Recruitment naar HR
Recruitee Officient koppeling: aangenomen kandidaten naar het Belgische HR-dossier
Met een koppeling tussen Recruitee en Officient komt een aangenomen kandidaat uit Recruitee automatisch als nieuwe persoon in Officient, met naam, e-mail, telefoon, privé-e-mail, startdatum, functie en team. HR rondt daar contract, loon en Dimona-aangifte af.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Belgische medewerkers in Officient die in Recruitee werven, sturen nieuwe collega's één voor één met de hand door. Wie dat vergeet, staat niet in Officient, en startdatum, functie en team vult HR daarna nog zelf in.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee op een stap met de categorie hire.
- De webhook candidate_moved start de overdracht zonder klik.
- KoppelHet maakt de nieuwe persoon aan in Officient en vult startdatum, functie en team aan.
- HR rondt contract, loon en Dimona af in Officient.
Waar je op let bij Recruitee en Officient
- Officient houdt het werkadres en het privéadres apart, terwijl Recruitee alleen het adres kent waarmee de kandidaat solliciteerde. KoppelHet zet dat adres als privé-e-mail en neemt het werkadres uit een profielveld.
- HR kan de Dimona-aangifte pas doen als de startdatum in Officient staat. KoppelHet neemt de startdatum daarom meteen mee, met functie en team.
- Officient bewaart een naam in delen, met het tussenvoegsel en de naam van de partner apart. Recruitee heeft één naamveld, dus een naam als Van den Broeck splitst KoppelHet volgens een vaste regel en laat twijfelgevallen aan HR.
- Officient meldt een nieuwe persoon met de webhook person_added, met alleen het ID. KoppelHet wacht op die melding voordat functie en team worden aangevuld.
- Een nieuwe persoon aanmaken in Officient kan volgens de documentatie met een naam en een e-mailadres. Recruitee kent alleen het adres waarmee de kandidaat solliciteerde. Staat het werkadres bij de aanname nog niet in het profielveld, dan houdt KoppelHet de aanname vast en meldt dat aan HR.
- Officient geeft toegang per onderdeel, met read of write. Person detail vraagt personal.info:read. KoppelHet vraagt alleen de scopes op persoonsgegevens die de aanname nodig heeft, en geen toegang tot onderdelen zoals loon.
- Officient staat 30 aanroepen per vijf seconden toe en geeft daarboven een lege 429 die de aanroeper zelf opnieuw moet proberen. KoppelHet spreidt de aanroepen na elke person_added-melding, zodat een reeks aannames uit Recruitee niet half blijft hangen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Doet de koppeling ook de Dimona-aangifte?
Nee. Die doet HR vanuit Officient, met de startdatum die de koppeling aanlevert.
Gaat het loon mee uit Recruitee?
Niet in de eerste versie. Belgische loonelementen legt HR in Officient vast; een loonregel uit het aanbod kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Recruitee via de webhook candidate_moved met event_subtype stage_changed naar een stap met de categorie hire (HMAC SHA-256 in X-Recruitee-Signature, tot negen herhalingen) en de ATS API voor profielvelden.
- Officient via api.officient.io/1.0 met een OAuth 2.0-token; webhook person_added, GET /people/{id}/detail met name_parts, email, personal_email, team en current_role; de melding bevat alleen account, event_type en related_object_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Officient | Toelichting |
|---|---|---|
name | first_name en last_name | Tussenvoegsel apart in name_parts.insertion |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | email | |
emails[0] | personal_email | |
phones[0] | Telefoon | |
Startdatum (profielveld) | Startdatum van de functie | |
Functietitel van de vacature | current_role | |
Afdeling van de vacature | team |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR