HR naar ERP

Oracle HCM Exact Online koppeling: een werklijst voor de Nederlandse administratie, gevoed door de Oracle-feeds

Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Exact Online ziet de beheerder van de Nederlandse Exact-administratie elke aanname, overplaatsing en uitdiensttreding bij de Nederlandse juridische werkgever uit Oracle op een werklijst, ruim voor de ingangsdatum. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen, dus KoppelHet maakt ze niet zelf aan, maar vergelijkt dagelijks of Exact klopt met Oracle en haalt een regel van de lijst zodra dat zo is.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die medewerkers in Oracle HCM Cloud beheren en de Nederlandse administratie in Exact Online voeren, horen van nieuwe collega's vaak via een losse mail. Nieuwe medewerkers kunnen dan op hun eerste dag geen uren schrijven, en een kandidaat die op het laatste moment afhaakt, staat soms al in Exact.

HR legt in Oracle een aanname vast bij de Nederlandse juridische werkgever, vaak weken voor de startdatum.
KoppelHet ziet de aanname in de Oracle-feed en zet hem op de werklijst met naam, startdatum, afdeling en leidinggevende.
De beheerder maakt de medewerker in Exact aan. Bij de volgende vergelijking haalt KoppelHet de regel van de lijst.
Wordt de arbeidsrelatie in Oracle geannuleerd, dan verdwijnt de aanname van de lijst, of krijgt de beheerder een regel om de medewerker in Exact te beëindigen.
Bij een beëindiging blijft de medewerker op de lijst tot Exact dezelfde einddatum heeft als Oracle.

Heen: Werklijst met nieuwe, gewijzigde en vertrokken medewerkers · Juridische werkgever in Oracle naar administratie in Exact · Afdeling en leidinggevende per medewerker (vergelijking) · Datum in en uit dienst (vergelijking) · Geannuleerde aannames

Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Exact Online

In Oracle heeft een persoon per juridische werkgever een eigen arbeidsrelatie. KoppelHet kiest de Exact-administratie op basis van die werkgever, en laat arbeidsrelaties bij werkgevers buiten Nederland buiten de werklijst, ook als de persoon in Nederland woont.
Oracle meldt een nieuwe aanname al als die met een toekomstige datum wordt vastgelegd. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen. KoppelHet zet de aanname daarom direct op de werklijst, zodat de beheerder de medewerker in Exact zet voordat hij zijn eerste uren schrijft.
Oracle heeft een aparte melding voor een geannuleerde arbeidsrelatie, bijvoorbeeld als een kandidaat het aanbod afwijst of niet verschijnt op de startdatum. KoppelHet haalt zo'n aanname van de werklijst; staat de medewerker al in Exact, dan komt er een regel om hem daar te beëindigen.
Een wereldwijde overplaatsing naar of van de Nederlandse werkgever is in Oracle een nieuwe arbeidsrelatie. Voor Exact is dat een nieuwe of vertrekkende medewerker. KoppelHet zet beide kanten op de werklijst, met de datum van de overplaatsing, zodat uren tot die dag in de juiste administratie vallen.
Oracle meldt ook wijzigingen van gevoelige persoonsgegevens, zoals nationaal identificatienummer, paspoort en nationaliteit. Exact heeft die voor uren en projecten niet nodig. KoppelHet leest bij zo'n melding alleen naam en werk-e-mail en zet geen persoonsgegevens op de werklijst.
Oracle meldt ook aannames die nog in afwachting zijn en nieuwe ingehuurde krachten. Een aanname in afwachting komt pas op de werklijst als hij in Oracle definitief is. Ingehuurde krachten komen er alleen op als ze in Exact uren schrijven, wat we per klant afspreken.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact Online?

Exact Online documenteert medewerkers in de REST API als alleen-lezen. De werklijst zet alles klaar, en de dagelijkse vergelijking laat zien of Exact klopt met Oracle.

Gaan kostenplaatsen ook van Oracle naar Exact?

Niet in de eerste versie. Kostenplaatsen kunnen via de Exact-API wel worden aangemaakt; dat kan later als uitbreiding als Oracle de bron is.

Waar staat de werklijst?

In het KoppelHet platform, per administratie. Een regel verdwijnt vanzelf zodra Exact klopt met Oracle.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship en workrelshipupdate onder /hcmRestApi/atomservlet/employee/) en de workers REST-resource met workRelationships, assignments en names. Feeds vuren voor employees, contingent workers en pending workers.
Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees, payroll/EmploymentOrganizations en hrm/Departments zijn alleen te lezen; Manager op Employees verwijst naar een gebruiker in dezelfde division. De Employees-resource vraagt het pakket Payroll, Time & Billing of Professional Services.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Oracle HCM Cloud	Veld in Exact Online	Toelichting
`LegalEmployerName (arbeidsrelatie)`	`Division`	Vaste tabel; andere werkgevers blijven buiten de koppeling
`PersonNumber`	`Employees.Code`	Sleutel voor de vergelijking; de beheerder vult hem in Exact in
`names (FirstName, LastName)`	`Employees (naam, vergelijking)`
`DepartmentName (primaire assignment)`	`Departments.Code`	Via een vertaaltabel; alleen vergelijken
`ManagerId`	`Employees.Manager`	Alleen als die Exact-gebruiker is in dezelfde administratie
`StartDate en TerminationDate (arbeidsrelatie)`	`Employees.StartDate en EndDate (vergelijking)`

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Oracle HCM Cloud → Exact Online · Eén richting
Wanneer: Oracle meldt een nieuwe aanname, een wijziging van assignment of arbeidsrelatie, een beëindiging of een geannuleerde arbeidsrelatie bij de Nederlandse werkgever
Frequentie: Feeds op een vast interval dat we per klant afspreken; de vergelijking met Exact dagelijks
Wat gaat er over: Werklijst met nieuwe, gewijzigde en vertrokken medewerkers
Juridische werkgever in Oracle naar administratie in Exact
Afdeling en leidinggevende per medewerker (vergelijking)
Datum in en uit dienst (vergelijking)
Geannuleerde aannames
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling