Verlof, verzuim en uren
Protime Loket koppeling: berekende uren als variabele gegevens, werktijden terug naar Protime
Met een koppeling tussen Protime en Loket komen de uren, overuren en toeslagen die Protime berekent automatisch als variabele gegevens bij het dienstverband in Loket, per verloningsperiode en zonder importbestand. Nieuwe werknemers en hun arbeidstijd uit Loket gaan andersom naar Protime, en goedgekeurd verlof uit Protime wordt in Loket afgeboekt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die medewerkers in Protime laten klokken en in Loket verlonen, vaak via een administratiekantoor, leveren elke maand een bestand met overuren en toeslagen aan dat in Loket wordt geplakt. Komt het bestand een dag te laat, dan schuiven de overuren door naar de volgende maand.
- HR legt een nieuwe werknemer met dienstverband en arbeidstijd vast in Loket, bij de juiste werkgever.
- KoppelHet maakt de persoon aan in Protime met een contract dat de arbeidstijd uit Loket volgt.
- Protime registreert en berekent per dag. Afwijkingen worden gevalideerd en verlof wordt goedgekeurd.
- KoppelHet telt de uren per looncomponent op over de verloningsperiode en zet ze als variabele gegevens bij het dienstverband in Loket.
- Goedgekeurd verlof wordt in Loket afgeboekt, zodat het saldo dat de werknemer in Loket ziet klopt.
Terug: Nieuwe werknemers en dienstverbanden naar Protime · Arbeidstijd per week naar het Protime-contract · Einddatum dienstverband naar Protime
Waar je op let bij Protime en Loket
- Loket kent een bijwerkfunctie voor pakketten die leidend zijn voor hun looncomponenten. Bestaat de combinatie van periode, kostenplaats en andere sleutels al, dan overschrijft Loket alleen de meegestuurde componenten. KoppelHet stuurt daarom bij elke ronde het nieuwe totaal per component, en geen losse dagen erbij.
- Componenten die Protime niet levert, laat Loket bij een bijwerking ongemoeid. Wat de salarisadministratie zelf in de variabele gegevens zet, zoals een eenmalige vergoeding, blijft dus staan als de uren uit Protime binnenkomen.
- Loket adviseert om voor elk dienstverband eerst de standaardwaarden op te halen, zoals kostenplaats en ploeg. KoppelHet gebruikt die als basis en vult alleen de kostenplaats uit Protime in als jullie uren per afdeling willen verdelen.
- Arbeidstijd in Loket bestaat uit opeenvolgende regels die elkaar niet mogen overlappen. Een nieuwe regel sluit de vorige af. KoppelHet zet elke nieuwe regel in Protime om naar een nieuw contract vanaf dezelfde datum, zodat de urenberekening op de oude en de nieuwe arbeidstijd klopt.
- Protime levert afwezigheid met een goedkeuringsstatus. Pas als verlof in Protime is goedgekeurd, boekt KoppelHet het af in Loket. Een aanvraag die nog wacht of is afgewezen, raakt het saldo in Loket niet.
- Loket werkt vaak met een administratiekantoor als beheerder van meerdere werkgevers. Loket vraagt een aanmelding met een gebruiker die de koppeling toestemming geeft; per werkgever bepalen we welke Protime-werkgever erbij hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het administratiekantoor de uren nog controleren?
Ja. De uren staan als variabele gegevens bij het dienstverband en worden pas verloond in de salarisrun. Tot die tijd kan het kantoor ze bekijken en aanpassen.
Wat gebeurt er als Protime na de verloning nog uren wijzigt?
De gewijzigde dag komt opnieuw uit Protime. KoppelHet zet het verschil in de eerstvolgende open periode en meldt het in het platform, zodat het kantoor weet waar de correctie vandaan komt.
Werkt dit voor meerdere werkgevers tegelijk?
Ja. Per werkgever in Loket leggen we vast welke Protime-werkgever erbij hoort en welke looncomponenten gelden. Uren van de ene werkgever komen nooit bij de andere.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials en scopes per collectie. Uren uit counters en calculated-totals (per persoon per datum, in minuten), afwezigheid uit absences met approvalLevel; absences en counters zijn alleen te lezen. Wijzigingen via delta met changeVersion.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (code flow). Variabele gegevens met PATCH payrollperioddata per dienstverband (upsert op payrollPeriod, shift, payslipType, distributionUnit, costCenter en costUnit, met payrollComponent en value), de REST-tegenhanger van de SOAP-functie ImporteerGegevens. Standaardwaarden via /defaults.
- Arbeidstijd lezen we met GET workinghours per dienstverband (ketenvalidatie, geen overlap). Verlof boeken we met POST leave per dienstverband; saldi zijn op te vragen met leavebalances.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Protime | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber (Protime) | Dienstverband in Loket | Het Loket-personeelsnummer is de sleutel; elk dienstverband een eigen nummer in Protime |
Counter definition (@counter-code) | payrollComponent | Via een vertaaltabel, afgestemd met het administratiekantoor |
Som van durationInMinutes per periode | value | Omgerekend naar uren |
date | payrollPeriod | Op basis van de periodes van de loonadministratie in Loket |
department (Protime) | costCenter | Via een vertaaltabel; anders de standaardwaarde uit Loket |
Absence (Approved, verlofcode) | Verlofregel bij het dienstverband | |
Arbeidstijd (terug) | contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek | |
Werkgever (terug) | employer-history |
Gerelateerd
ADP iHCM → Protime
ADP iHCM Protime koppeling: medewerkers en contract uit ADP in Protime, berekende uren per loonperiode terug naar ADP
ADP Workforce Now → Protime
ADP Workforce Now Protime koppeling: werkers, contracten, afdeling en werklocatie uit ADP in Protime
BambooHR → Protime
BambooHR Protime koppeling: medewerkers en contract uit BambooHR in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof
Dayforce → Protime
Dayforce Protime koppeling: medewerkers, contract en historie van afdeling en locatie uit Dayforce in Protime