Payroll naar finance
Oracle NetSuite Nmbrs koppeling: departments naar Nmbrs, loonjournaal terug naar NetSuite
Met een koppeling tussen Oracle NetSuite en Nmbrs komen de departments en classes van de Nederlandse subsidiary als kostenplaatsen en kostendragers in Nmbrs, en gaat het loonjournaal na elke run als journal entry terug naar NetSuite. Werkt een payrollbureau in Nmbrs, dan loopt het journaal toch direct naar finance, zonder bestand per mail.
Wat de koppeling doet
Groepen die al hun entiteiten in Oracle NetSuite boeken en de Nederlandse salarissen door een payrollbureau in Nmbrs laten verwerken, krijgen na elke run een journaalbestand per mail. De controller importeert het in NetSuite pas na het aanpassen van kostenplaatsen die in Nmbrs nog de oude namen hebben.
- KoppelHet leest de departments en classes die in NetSuite voor de Nederlandse subsidiary gelden.
- Nieuwe en hernoemde departments komen als kostenplaats in Nmbrs, classes als kostendrager.
- Na de run haalt KoppelHet het journaal uit Nmbrs op, op het niveau dat finance heeft gekozen.
- KoppelHet controleert periode, jaar en saldo van het journaal.
- Het journaal staat in NetSuite op de subsidiary van dat Nmbrs-bedrijf, klaar voor goedkeuring door finance.
Terug: Loonjournaal per afgeronde salarisrun · Verdeling over department en class
Waar je op let bij Oracle NetSuite en Nmbrs
- Nmbrs laat een koppeling kostenplaatsen toevoegen en bijwerken, maar niet verwijderen. Zet finance een department in NetSuite op inactief, dan blijft de kostenplaats in Nmbrs staan en krijgt het payrollbureau een lijst van medewerkers die er nog aan hangen.
- Departments in NetSuite gelden voor één of meer subsidiaries. KoppelHet zet alleen de departments van de Nederlandse subsidiary in Nmbrs, zodat het payrollbureau niet kan kiezen uit afdelingen van de hele groep.
- Nmbrs houdt kostenplaats en kostendrager apart bij, en NetSuite kent department en class. Die twee paren sluiten op elkaar aan, zodat de verdeling in het journaal zonder extra vertaling terugkomt in NetSuite.
- Het journaal uit Nmbrs is op te vragen voor het hele bedrijf, per kostenplaats, per afdeling of per medewerker. Voor NetSuite kiezen we meestal per kostenplaats, zodat er geen bedragen per persoon in het ERP van de groep komen.
- Nmbrs gebruikt voor het journaal het actieve jaar van het bedrijf, en NetSuite laat een koppeling niet in een afgesloten periode boeken. Draait er in januari nog een run over december, dan controleert KoppelHet beide en vraagt finance welke periode het wordt als december al dicht is.
- Heeft de organisatie meerdere Nmbrs-bedrijven, bijvoorbeeld een BV en een detacheringsentiteit, dan wordt elk bedrijf een eigen journaal op de subsidiary die erbij hoort. Een journaal in NetSuite kan niet over twee subsidiaries gaan.
- Het payrollbureau krijgt geen toegang tot NetSuite. De koppeling heeft voor beide systemen een eigen toegang, en in NetSuite een eigen rol zonder recht om afgesloten periodes te openen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Merkt ons payrollbureau iets van de koppeling?
Het ziet nieuwe kostenplaatsen en kostendragers in Nmbrs verschijnen en hoeft geen journaalbestand meer te mailen. Verder werkt het zoals altijd.
Kunnen oude kostenplaatsen uit Nmbrs verdwijnen?
Niet via de koppeling, want Nmbrs staat dat niet toe. KoppelHet meldt ze met de medewerkers die er nog op staan, zodat het bureau ze kan omzetten.
Boekt de koppeling het journaal definitief?
Alleen als finance dat wil. Standaard staat het journaal in NetSuite klaar voor goedkeuring.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen en beschreven via de SOAP API (CompanyService, onder meer CostCenter_Insert en CostUnit_Insert en de journaaloperaties per run); waar de REST API dezelfde operaties biedt, stappen we over. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services met OAuth 2.0 en een eigen integratierol. Departments en classes via de record- of querydienst (subsidiary, includechildren, isinactive); het journaal als journalentry-record met de sublist line (account, debit, credit, department, class, memo) en de kopvelden subsidiary, trandate, postingperiod en memo. Bij 'Require Approvals on Journal Entries' blijft approved leeg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle NetSuite | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
department (id en naam) | Kostenplaats (code en omschrijving) | Alleen departments van de Nederlandse subsidiary |
class (id en naam) | Kostendrager (code en omschrijving) | |
Nmbrs-bedrijf | subsidiary | Eén bedrijf hoort bij één subsidiary |
Grootboekrekening in het journaal | line.account | Via een vertaaltabel |
Bedrag debet of credit | line.debit of line.credit | |
Kostenplaats | line.department | |
Kostendrager | line.class | |
Periode en jaar van de run | trandate en postingperiod | |
Runnummer | memo | Om dubbele boekingen te voorkomen |
Gerelateerd
BambooHR → Oracle NetSuite
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Dayforce → Oracle NetSuite
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Deel → Oracle NetSuite
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary