook met alleen een gebruikersnaam aanmaken. De koppeling geeft die medewerkers dan een gegenereerd eenmalig wachtwoord dat de leidinggevende in StudyTube kan downloaden.
- Nmbrs bewaart afdeling, functie en kostenplaats met een ingangsperiode. KoppelHet leest de waarde die nu geldt, zodat een wijziging die pas volgende maand ingaat de medewerker niet te vroeg naar een ander team verhuist.
- Nmbrs kan een seintje geven bij een wijziging, zodat een nieuwe medewerker dezelfde dag in StudyTube staat. Een dagelijkse controle vangt meldingen op die onderweg verloren zijn gegaan.
- De koppeling vraagt in Nmbrs alleen medewerkergegevens op. Loonstroken, salaris en bankgegevens uit dezelfde omgeving blijven buiten bereik, ook al rekent een salarisbureau of accountant in diezelfde Nmbrs-omgeving.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan behaalde certificaten ook terug naar Nmbrs?
Niet in de eerste versie. Nmbrs is vooral de salarisadministratie; certificaten blijven in StudyTube. Een certificaat als document bij de medewerker in Nmbrs kan later als uitbreiding, als de REST API dat ondersteunt.
Wat als ons salarisbureau Nmbrs beheert?
Dan geeft de eigenaar van de omgeving toegang tot de API. De koppeling heeft een login op werkgeversniveau nodig; een accountantslogin werkt daarvoor niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen de scopes voor medewerkergegevens, met webhooks als trigger. De SOAP API stopt in 2027 en wordt voor nieuwe koppelingen niet gebruikt.
- Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2. POST /users op uid maakt aan, werkt bij of heractiveert; zonder email gebruikt StudyTube username, en generate_one_time_password maakt een wachtwoord dat in het LMS te downloaden is. Teams via academy-teams/bulk/upsert, maximaal 500 per aanroep, ouders eerst.
- StudyTube slaat contract_end_date niet op; alleen een datum in het verleden verwijdert de gebruiker (zoals DELETE /users/{id}, met reservekopie tenzij skip_backup).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfsnummer + Personeelsnummer | uid | Personeelsnummers zijn uniek per bedrijf, niet over de hele omgeving |
Personeelsnummer | employee_number | |
Roepnaam | first_name | |
Naamstelling | last_name | Volgens de naamstelling in Nmbrs, bijvoorbeeld met de naam van de partner |
Zakelijk e-mailadres | email | Leeg? Dan een gebruikersnaam en een eenmalig wachtwoord |
Functie | company_role | |
Kostenplaats | cost_centre | |
Bedrijf | Team (bovenste niveau) | |
Afdeling | Team onder het bedrijf | |
Leidinggevende | Teammanager | |
Datum uit dienst | Verwijderen na de laatste werkdag |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning