HR naar ITSM
Oracle HCM Jira Service Management koppeling: klanten, organisaties en verzoeken uit de HCM-feeds
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Jira Service Management staat elke medewerker uit Oracle als klant in de servicedesk, lid van de organisatie van zijn afdeling, en maakt elke indiensttreding, overplaatsing en uitdiensttreding een verzoek van het juiste request type. KoppelHet volgt de feeds van Oracle, zodat een aanname weken voor de start al als onboardingverzoek klaarstaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun medewerkers in Oracle HCM Cloud beheren en IT-verzoeken in Jira Service Management afhandelen, hebben daar klanten die pas ontstaan als iemand mailt. Zonder koppeling ziet de servicedesk een overplaatsing vanuit een buitenlandse vestiging pas als de collega zonder werkplek aan de balie staat.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in Oracle, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet ziet de aanname in de feed van Oracle, haalt de medewerker op en maakt de klant aan in Jira Service Management, als lid van de organisatie van zijn afdeling.
- Binnen de afgesproken termijn voor de start volgt een onboardingverzoek namens de nieuwe collega, met startdatum, functie en leidinggevende in de velden van jullie request type.
- Een andere afdeling, functie of locatie levert een wijzigingsverzoek op, en de klant verhuist naar de nieuwe organisatie.
- Bij een vertrek komt een week voor de laatste werkdag een offboardingverzoek. De dag na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Jira Service Management
- Oracle meldt een nieuwe medewerker, een gewijzigde assignment en een vertrek elk in een eigen feed. KoppelHet kiest per feed het request type, zodat een nieuwe collega een onboardingverzoek krijgt en een overplaatsing een wijzigingsverzoek, zonder dat iemand de gegevens hoeft te vergelijken.
- Een feed van Oracle zegt wat er gebeurde, maar niet alle gegevens. KoppelHet haalt de medewerker daarna op, en maakt pas een klant aan als het werkadres bekend is, omdat Jira Service Management klanten op e-mailadres aanmaakt.
- Afdelingen in Oracle krijgen bij een reorganisatie vaak een nieuwe naam. KoppelHet bewaart het Oracle-id als eigenschap bij de organisatie in Jira Service Management, zodat een hernoemde afdeling dezelfde organisatie blijft, met haar leden en lopende verzoeken.
- Een medewerker kan in Oracle meerdere assignments hebben, soms bij verschillende werkgevers in het concern. Voor deze servicedesk telt alleen de primaire assignment bij de Nederlandse werkgever; die bepaalt de organisatie en de manager in het verzoek.
- Een overplaatsing vanuit een ander land naar de Nederlandse werkgever is voor deze servicedesk een nieuwe collega. KoppelHet maakt dan een onboardingverzoek voor de werkplek, met het bestaande person number, zodat eerdere verzoeken van dezelfde persoon terug te vinden zijn.
- Een vertrek staat in Oracle vaak ruim vooruit vast. KoppelHet laat de portaaltoegang tot en met de laatste werkdag staan en trekt die de dag erna in, zodat de collega tot zijn laatste dag een vraag aan IT kan stellen.
- De manager van een Nederlandse collega werkt soms in een ander land en staat dan niet als klant in deze servicedesk. KoppelHet zet de manager in dat geval als tekst in het verzoek en niet als deelnemer, zodat het verzoek niet blijft hangen op een onbekend account.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er in Oracle iets worden gebouwd, zoals een HCM Extract?
Nee. De feeds en de REST API zijn standaard. Er is alleen een integratiegebruiker met leesrechten nodig.
Welke request types gebruikt de koppeling?
Die van jullie, bijvoorbeeld onboarding, wijziging en offboarding. Bij de start leggen we vast welk veld in elk request type welk Oracle-gegeven krijgt.
Komen ook collega's uit andere landen in de servicedesk?
Alleen als deze servicedesk ze bedient. Standaard neemt KoppelHet alleen de Nederlandse werkgever mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de Atom feeds newhire, empassignment en termination en de workstructures-feeds voor departments en locations, daarna de worker met assignments via de HCM REST API. Integratiegebruiker met alleen leesrechten; KoppelHet onthoudt tot waar elke feed is gelezen. Filter op de primaire assignment bij de Nederlandse legal employer.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, organization met users en properties (PUT organization/{organizationId}/property/{propertyKey}). Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf; de velden per request type via GET servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Person number | Klant-eigenschap en verzoekveld personeelsnummer | Blijft gelijk bij overplaatsing binnen het concern |
Voornaam en achternaam | customer displayName | |
Werk-e-mailadres | customer email | |
Department (primaire assignment) | organization | Oracle-id van de afdeling als eigenschap van de organisatie |
Job en manager (assignment) | requestFieldValues: functie en manager | |
Startdatum (newhire) | Request type onboarding met startdatum | |
Gewijzigde assignment (empassignment) | Request type wijziging | |
Einddatum (termination) | Request type offboarding, daarna revoke-portal-only-access | |
Gesynchroniseerde klant | raiseOnBehalfOf (accountId) | Het verzoek staat op naam van de medewerker |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud