Payroll naar finance
SAP S/4HANA Nmbrs koppeling: kostenplaatsen uit SAP in Nmbrs, loonjournaal terug als journaalpost
Met een koppeling tussen SAP S/4HANA en Nmbrs komen de kostenplaatsen van de Nederlandse bedrijfscode automatisch in het juiste Nmbrs-bedrijf, en staat het journaal van elke salarisrun daarna als journaalpost in S/4HANA. De salarisadministratie kiest alleen kostenplaatsen die SAP kent, en finance krijgt het loonjournaal zonder handmatige upload.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP S/4HANA als groeps-ERP en de Nederlandse salarissen in Nmbrs, vaak bij een payrollkantoor, geven nieuwe kostenplaatsen per mail door en zetten het Nmbrs-journaal na elke run om in een SAP-upload. Zonder koppeling raakt de lijst in Nmbrs verouderd en blijft de upload hangen op een kostenplaats die SAP niet meer kent.
- Finance opent een kostenplaats in S/4HANA voor de Nederlandse bedrijfscode.
- Die staat daarna met code en omschrijving in het Nmbrs-bedrijf dat bij die bedrijfscode hoort.
- Na een afgeronde salarisrun haalt KoppelHet het journaal van die run op, per kostenplaats en kostendrager.
- De Nmbrs-rekeningen worden vertaald naar het SAP-grootboek.
- De journaalpost gaat naar S/4HANA; KoppelHet controleert of SAP hem heeft verwerkt.
Terug: Journaalpost per Nmbrs-run · Bedragen per kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij SAP S/4HANA en Nmbrs
- Een SAP-kostenplaats hoort bij een controlling area en een bedrijfscode. KoppelHet neemt alleen de kostenplaatsen van de Nederlandse bedrijfscode mee, zodat Nmbrs geen kostenplaatsen van andere landen krijgt.
- Via een koppeling kan Nmbrs een kostenplaats toevoegen en bijwerken, maar niet afsluiten. Eindigt de geldigheid van een kostenplaats in SAP, dan blijft hij in Nmbrs staan en meldt KoppelHet welke medewerkers er nog op staan.
- Niet elke SAP-kostenplaats is bedoeld voor loonkosten. Met een eigen veld in de SAP-stamgegevens geeft finance aan welke kostenplaatsen naar de payroll mogen; de standaard leesbare API neemt zo'n veld mee na uitbreiding.
- Nmbrs kan het journaal per run leveren per kostenplaats en kostendrager samen. Dat sluit aan op SAP, waar kostenplaats en een tweede toewijzing op dezelfde regel staan.
- Staat document splitting in SAP aan, dan kan één loonjournaal veel meer regels opleveren dan Nmbrs aanlevert. SAP raadt dan de asynchrone boeking aan; KoppelHet gebruikt die standaard en leest het resultaat terug.
- Nmbrs koppelt het journaal aan het actieve jaar van het bedrijf. Draait in januari nog een run over december, dan controleert KoppelHet of de SAP-periode van december nog open staat voordat er iets wordt geboekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons payrollkantoor werkt in Nmbrs. Merkt het iets van de koppeling?
Het ziet nieuwe kostenplaatsen verschijnen. Het journaal gaat na de run vanzelf naar SAP; het kantoor krijgt geen toegang tot SAP.
Kan de koppeling afgesloten kostenplaatsen uit Nmbrs halen?
Nee, Nmbrs staat dat via een koppeling niet toe. KoppelHet meldt ze met de medewerkers die er nog op staan.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
Het proces is gelijk; welke SAP-API's beschikbaar zijn, verschilt per editie. Dat stemmen we af met jullie SAP-beheerder.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- S/4HANA Cloud via Cost Center - Read (A2X), API_COSTCENTER_SRV (uitbreidbaar met eigen velden via FINS_COST_CENTER), en Journal Entry - Post (Asynchronous), JournalEntryBulkCreationRequest_In, met controle in de AIF-berichtenmonitor.
- Nmbrs noemt de SOAP API deprecated (stopt in 2027). In de SOAP CompanyService staan CostCenter_Insert, CostUnit_Insert en Journals_GetByRunCostCenterCostUnit; of de REST API dezelfde operaties heeft, is niet nagelopen omdat die documentatie alleen met JavaScript laadt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP S/4HANA | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
CostCenter (S/4HANA) | Code (kostenplaats in Nmbrs) | |
Omschrijving kostenplaats | Description | |
CompanyCode | Nmbrs-bedrijf (CompanyId) | Vaste vertaling per bedrijfscode |
Rekening in het Nmbrs-journaal | Grootboekrekening in SAP | Via een rekeningschema-vertaling |
Kostenplaats in het Nmbrs-journaal | Kostenplaats op de journaalregel | |
Kostendrager in het Nmbrs-journaal | Extra toewijzing, bijvoorbeeld WBS-element | Per klant afgesproken |
Debet en credit | Bedrag met debet- of creditkenmerk | |
RunId | Referentie in de kop van de journaalpost | Maakt elke boeking herleidbaar tot de run |
Gerelateerd
BambooHR → SAP S/4HANA
BambooHR SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit BambooHR als workforce person met bedrijfscode en kostenplaats
Dayforce → SAP S/4HANA
Dayforce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Dayforce als workforce en zakenpartner in S/4HANA
Deel → SAP S/4HANA
Deel SAP S/4HANA koppeling: eigen werknemers en EOR uit Deel als workforce person, per bedrijfscode
Exact HR → SAP S/4HANA
Exact HR SAP S/4HANA koppeling: Nederlandse loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journaalpost in S/4HANA