HR naar ERP
Sage HR Exact Online koppeling: teams, nieuwe medewerkers en vertrekkers uit Sage HR vergeleken met Exact
Met een koppeling tussen Sage HR en Exact Online vergelijkt KoppelHet elk uur de Nederlandse medewerkers in Sage HR met de medewerkers in Exact, inclusief team en leidinggevende. Omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder nieuwe medewerkers, vertrekkers en teamwissels op een werklijst, met de juiste ingangsdatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Sage HR en een Nederlandse administratie in Exact Online zetten nieuwe collega's met de hand in Exact. Teamwissels en vertrekken komen daar laat aan, waardoor declaraties bij de verkeerde leidinggevende of afdeling landen.
- KoppelHet leest elk uur de actieve medewerkers uit Sage HR, met teamhistorie, en de lijst uitdiensttredingen.
- Medewerkers die bij de Nederlandse administratie horen, vergelijkt KoppelHet met Exact.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en teamwissels komen op de werklijst, met datum.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Sage HR en Exact Online
- De lijst met medewerkers in Sage HR bevat alleen actieve medewerkers; vertrekkers staan in een aparte lijst met hun einddatum. KoppelHet leest beide, zodat iemand die net uit dienst is niet stil uit de vergelijking verdwijnt maar als vertrekker op de werklijst komt.
- Sage HR geeft de teamhistorie met een begin- en einddatum per team, als de koppeling daar expliciet om vraagt. Exact-afdelingen zijn via de API alleen te lezen. Finance legt vast welk team bij welke Exact-afdeling hoort, en een teamwissel komt met zijn eigen ingangsdatum op de werklijst.
- Een team in Sage HR kan meer managers hebben, terwijl Exact per medewerker één leidinggevende kent. KoppelHet gebruikt daarom niet de teammanagers maar het veld reports to op de medewerker. Die persoon zoekt KoppelHet op als Exact-gebruiker in dezelfde administratie.
- Sage HR heeft geen veld voor de werkgever of rechtspersoon. Bij de start leggen we vast of een team of een eigen veld bepaalt wie in de Nederlandse Exact-administratie hoort. Een medewerker zonder die waarde wordt een vraag aan HR, niet een regel voor finance.
- Een oud-collega die terugkomt, haalt Sage HR met een rehire terug onder hetzelfde id, met een nieuwe startdatum. In Exact bestaat die medewerker al met een einddatum. KoppelHet herkent het id en zet op de werklijst dat de bestaande medewerker een nieuw dienstverband krijgt, in plaats van een tweede medewerker.
- Sage HR stuurt geen webhooks en kan de medewerkerslijst niet filteren op wijzigingsdatum; de lijst komt in pagina's van vijftig. KoppelHet leest elk uur alle pagina's en vergelijkt met de vorige stand. Exact leest KoppelHet in één keer per vergelijking, binnen de limieten per minuut en per dag.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet daarom alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR via {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token. GET /employees (alleen actief; parameters page, team_history, employment_status_history en position_history; velden employee_number, email, employment_start_date, team_id, reports_to_employee_id), GET /terminated-employees (termination_date), GET /teams (manager_ids, employee_ids) en GET /employees/{id}/custom-fields. Pagina's van 50. Rehire via POST /employees/{id}/rehire met een nieuwe startdatum. Geen webhooks.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division en geen ondergeschikte) en hrm/Departments (Code, Costcenter) alleen GET. Employees zit in Payroll, Time & Billing en Professional Services (Plus, Professional en Premium). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
employee_number | Employees.Code (vergelijking) | |
email | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
Eigen veld of team | Division | Via een tabel; bij de start vastgelegd |
team_history (team_id, start_date) | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
reports_to_employee_id (e-mail) | Employees.Manager | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
employment_start_date en termination_date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll