Verlof, verzuim en uren
Planday Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren als variabele uren in de juiste periode, medewerkers terug
Met een koppeling tussen Planday en Nmbrs gaan de goedgekeurde uren en toeslagen uit Planday per salarisperiode als variabele uren en looncomponenten naar het juiste bedrijf en de juiste medewerker in Nmbrs. Nieuwe medewerkers, roosteruren en vertrekdatums uit Nmbrs komen terug in Planday, zodat planning en salaris met dezelfde mensen werken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Planday roosteren en in Nmbrs verlonen, met een eigen Nmbrs-bedrijf per bv, maken na elke periode een rapport uit Planday en zetten de uren per bedrijf in Nmbrs. Diensten die te laat zijn goedgekeurd, schuiven door naar de volgende periode en worden met de hand verrekend.
- HR legt in Nmbrs een nieuwe medewerker vast met dienstverband en rooster.
- KoppelHet zet de medewerker in het juiste Planday-portaal en de juiste afdeling, met het Nmbrs-personeelsnummer als salarisnummer.
- Na de periode haalt KoppelHet de goedgekeurde diensten op en scheidt uren, toeslagen in geld en vaste maandlonen.
- Uren en toeslagen gaan naar het juiste bedrijf in Nmbrs, in de lopende salarisperiode.
- Diensten uit een eerdere periode die later zijn goedgekeurd, komen in de lopende periode en staan als melding in het platform.
Terug: Nieuwe medewerkers met portaal en afdeling · Roosteruren omgerekend naar uren per maand · Deactivering op de datum uit dienst
Waar je op let bij Planday en Nmbrs
- Nmbrs neemt variabele uren aan in de lopende bedrijfsperiode. Uren in een eerdere periode boeken lukt alleen met een aparte instelling voor terugwerkende kracht, anders weigert Nmbrs ze. KoppelHet zet diensten die na de afsluiting in Planday zijn goedgekeurd daarom in de lopende periode en meldt ze, zodat de salarisadministratie de verrekening ziet.
- Nmbrs houdt uurcodes en looncodes apart. Een toeslag in Planday kan een percentage op het uurloon zijn, maar ook een vast bedrag per uur of per dienst. KoppelHet stuurt toeslagen in tijd als uren en toeslagen in geld als looncomponent, zodat Nmbrs elk onderdeel op de goede manier verloont.
- Planday neemt vaste maandlonen op in de salarisgegevens als iemand een maandsalaris heeft. In Nmbrs staat dat salaris al als vast looncomponent. KoppelHet laat de maandlonen uit Planday weg, zodat een medewerker in loondienst zijn salaris niet twee keer krijgt.
- Eén Nmbrs-omgeving bevat vaak meerdere bedrijven, één per bv. In Planday zijn afdelingen meestal de winkels, soms verdeeld over meerdere portalen in een netwerk. KoppelHet bepaalt het Nmbrs-bedrijf per afdeling, en bewaart medewerkers met portaal en medewerkernummer samen, omdat hetzelfde nummer in een ander portaal opnieuw kan voorkomen.
- Nmbrs legt een rooster vast als uren per dag over twee weken, zodat ook een even-oneven-week past. Planday rekent contracturen per maand. KoppelHet rekent het tweewekenrooster om naar een maandgemiddelde, zodat de planning ziet hoeveel uren iemand gemiddeld moet werken.
- Planday kan afwezigheid registreren als dienst met een eigen diensttype, zoals verlof of ziek, met een eigen salariscode. Zulke diensten zijn geen gewerkte uren. KoppelHet herkent ze aan de salariscode en stuurt ze niet als variabele uren naar Nmbrs; welke afwezigheid in Nmbrs moet landen, spreken we af met de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan verlofsaldi uit Nmbrs ook naar Planday?
Dat kan later als uitbreiding. Nmbrs levert het saldo per verlofsoort en Planday kan correcties op een vakantierekening boeken. We beginnen met uren en medewerkers.
Rekent de koppeling met de uurlonen uit Planday?
Nee. Planday geeft ook bedragen, maar Nmbrs rekent het loon met de eigen tarieven en cao. Alleen toeslagen die in Planday als vast bedrag zijn ingesteld, gaan als bedrag mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Planday wordt gelezen via de Payroll API (GET /payroll/v1.0/payroll met departmentIds, from, to en shiftStatus=Approved). shiftsPayroll bevat per dienst salaryCode, shiftTypeId, departmentId, breaks en supplements; supplementsPayroll en salariedPayroll staan apart. Salarisnummers via de Pay API (salaryIdentifiers). OAuth 2.0; employeeId en departmentId zijn alleen uniek binnen een portaal.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een subscription key, per bedrijf (uurcodes via /api/companies/{companyId}/hourcodes, variabele uren en looncomponenten per medewerker en periode). In de SOAP API heet dit HourComponentVar_Insert en WageComponentVar_Insert; een periode voor de lopende bedrijfsperiode vraagt daar de unprotected mode, anders volgt een TWK-fout. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Planday schrijven we via de HR API (employees met departments, employeeGroups, salaryIdentifier en workHours; deactivate met date en keepShifts).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Planday | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
portalId plus employeeId | Interne sleutel van KoppelHet | Een Planday-medewerkernummer is alleen binnen één portaal uniek |
salaryIdentifier | Personeelsnummer in Nmbrs | |
departmentId | Bedrijf (company) in Nmbrs | Via een tabel van afdeling naar bedrijf |
salaryCode van een dienst | Uurcode (variabele uren) | |
salaryCode van een toeslag in geld | Looncode (variabel looncomponent) | |
salariedPayroll | Niet overgenomen | Het vaste salaris staat al in Nmbrs |
Nmbrs rooster week 1 en 2 (terug) | workHours (uren per maand) | |
Nmbrs voornaam, achternaam, e-mail (terug) | firstName, lastName, userName en email | |
Nmbrs einddatum dienstverband (terug) | deactivate met date |
Gerelateerd
ADP iHCM → Planday
ADP iHCM Planday koppeling: medewerkers, afdeling en contracturen uit ADP in Planday
BambooHR → Planday
BambooHR Planday koppeling: medewerkers, verlof en saldi in de planning, en open diensten na vertrek
Dayforce → Planday
Dayforce Planday koppeling: medewerkers, werktoewijzingen en goedgekeurd verlof uit Dayforce in Planday
Deel → Planday
Deel Planday koppeling: eigen werknemers met werkuren in Planday, goedgekeurd verlof en saldo erbij