Recruitment naar HR
Recruitee Visma YouServe koppeling: aangenomen kandidaat als indiensttreding bij YouServe
Met een koppeling tussen Recruitee en Visma YouServe gaat een kandidaat die in Recruitee op Aangenomen komt automatisch als indiensttreding naar YouServe, met persoonsgegevens, startdatum, functie, afdeling en uren. YouServe start daarna het proces dat jullie hebben ingericht, en KoppelHet laat zien of de indiensttreding is gelukt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die werven in Recruitee en HR-administratie en salaris bij Visma YouServe hebben, vullen na een aanname een formulier voor YouServe in met gegevens die al in Recruitee staan. Ontbreekt er iets, dan merkt de salarisservice dat pas als de nieuwe collega al begonnen is.
- De recruiter vult startdatum, functie, afdeling en uren in en zet de kandidaat op Aangenomen.
- KoppelHet haalt de kandidaat op en controleert of alles aanwezig is wat YouServe verplicht stelt.
- De kandidaat gaat naar YouServe, dat de gegevens controleert en het afgesproken proces start.
- KoppelHet volgt de verwerking tot YouServe de indiensttreding heeft geaccepteerd.
- Wordt de kandidaat geweigerd, dan staat de reden in het KoppelHet platform en kan de recruiter het in Recruitee herstellen.
Waar je op let bij Recruitee en Visma YouServe
- YouServe neemt een kandidaat alleen aan met een privé e-mailadres en minstens één telefoonnummer. In Recruitee is een telefoonnummer niet altijd ingevuld. KoppelHet controleert dat bij de stap Aangenomen en meldt het direct, in plaats van een indiensttreding te sturen die YouServe weigert.
- Recruitee kent standaard geen velden voor startdatum, uren of contracttype; die leggen we vast in extra velden. YouServe heeft dertig vrije tekstvelden op de kandidaat. Wat geen vaste plek heeft, zoals contracttype of proeftijd, zet KoppelHet in die tekstvelden, in een vorm die we met de salarisservice afspreken.
- YouServe verwerkt een aangeboden kandidaat op de achtergrond en geeft de leidinggevende geen bericht als de indiensttreding niet lukt. KoppelHet volgt daarom zelf de status. Een geweigerde kandidaat blijft niet onopgemerkt en verschijnt met de reden in het KoppelHet platform.
- Een mislukte indiensttreding probeert YouServe niet opnieuw. Na herstel in Recruitee biedt KoppelHet de kandidaat opnieuw aan, met hetzelfde Recruitee-nummer, zodat YouServe ziet dat het om dezelfde kandidaat gaat.
- Afdeling en functie moeten in YouServe bestaan, en functies kunnen daar per klant of per werkgever zijn ingericht. KoppelHet zet de geldige afdelingen en functies als keuzelijst in Recruitee, zodat de recruiter alleen waarden kiest die YouServe kent.
- YouServe kan na ontvangst een identiteitscontrole starten. Daarvoor gebruikt YouServe het privé e-mailadres uit Recruitee, dus dat moet het adres zijn waarop de kandidaat echt reageert, niet een adres van een bureau.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker meteen definitief in YouServe?
Dat hangt af van jullie inrichting in YouServe. YouServe start na ontvangst het proces dat voor jullie is ingesteld, bijvoorbeeld een controle door HR.
Wat als een kandidaat al eerder bij ons werkte?
YouServe kan een kandidaat ook als contractwijziging ontvangen. Bij de start spreken we af hoe een oud-medewerker wordt herkend.
Gaan afgewezen sollicitanten ook naar YouServe?
Nee. Alleen kandidaten op Aangenomen gaan mee; de rest blijft in Recruitee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved naar de stap Aangenomen en de Recruitee ATS API (name, emails, phones en custom fields voor startdatum, afdeling, functie en uren). Webhooks worden gecontroleerd met de header X-Recruitee-Signature.
- Naar YouServe via de API for recruiting systems (POST op recruiting/v1.0/candidates, asynchroon met een processId). YouServe valideert, start optioneel een ID-scan en daarna een proces volgens de klantinrichting. Alleen de status Completed betekent geaccepteerd; mislukte verzoeken worden niet opnieuw verwerkt. Verplicht zijn onder meer candidateID, privé e-mail en minstens één telefoonnummer; sinds 2024 heeft de kandidaat dertig custom stringvelden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
id (candidate) | candidateID | Verplicht in YouServe; voorkomt een dubbele aanname |
name | Achternaam, voornamen | |
emails[0] | emailAddress (privé) | Verplicht |
phones | PhoneNumbers | Minimaal één verplicht |
Startdatum (custom field) | hireDate | |
Afdeling (custom field, keuzelijst) | organizationalUnit | |
Functie (custom field, keuzelijst) | jobProfile | |
Uren (custom field) | Uren | |
Overige contractvelden (custom fields) | Vrije tekstvelden van de kandidaat |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR