HR naar ITSM

Nmbrs TOPdesk koppeling: medewerkers per werkmaatschappij en onboardingtickets in TOPdesk

Met een koppeling tussen Nmbrs en TOPdesk staan nieuwe medewerkers uit Nmbrs, per werkmaatschappij, als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Voor elke nieuwe medewerker staat een onboardingmelding klaar bij de behandelaarsgroep van de werkmaatschappij, zodat niemand meer zonder laptop op kantoor staat.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Groepen met meerdere werkmaatschappijen in Nmbrs en een gezamenlijke servicedesk in TOPdesk voeren nieuwe medewerkers alleen in Nmbrs in, omdat de loonstrook anders niet klopt. De servicedesk krijgt pas een seintje als iemand zonder laptop op kantoor staat.

De salarisadministratie voert een nieuwe medewerker in in Nmbrs, bij de juiste werkmaatschappij.
De medewerker staat daarna als persoon in TOPdesk, met functie, afdeling, leidinggevende en de werkmaatschappij als vestiging.
Nieuwe afdelingen in Nmbrs verschijnen ook in TOPdesk.
De servicedesk ziet een onboardingwijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon.
Na de einddatum van het dienstverband wordt de persoon gearchiveerd, met de reden van vertrek als TOPdesk daarom vraagt.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Medewerkers, zonder BSN · Dienstverbanden met begin- en einddatum · Functies en afdelingen · Werkmaatschappij als vestiging in TOPdesk · Leidinggevende · Wijziging bij in- en uitdiensttreding · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij Nmbrs en TOPdesk

Gaat een medewerker naar een andere werkmaatschappij, dan krijgt hij in Nmbrs een dienstverband bij een ander bedrijf. Voor TOPdesk is dat een wijziging en geen vertrek: de servicedesk krijgt een wijzigingsmelding voor rechten en middelen, geen offboarding.
Per werkmaatschappij kan een ander IT-team de laptop klaarzetten. De behandelaarsgroep van de melding volgt het Nmbrs-bedrijf van de nieuwe medewerker.
Een functiewissel per de volgende salarisperiode staat al in Nmbrs voordat hij ingaat. De wijzigingsmelding noemt de nieuwe functie met de ingangsdatum, zodat IT de rechten op die dag aanpast.
Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten. KoppelHet loopt alle bedrijven langs die jullie aanwijzen en maakt van elk bedrijf een vestiging in TOPdesk.
KoppelHet haalt persoonsgegevens op zonder BSN. Het BSN bereikt dus nooit het platform of TOPdesk.
Personeelsnummers in Nmbrs zijn uniek per bedrijf, niet over de hele omgeving. In TOPdesk combineren we daarom bedrijf en personeelsnummer tot één nummer, binnen de 20 tekens die TOPdesk toestaat.
Afdelingen in Nmbrs horen bij een bedrijf. Twee werkmaatschappijen met een afdeling Verkoop krijgen in TOPdesk twee afdelingen, omdat een afdelingsnaam daar uniek moet zijn.
Nmbrs houdt functie, afdeling en kostenplaats per salarisperiode bij. KoppelHet neemt de huidige waarde, zodat een wijziging per volgende maand pas in TOPdesk komt als die ingaat.
Nmbrs legt een reden van vertrek vast. Vraagt TOPdesk bij archiveren om een reden, dan vertaalt KoppelHet de reden uit Nmbrs naar een archiveringsreden in TOPdesk.
De leidinggevende uit Nmbrs wordt ook in TOPdesk de leidinggevende, zodat die daar aanvragen van zijn team kan goedkeuren.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard komt vier weken voor de datum in dienst een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de datum uit dienst een offboardingmelding. Een overstap naar een andere werkmaatschappij geeft een wijzigingsmelding.

Werkt dit ook als een payrollbedrijf onze Nmbrs-omgeving beheert?

Ja. De koppeling heeft alleen leesrechten nodig op de bedrijven die in TOPdesk moeten komen. Het payrollbedrijf hoeft zijn manier van werken niet aan te passen.

Wat gebeurt er als een medewerker naar een andere werkmaatschappij gaat?

Dan verandert de vestiging in TOPdesk mee. De persoon blijft dezelfde, zodat oude meldingen zichtbaar blijven.

Kunnen we uitzendkrachten die niet in Nmbrs staan toch in TOPdesk hebben?

Ja, maar die beheert de servicedesk zelf. De koppeling raakt alleen personen aan die ze zelf heeft aangemaakt of bij de start heeft gekoppeld.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Nmbrs wordt gelezen via de SOAP API (EmployeeService, onder meer PersonalInfoWithoutBSN_Get_GetAllEmployeesByCompany, Function_GetCurrent, Department_GetCurrent, Manager_GetCurrent en EndServiceReason_GetList), met een periodieke vergelijking per bedrijf. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; waar de REST API dezelfde gegevens geeft, stappen we over.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files). Sleutel in employeeNumber (maximaal 20 tekens, bedrijf plus personeelsnummer); kostenplaats naar budgetHolder; de leidinggevende krijgt in TOPdesk de managermarkering.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Nmbrs	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Personeelsnummer`	`employeeNumber`
`Roepnaam`	`firstName`
`Tussenvoegsel`	`prefixes`
`Achternaam`	`surName`
`E-mail zakelijk`	`email`
`Functie`	`jobTitle`
`Afdeling`	`department`
`Bedrijf`	`branch`
`Kostenplaats`	`budgetHolder`
`Manager`	`manager`
`Startdatum dienstverband`	`hireDate (contract)`
`Einddatum dienstverband`	`employmentTerminationDate (contract) en archiveren`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Startdatum of einddatum dienstverband`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Nmbrs → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: De salarisadministratie legt een nieuwe medewerker, wijziging of vertrek vast in Nmbrs; een datum in of uit dienst komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Op een vast interval dat we per klant afspreken, plus acties op de datum in en uit dienst
Wat gaat er over: Medewerkers, zonder BSN
Dienstverbanden met begin- en einddatum
Functies en afdelingen
Werkmaatschappij als vestiging in TOPdesk
Leidinggevende
Wijziging bij in- en uitdiensttreding
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling