Recruitment naar HR
Recruitee Darwinbox koppeling: aangenomen kandidaten als pending employee in Darwinbox
Met een koppeling tussen Recruitee en Darwinbox komt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als pending employee in Darwinbox, met functiecode, kantoorlocatie, soort dienstverband, startdatum en leidinggevende. HR activeert de medewerker daarna in Darwinbox, en het cv uit Recruitee staat al in het dossier.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox wereldwijd als HR-systeem gebruiken en voor hun Europese vestigingen in Recruitee werven, voeren elke aanname met de hand in Darwinbox in. De vaste codes voor functie en locatie worden dan overgetypt, en een fout daarin geeft een verkeerde rapportagelijn of een verkeerd rooster.
- KoppelHet haalt dagelijks de functies, kantoorlocaties en afdelingen uit Darwinbox op.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee op Aangenomen, met zakelijke e-mail, startdatum, geboortedatum en geslacht in de profielvelden.
- KoppelHet maakt in Darwinbox een pending employee aan met de juiste codes.
- Het cv uit Recruitee komt als document bij de nieuwe medewerker.
- HR controleert de medewerker en activeert hem in Darwinbox.
Waar je op let bij Recruitee en Darwinbox
- Darwinbox zet een nieuwe medewerker via de API eerst als pending employee neer. Pas een aparte activering maakt er een actieve medewerker van, zodat HR controleert voordat de starter in Darwinbox meetelt.
- Darwinbox vraagt bij een nieuwe medewerker verplicht een geboortedatum en een geslacht. Recruitee vraagt die niet standaard, dus KoppelHet voegt profielvelden toe die de recruiter bij de aanname invult.
- Functie en kantoorlocatie gaan als code naar Darwinbox, niet als naam. KoppelHet vertaalt de vacature en de plaatsingslocatie uit Recruitee naar de codes uit de stamgegevens van Darwinbox.
- Darwinbox verwacht datums als dag-maand-jaar met streepjes. Recruitee geeft datums in ISO-formaat, dus KoppelHet zet ze om voordat de aanname vertrekt.
- Activeren gaat in Darwinbox op het interne user-id, niet op het personeelsnummer. KoppelHet bewaart dat id bij de kandidaat, zodat activeren of opnieuw proberen op de juiste medewerker landt.
- Een document voor Darwinbox moet gezipt en als base64 worden aangeleverd, met een vast type zoals resume. KoppelHet pakt het cv uit Recruitee zo in en zet het bij de medewerker.
- Darwinbox zet API-toegang alleen op verzoek open en geeft per endpoint een eigen API-sleutel. De klant vraagt die toegang aan; KoppelHet gebruikt alleen de sleutels voor aanmaken, activeren en documenten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Darwinbox heeft een eigen wervingsmodule. Waarom Recruitee?
Sommige organisaties werven lokaal in Recruitee en voeren HR wereldwijd in Darwinbox. Deze koppeling verbindt die twee bij de aanname.
Kan KoppelHet zelf activeren?
Ja, maar we laten dat standaard bij HR, zodat de controle in Darwinbox blijft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved met de stapcategorie hire en een handtekening in X-Recruitee-Signature, plus de ATS API voor aanbod, profielvelden en cv.
- Naar Darwinbox via de Employee Core inbound API's met basic auth plus api_key per endpoint - POST importapi/add (object employees met velden als Firstname*, Lastname*, Email*, Date of Joining*, Date of Birth*, Employee Type*, Designation Code*, Office Location Work Area Code*, Gender*, Selfservice*), POST importapi/activate met user_ids en POST Employeedocs/StandardDoc (type resume, attachment als base64 van een zip). Stamgegevens via orgmasterapi/designationlist, officelocationlist en departmentlist.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Darwinbox | Toelichting |
|---|---|---|
name | Firstname*, Middle Name en Lastname* | Recruitee-naam gesplitst |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | Email* | |
emails[0] | Personal Email ID | |
Startdatum (profielveld) | Date of Joining* | Formaat DD-MM-JJJJ |
Geboortedatum (profielveld) | Date of Birth* | |
Geslacht (profielveld) | Gender* | |
Vacature (vertaaltabel) | Designation Code* en Employee Type* | |
placement_locations[0] | Office Location Work Area Code* | |
E-mail leidinggevende (profielveld) | Manager Email/Employee Number | |
phones[0] | Personal Mobile No | |
Cv van de kandidaat | Standaarddocument van het type resume |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR