Payroll naar finance
Oracle NetSuite YouForce koppeling: loonjournaal per run en kostenplaatsen onder controle
Met een koppeling tussen Oracle NetSuite en Visma Raet YouForce komt het loonjournaal van elke verwerkte salarisrun als journal entry in NetSuite, op de subsidiary die bij de opdrachtgever in YouForce hoort. Verschillen tussen de departments in NetSuite en de kostenplaatsen in YouForce ziet de salarisadministratie al vóór de run, zodat het journaal niet vastloopt op een onbekende code.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Visma Raet YouForce doen en onder een groep vallen die in Oracle NetSuite boekt, krijgen na elke run een journaalbestand per medewerker. De controller telt het op in een spreadsheet en zet het om naar de departments van NetSuite, terwijl kostenplaatsen die de groep heeft samengevoegd in YouForce nog los bestaan.
- KoppelHet legt de departments van de Nederlandse subsidiary in NetSuite naast de kostenplaatsen in YouForce.
- De salarisadministratie krijgt een melding van kostenplaatsen die in YouForce ontbreken, anders heten of in NetSuite inactief zijn, en past ze voor de run aan.
- Na een verwerkte run haalt KoppelHet alleen de journaalregels van die run op en telt ze op per rekening, kostenplaats en kostendrager.
- KoppelHet controleert dat het journaal sluit en dat de periode in NetSuite open is.
- Het journaal staat op de juiste subsidiary in NetSuite, met het runnummer in het memo, klaar voor goedkeuring door finance.
Terug: Loonjournaal per verwerkte salarisrun, opgeteld per rekening en kostenplaats
Waar je op let bij Oracle NetSuite en Visma Raet YouForce
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. Wat finance in NetSuite aan departments toevoegt of samenvoegt, zet de salarisadministratie zelf in YouForce; KoppelHet levert de lijst met verschillen vóór elke run.
- Een department in NetSuite heeft een naam die vaak langer is dan de zeven tekens die YouForce voor een kostenplaatscode toestaat. We leggen per department een vaste code vast, die KoppelHet bij het boeken terugvertaalt naar het department in NetSuite.
- YouForce levert het journaal per medewerker. In NetSuite komt alleen de som per rekening, department en class, zodat er geen salarisgegevens van personen in het financiële systeem van de groep staan.
- Een journal entry in NetSuite hoort bij één subsidiary. Heeft de organisatie meerdere opdrachtgevers in YouForce, dan wordt elke opdrachtgever een eigen journaal op de subsidiary die erbij hoort.
- YouForce kent per regel kostenplaats, kostensoort en kostendrager; NetSuite kent department, class en location. Bij de start leggen we vast welk YouForce-veld in welk NetSuite-segment komt.
- YouForce geeft een bedrag per regel met plus of min, NetSuite wil per regel een debet- of creditbedrag. KoppelHet zet elk totaal in de juiste kolom en controleert dat het journaal sluit, want NetSuite slaat een journaal dat niet sluit niet op.
- Een correctierun in YouForce levert journaalregels met een eigen runnummer. Valt die in een periode die finance in NetSuite al heeft afgesloten, dan houdt KoppelHet het journaal vast en vraagt finance om een periode, in plaats van het ergens anders te boeken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet de koppeling nieuwe departments niet zelf in YouForce?
Omdat YouForce kostenplaatsen via een koppeling alleen laat lezen. KoppelHet meldt elk verschil, zodat de salarisadministratie het vóór de volgende run kan vastleggen.
Ziet finance in NetSuite wat individuele medewerkers verdienen?
Nee. Het journaal in NetSuite bevat alleen totalen per rekening en kostenplaats. De regels per medewerker blijven in YouForce.
Wat moeten we in YouForce regelen?
Leestoegang voor de koppeling tot het loonjournaal en de kostenplaatsen. Dat doet de beheerder eenmalig in de omgeving van Visma.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, ook welk runnummer in welk journaal in NetSuite is gekomen. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker, jobs voor volledige en incrementele exports) en de WFM API (kostenplaatsen, alleen lezen). Velden onder meer CostCenterBK (maximaal zeven tekens), ContraAccount, CostCenterCode, CostTypeCode, CostUnitCode, Amount, Year, ProductionPeriod en FinancialGroupBK.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services met OAuth 2.0 en een eigen integratierol. Departments, classes en locations via de record- of querydienst; het journaal als journalentry-record met de sublist line (account, debit, credit, department, class, location, memo) en de kopvelden subsidiary, trandate, postingperiod en memo. Geen permissie 'Override Period Restrictions' voor de integratierol.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle NetSuite | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
department (naam of eigen code) | CostCenterBK | Vergelijking; YouForce-codes zijn maximaal zeven tekens |
FinancialGroupBK | subsidiary | De opdrachtgever in YouForce bepaalt de subsidiary |
ContraAccount | line.account | Via een vertaaltabel |
CostCenterCode | line.department | |
CostUnitCode | line.class | Of line.location; per klant afspreken |
CostTypeCode | Rekening of class | Soms bepaalt de kostensoort de rekening |
Amount | line.debit of line.credit | Som over de medewerkers; het teken bepaalt de kolom |
Year + ProductionPeriod | trandate en postingperiod |
Gerelateerd
BambooHR → Oracle NetSuite
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Dayforce → Oracle NetSuite
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Deel → Oracle NetSuite
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary