HR naar ITSM
Sage HR koppelen met ServiceNow: actieve en uit dienst getreden medewerkers vergeleken, verzoeken bij start en vertrek
Met een koppeling tussen Sage HR en ServiceNow wordt elke actieve medewerker uit Sage HR een gebruiker in ServiceNow, met team, functie en leidinggevende, en bestelt KoppelHet een onboardingverzoek bij een nieuwe medewerker en een offboardingverzoek bij een vastgelegde uitdienstdatum. Sage HR heeft geen webhooks, dus KoppelHet vergelijkt de lijsten met actieve en uit dienst getreden medewerkers een paar keer per dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage HR voor personeelsdossiers en verlof gebruiken en ServiceNow voor IT, hebben in Sage HR vaak al on- en offboardingtaken voor HR. Het IT-deel, zoals accounts en apparatuur, gaat dan nog via een mail aan de servicedesk.
- KoppelHet haalt alle actieve medewerkers op, met de teamhistorie en functiehistorie, en daarna de lijst uit dienst getreden medewerkers.
- De uitkomst wordt vergeleken met de vorige ronde; alleen verschillen gaan naar ServiceNow.
- ServiceNow maakt of werkt de gebruiker bij op personeelsnummer, eerst de teams, daarna de mensen.
- Een nieuwe medewerker levert een onboardingverzoek op met de startdatum uit Sage HR.
- Staat iemand in de lijst uit dienst getreden medewerkers, dan volgt een offboardingverzoek; na de laatste werkdag gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Sage HR en ServiceNow
- Sage HR kent geen webhooks en geen filter op wijzigingsdatum. KoppelHet haalt daarom elke ronde de hele lijst op, vijftig medewerkers per pagina, en stuurt alleen de verschillen met de vorige ronde naar ServiceNow.
- De gewone medewerkerslijst van Sage HR bevat alleen actieve mensen. Een vertrek ziet KoppelHet in de aparte lijst met uit dienst getreden medewerkers, waar de laatste werkdag en de reden van vertrek staan.
- Sage HR geeft de leidinggevende als intern Sage HR-id. KoppelHet zoekt daar het personeelsnummer bij, en laadt leidinggevenden in ServiceNow vóór hun teamleden, zodat het managerveld meteen een bestaande gebruiker vindt.
- Sage HR heeft eigen sjablonen voor on- en offboardingtaken, met een termijn in dagen na de start of voor de laatste werkdag. Die blijven voor HR; het verzoek in ServiceNow dekt alleen het IT-deel, zodat niemand dezelfde taak twee keer krijgt.
- Een teruggekeerde medewerker wordt in Sage HR heraangenomen op hetzelfde record, met een nieuwe startdatum. ServiceNow vindt de inactieve gebruiker terug op personeelsnummer en zet hem weer actief, en KoppelHet bestelt een nieuw onboardingverzoek.
- Sage HR markeert medewerkers met onregelmatige uren of een deel van het jaar werk. Die vlag gaat als variabele mee, zodat de flow in ServiceNow voor seizoenskrachten een kleiner pakket kan kiezen.
- Met teamhistorie aan in de aanvraag ziet KoppelHet ook de begindatum van een teamwissel. Een overplaatsing levert in ServiceNow een andere afdeling en een wijzigingsverzoek op, zonder vertrek en nieuwe start.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet direct bij elke wijziging?
Sage HR biedt geen webhooks. Vier vergelijkingen per werkdag zijn genoeg voor IT-voorbereiding; vaker kan als het aantal medewerkers dat toelaat.
Vervangt dit de onboardingtaken in Sage HR?
Nee. HR houdt zijn eigen taken in Sage HR. De koppeling zorgt dat IT een verzoek in ServiceNow krijgt.
Gaan persoonlijke gegevens naar ServiceNow?
Nee. Sage HR levert ook adres, geboortedatum en fiscaal nummer, maar die neemt de koppeling niet over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR REST API op {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token. GET /employees (alleen actief; team_history, employment_status_history en position_history als queryparameter; meta.next_page, 50 per pagina), GET /terminated-employees (termination_date, termination.reason) en GET /teams. Heraanname via POST /employees/{id}/rehire. Geen webhooks.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after eerst cmn_department, daarna sys_user. Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variabelen en sysparm_requested_for.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employee_number | employee_number | Coalesce-veld |
first_name, last_name | first_name, last_name | |
email | email | |
position | title | |
team / team_id | department (cmn_department) | |
reports_to_employee_id | manager (sys_user) | Via het personeelsnummer van de leidinggevende |
employment_start_date | Variabele startdatum op het onboardingitem | |
termination_date en termination.reason | Variabelen op het offboardingitem | |
irregular_contract_worker | Variabele soort medewerker |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll