Payroll naar finance
SAP S/4HANA AFAS koppeling: SAP-kostenplaatsen bij de werkgever in AFAS, loonjournaal geboekt in SAP
Met een koppeling tussen SAP S/4HANA en AFAS Profit komen de kostenplaatsen uit SAP automatisch bij de juiste werkgever in AFAS, en wordt de loonjournaalpost van elke periode daarna als journaalpost in S/4HANA geboekt. Het exportbestand dat nu na elke salarisrun wordt omgezet en ingelezen, is niet meer nodig.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het grootboek in SAP S/4HANA voeren en de salarissen in AFAS Profit, houden de kostenplaatsen in AFAS met de hand bij en lezen de loonjournaalpost na elke periode als bestand in SAP in. Omdat AFAS de oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer ondersteunt, wordt dat bestand vaak in een spreadsheet in elkaar gezet.
- Finance opent of wijzigt een kostenplaats in S/4HANA.
- KoppelHet zet de kostenplaats met code en omschrijving bij de werkgever in AFAS die bij die bedrijfscode hoort.
- Na het afsluiten van een salarisperiode haalt KoppelHet de loonjournaalpost uit AFAS op.
- Rekening, kostenplaats en kostendrager worden uit elkaar gehaald en vertaald naar het SAP-grootboek.
- De journaalpost gaat naar S/4HANA; een geweigerde boeking komt als melding in het KoppelHet platform.
Terug: Loonjournaalpost per periode · Bedragen per rekening, kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij SAP S/4HANA en AFAS Profit
- In AFAS horen kostenplaatsen voor de salarisverwerking bij een werkgever. Met meerdere Nederlandse bedrijfscodes in SAP zet KoppelHet elke kostenplaats alleen bij de werkgever die bij die bedrijfscode hoort.
- Een kostenplaats in SAP kan meerdere geldigheidsperioden hebben, met per periode andere gegevens. KoppelHet neemt de periode die nu geldt en zet een omschrijving die later wijzigt pas op die datum door.
- In AFAS kan de rekening in de loonjournaalpost zijn uitgebreid met codes voor kostenplaats of kostendrager. KoppelHet haalt die weer uit elkaar, omdat SAP rekening en kostenplaats als aparte velden op de regel wil.
- Werkt AFAS met vierwekenperioden, dan valt een salarisperiode niet samen met een SAP-boekingsperiode. In overleg met finance boeken we op de einddatum van de AFAS-periode.
- SAP verwerkt een grote journaalpost het best asynchroon. Het resultaat komt in de berichtenmonitor van S/4HANA; KoppelHet leest het terug, zodat finance niet hoeft te zoeken of de loonjournaalpost is geboekt.
- Een journaalpost in SAP heeft in de detailweergave een grens van 999 regels. Een loonjournaalpost per rekening en kostenplaats blijft daar ruim onder; een journaal per medewerker raden we bij grotere aantallen af.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een kostenplaats die in SAP niet meer geldig is?
KoppelHet meldt hem met de medewerkers die er in AFAS nog op staan. De salarisadministratie zet ze om, daarna kan de kostenplaats in AFAS dicht.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
Het proces is gelijk; de SAP-API's verschillen per editie. Dat stemmen we bij de start af met jullie SAP-beheerder.
Wordt een correctie in AFAS ook geboekt?
Ja, als aparte journaalpost met de periode in de referentie, zodat finance ziet welke boeking bij welke periode hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- S/4HANA Cloud via Cost Center - Read (A2X), API_COSTCENTER_SRV, en Journal Entry - Post (Asynchronous), JournalEntryBulkCreationRequest_In, met controle in de AIF-berichtenmonitor.
- Naar AFAS via de UpdateConnectors HrCostCentre en HrCostCarrier; de loonjournaalpost wordt gelezen met een eigen GetConnector. Eigen app connector met OAuth.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP S/4HANA | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
CostCenter (S/4HANA) | Kostenplaats (HrCostCentre) | Per werkgever in AFAS |
Omschrijving kostenplaats | Omschrijving kostenplaats | |
CompanyCode | Werkgever in AFAS | Vaste vertaling per bedrijfscode |
Rekening in de loonjournaalpost | Grootboekrekening in SAP | Via een vertaaltabel |
Kostenplaats in de loonjournaalpost | Kostenplaats op de journaalregel | |
Kostendrager in de loonjournaalpost | Extra toewijzing in SAP | Per klant afgesproken |
Debet en credit | Bedrag met debet- of creditkenmerk | |
Periode en jaar | Boekingsdatum | Laatste dag van de salarisperiode, tenzij finance anders wil |
- SAP KBA 3561998 – Cost Center - Read (A2X) API_COSTCENTER_SRV
- SAP KBA 2752349 – Validity periods of cost centers
- SAP KBA 2804870 – Journal Entry Post API over 999 line items
- SAP KBA 3191334 – Journal Entry - Post (Asynchronous) in the message monitor
- AFAS: UpdateConnector HrCostCentre
- AFAS: exporteren payroll journaalposten
Gerelateerd
BambooHR → SAP S/4HANA
BambooHR SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit BambooHR als workforce person met bedrijfscode en kostenplaats
Dayforce → SAP S/4HANA
Dayforce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Dayforce als workforce en zakenpartner in S/4HANA
Deel → SAP S/4HANA
Deel SAP S/4HANA koppeling: eigen werknemers en EOR uit Deel als workforce person, per bedrijfscode
Exact HR → SAP S/4HANA
Exact HR SAP S/4HANA koppeling: Nederlandse loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journaalpost in S/4HANA