KeRecruitment naar HR
Recruitee Keka koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Keka HR
Met een koppeling tussen Recruitee en Keka wordt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch een medewerker in Keka, met personeelsnummer, naam, e-mail, mobiel nummer, indiensttredingsdatum, afdeling, businessunit, locatie, juridische entiteit en functietitel. KoppelHet bewaart wat Keka teruggeeft bij de kandidaat, zodat een tweede melding geen dubbele medewerker oplevert.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Keka als HR-systeem die hun Europese functies in Recruitee werven, hebben twee losse werelden. Elke aanname wordt daarna met de hand in Keka gezet, en bij de juiste juridische entiteit en locatie gaat dat geregeld mis.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee op Aangenomen en vult de profielvelden voor zakelijke e-mail, startdatum en entiteit.
- KoppelHet vertaalt vacature en plaatsingslocatie naar de namen van afdeling, businessunit, locatie en entiteit zoals ze in Keka staan.
- KoppelHet maakt de medewerker in Keka aan.
- Het antwoord van Keka staat in het KoppelHet platform, gekoppeld aan de kandidaat uit Recruitee.
- HR vult in Keka de onderdelen aan die de API niet aanmaakt, zoals salaris en verlofbeleid.
Waar je op let bij Recruitee en Keka
- Keka accepteert bij een nieuwe medewerker alleen een vaste lijst velden en weigert elk ander veld. Eigen velden of profielvragen uit Recruitee gaan dus niet mee in de aanmaak, maar blijven in Recruitee of worden een taak voor HR.
- Afdeling, businessunit, locatie en juridische entiteit zijn in de Keka-API tekstvelden. KoppelHet vertaalt de vacature en de plaatsingslocatie uit Recruitee naar precies de namen die in Keka bestaan, zodat er geen variant met een andere schrijfwijze ontstaat.
- Geslacht is in Keka een getal van 0 tot 3, en de documentatie zegt niet welk getal wat betekent. KoppelHet laat het veld daarom leeg tot de waarden in de testomgeving zijn vastgesteld.
- De indiensttredingsdatum is in Keka een datum-tijd. KoppelHet zet de startdatum uit Recruitee om met een vaste tijdzone, zodat een Nederlandse startdatum niet een dag verschuift.
- De Keka-API staat vijftig aanvragen per minuut toe. Bij een piek in aannames, bijvoorbeeld een startersgroep, verdeelt KoppelHet de aanroepen in plaats van op een foutmelding te stuiten.
- Keka geeft een aparte demo-omgeving op kekademo.com. KoppelHet test de aanmaak daar, voordat de koppeling op de echte Keka-omgeving van het bedrijf draait.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de wervingsmodule van Keka?
Die bestaat, maar teams die in Europa werven, hebben vaak voor Recruitee gekozen. De koppeling laat beide naast elkaar bestaan.
Gaat het salaris uit het aanbod mee?
Niet via deze aanroep. De publieke API maakt alleen de medewerker aan, dus HR legt de salarisstructuur in Keka vast.
Werkt dit voor meerdere entiteiten?
Ja. Per vacature leggen we vast bij welke juridische entiteit en businessunit de aanname hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de ondertekende webhook candidate_moved (stapcategorie hire, header X-Recruitee-Signature) en de ATS API voor aanbod, plaatsingslocatie en profielvelden.
- Naar Keka via POST https://{bedrijf}.keka.com/api/v1/hris/employees met een access token van login.keka.com (scope kekaapi, client_id, client_secret en api_key). Velden employeeNumber, displayName, firstName, middleName, lastName, email, mobileNumber, gender, dateOfBirth, dateJoined, department, businessUnit, jobTitle, secondaryJobTitle, location, legalEntity en nationality; additionalProperties staat uit. Antwoord met succeeded, message en data.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Keka | Toelichting |
|---|---|---|
name | firstName, middleName en lastName | Tussenvoegsel apart |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | email | |
phones[0] | mobileNumber | |
Startdatum (profielveld) | dateJoined | Datum-tijd; tijdzone vastgelegd |
offer.department | department | Naam zoals in Keka |
placement_locations[0] | location | |
Vacature (vertaaltabel) | businessUnit en legalEntity | |
Vacaturetitel | jobTitle | |
Personeelsnummer volgens reeks van HR | employeeNumber |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR