Identity en access management
Officient Google Workspace koppeling: Google-accounts voor Belgische en Nederlandse medewerkers
Met een koppeling tussen Officient en Google Workspace krijgt elke nieuwe persoon in Officient een Google-account met team, functie, leidinggevende en de voorkeurstaal uit Officient. Na de laatste dag van het dienstverband schorst KoppelHet het Google-account, en komt iemand terug, dan gaat hetzelfde account weer open.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeelsgegevens in Officient bijhouden voor de Belgische loonverwerking en in Google Workspace werken, laten IT Google-accounts vaak met de hand aanmaken, vaak in het Engels terwijl de collega Frans of Nederlands spreekt.
- In Officient maakt een beheerder een client app met leesrechten op persoonsgegevens, en in Google krijgt een serviceaccount rechten op gebruikers en groepen.
- Bij een nieuwe persoon haalt KoppelHet het detail op en maakt het Google-account aan, met taal, team en functie.
- Wijzigt het team, de functie of de leidinggevende, dan werkt KoppelHet alleen dat deel in Google bij.
- Na de laatste dag van het dienstverband schorst KoppelHet het account; na de afgesproken termijn gaan de bestanden naar de leidinggevende.
- Meldt Officient dat iemand terugkomt, dan heft KoppelHet de schorsing van het bestaande account op.
Waar je op let bij Officient en Google Workspace
- Officient bewaart de voorkeurstaal als tweeletterige code, zoals nl of fr. Google accepteert precies zo'n ISO 639-code als voorkeurstaal van de gebruiker. KoppelHet zet de code dus direct over, zodat Gmail en Drive voor een Franstalige collega meteen in het Frans openen.
- Naast de gewone leidinggevende kent Officient een extra leidinggevende. Google heeft naast de relatie manager ook een relatie voor een functionele leidinggevende. KoppelHet vult beide, zodat het organigram in Google Contacts ook de tweede lijn toont.
- Officient heeft aparte webhooks voor een ander team, een nieuwe leidinggevende en een nieuwe functie. KoppelHet past bij zo'n melding alleen dat veld en de groep van het team in Google aan, zodat andere velden die IT in Google beheert ongemoeid blijven.
- Een webhook van Officient bevat alleen het id van de persoon, en de API staat dertig aanroepen per vijf seconden toe. KoppelHet haalt het detail per melding op en spreidt de nachtelijke vergelijking, zodat een grote teamwijziging niet tegen die grens loopt.
- Met person_reactivated meldt Officient dat iemand terugkomt. KoppelHet zoekt het geschorste Google-account op via het Officient-id in de externe ID's en zet het weer aan, met de mail en bestanden die er nog zijn, in plaats van een tweede adres te maken.
- Het nummer bij de payrollprovider vult Officient alleen bij een deel van de Nederlandse koppelingen. KoppelHet gebruikt daarom het eigen id van de persoon als sleutel in Google, dat ook bij Belgische medewerkers altijd bestaat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de koppeling lonen in Officient?
Nee. De client app heeft alleen leesrechten op persoonsgegevens, niet op lonen.
Werkt dit ook voor Nederlandse collega's in Officient?
Ja. De koppeling gebruikt het Officient-id, dat voor elke persoon bestaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via de REST API (api.officient.io/1.0) met een bearer token van een eigen client app (scope personal.info:read): GET /people/{id}/detail met email, team, current_role, current_reports_to (person_id, extra_manager_id), employment (first_employment_date, last_employment_date) en preferred_language_code. Webhooks person_added, person_updated, person_reactivated, person_team_updated, person_manager_updated en person_role_updated (body met related_object_id). Maximaal 30 aanroepen per 5 seconden.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds, organizations met department en title, relations type manager en dotted_line_manager, languages met languageCode en preference, suspended), groups en members, en de Data Transfer API. Toegang via een serviceaccount met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Officient person id | externalIds (type organization) | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel of email | primaryEmail | |
preferred_language_code | languages (preference preferred) | |
team | organizations.department en groep | |
current_role | organizations.title | |
current_reports_to.person_id | relations (type manager) | |
current_reports_to.extra_manager_id | relations (type dotted_line_manager) | |
last_employment_date | suspended = true |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding