Identity en access management
Sage HR Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit Sage HR, geschorst na de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Sage HR en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit Sage HR een Google-account met functie, team en leidinggevende, en wordt het account geschorst na de laatste werkdag van de termination in Sage HR. Sage HR biedt met Google alleen inloggen; KoppelHet maakt, wijzigt en schorst de accounts via de Sage HR API.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage HR gebruiken naast Google Workspace, laten medewerkers vaak met Google op Sage HR inloggen. De Google-accounts zelf maakt en schorst IT nog met de hand, op basis van een mail van HR.
- HR maakt in Sage HR een nieuwe medewerker aan met het werkadres volgens de naamgevingsregel.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker in de volgende ronde en maakt het Google-account met dat adres.
- Functie, team en leidinggevende gaan mee naar Google; het team bepaalt de groepen.
- Na de laatste werkdag van een termination schorst KoppelHet het account.
- Bij een rehire zet KoppelHet hetzelfde account weer aan.
Waar je op let bij Sage HR en Google Workspace
- Sage HR biedt inloggen met Google, in te schakelen door een Google Workspace-beheerder. Volgens Sage HR werkt dat niet als Sage HR is gekoppeld met Sage 50 Payroll; dan loggen medewerkers in met hun Sage-account. KoppelHet maakt de Google-accounts in beide gevallen, maar de inlog met Google op Sage HR hangt van die keuze af.
- Het e-mailadres is verplicht bij het aanmaken van een medewerker in Sage HR, maar de API kan het daarna niet wijzigen. KoppelHet kan een Google-adres dus niet terugzetten. HR vult meteen het werkadres in, en KoppelHet maakt daarmee het Google-account nadat het heeft gecontroleerd dat het domein bij jullie Google-omgeving hoort.
- Een medewerker met een termination verdwijnt bij Sage HR uit de lijst met actieve medewerkers en staat dan in een aparte lijst, met de einddatum. KoppelHet leest beide lijsten, zodat een vertrekker in Google wordt geschorst en niet alleen ongemerkt uit het overzicht valt.
- Bij een termination is de datum in Sage HR de laatste werkdag. KoppelHet schorst het Google-account aan het eind van die dag, en draagt na de bewaartermijn de Drive-bestanden over aan de leidinggevende uit Sage HR.
- Sage HR geeft bij een medewerker via de API geen vestiging terug. KoppelHet kiest de organisatie-eenheid in Google daarom op team, of op een vaste waarde die jullie per team vastleggen.
- Sage HR stuurt volgens de API-beschrijving geen webhooks. KoppelHet vergelijkt elk uur beide lijsten met de vorige stand en schrijft alleen de verschillen naar Google, zodat de Directory API niet bij elke ronde alle accounts bijwerkt.
- Een rehire in Sage HR brengt een medewerker terug onder hetzelfde id. KoppelHet herkent dat id en heft de schorsing van het oude Google-account op, met mail en bestanden van toen, zolang het account nog niet is verwijderd.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het Google-adres terug naar Sage HR?
Nee, de API van Sage HR kan het e-mailadres na het aanmaken niet wijzigen. HR vult daarom meteen het werkadres in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR REST API op {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token. GET /employees (email, first_name, last_name, employee_number, position, team, reports_to_employee_id), GET /terminated-employees (termination_date) en POST /employees/{id}/rehire. Pagina's met page en meta.next_page. Geen webhooks; e-mail niet in PUT /employees/{id}.
- Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password en changePasswordAtNextLogin, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employee_number | externalIds (type organization) | |
email | primaryEmail | |
first_name en last_name | name.givenName en name.familyName | |
position | organizations.title | |
team | organizations.department, groepen en orgUnitPath | |
reports_to_employee_id | relations (type manager) | |
termination_date (terminated-employees) | suspended = true |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll