vPVerlof, verzuim en uren
Nmbrs vPlan koppeling: medewerkers, wisselende werkweken en goedgekeurd verlof in de productieplanning
Met een koppeling tussen Nmbrs en vPlan komt elke medewerker uit Nmbrs automatisch als resource in vPlan, met de uren per dag uit het Nmbrs-rooster, ook als dat om de week verschilt. Goedgekeurd verlof en ziekte uit Nmbrs halen beschikbare uren weg op de juiste dagen, en wie uit dienst gaat is na de laatste werkdag niet meer in te plannen.
Wat de koppeling doet
Wie de salarisverwerking in Nmbrs doet en orders in vPlan plant, ziet in vPlan voor iedereen dezelfde week staan, ook bij een rooster dat per twee weken wisselt. Verlof wordt in Nmbrs aangevraagd en goedgekeurd, en de planner hoort het pas als iemand niet komt opdagen.
- Een nieuwe medewerker wordt in Nmbrs aangemaakt met dienstverband en rooster.
- KoppelHet zet de medewerker als resource in vPlan, met de datum in dienst en een vaste verwijzing naar Nmbrs.
- Het Nmbrs-rooster met week 1 en week 2 wordt in vPlan uitgeschreven per datum, zodat de korte en de lange week elkaar afwisselen.
- Zodra verlof in Nmbrs is goedgekeurd, gaan de uren van die dagen in vPlan naar verlof. Wordt het verlof geannuleerd, dan komen ze terug als werkuren.
- Bij uitdienst krijgt de resource de einddatum uit Nmbrs.
Waar je op let bij Nmbrs en vPlan
- Nmbrs legt een rooster vast over twee weken, met uren per dag voor week 1 en week 2. Een resource in vPlan heeft standaard één werkweek. KoppelHet laat vPlan het rooster aan de koppeling over en zet de uren per datum, zodat een medewerker met een korte en een lange week in beide weken goed staat.
- Verlof in Nmbrs heeft een status, van aangevraagd tot goedgekeurd, afgewezen of geannuleerd. Alleen goedgekeurd verlof haalt uren weg in vPlan. Wordt goedgekeurd verlof later geannuleerd, dan zet KoppelHet de werkuren van die dagen terug.
- Nmbrs kent verlof van een deel van de dag, met uren op de begin- en einddag. vPlan houdt verlofuren per dag bij. Een vrije middag in Nmbrs wordt in vPlan dus vier uur verlof op die dag, en de ochtend blijft planbaar.
- Bij verzuim kan Nmbrs een gedeeltelijk herstel vastleggen. Een medewerker die voor de helft is hersteld, staat in vPlan met de helft van zijn rooster als beschikbaar. Reden of diagnose gaan niet mee.
- Eén Nmbrs-omgeving bevat vaak meerdere bedrijven, terwijl vPlan een referentie maar één keer toestaat, ook bij gearchiveerde resources. KoppelHet gebruikt daarom de interne medewerker-id van Nmbrs als referentie en niet het personeelsnummer, zodat twee bedrijven elkaar niet in de weg zitten.
- Nmbrs bewaart naast het rooster een deeltijdpercentage. vPlan plant op uren per dag, niet op een percentage. De koppeling gebruikt de uren uit het rooster, zodat iemand die vier dagen werkt op de vrije dag niet voor 80 procent beschikbaar lijkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan ons salarisbureau dit regelen in Nmbrs?
De koppeling vraagt een API-toegang tot jullie Nmbrs-omgeving. Werkt een salarisbureau voor jullie in Nmbrs, dan regelen we die toegang samen, en blijft het bureau gewoon in Nmbrs werken.
Gaan verlofsaldi ook naar vPlan?
Nee, vPlan plant op beschikbaarheid en heeft geen saldo nodig. Medewerkers zien hun saldo in Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de REST API met OAuth 2.0. De velden in de mapping komen uit de openbare documentatie van de SOAP API (Schedule_GetCurrent, Leave_GetList met Status, LeaveBalance_GetPerType, Absence_PartialRecoveryInsert); die API stopt in 2027 en de koppeling gebruikt de REST-tegenhangers.
- Naar vPlan via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1). Resource met type employee, start_date, end_date en external_ref; integration_schedule op true zodat het rooster per datum via PUT /resource/{resource_id}/schedule loopt, met hours_work, hours_leave en hours_absence.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeId (Nmbrs) | external_ref | Interne id, niet het personeelsnummer |
Voornaam en achternaam | name | |
Datum in dienst | start_date | |
Datum uit dienst | end_date | |
HoursMonday t/m HoursSunday en HoursMonday2 t/m HoursSunday2 | schedules[].hours_work per datum | Week 1 en week 2 afwisselend |
Verlof met status Approved | schedules[].hours_leave | StartHours en EndHours voor halve dagen |
Verzuim en herstelpercentage | schedules[].hours_absence |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning