Payroll naar finance
SAP S/4HANA YouForce koppeling: kostenplaatsen bewaakt, loonjournaal als journaalpost in SAP
Met een koppeling tussen SAP S/4HANA en Visma Raet YouForce weet de salarisadministratie welke kostenplaatsen uit SAP nog in YouForce ontbreken, en komt het journaal van elke salarisrun automatisch als journaalpost in S/4HANA. Finance hoeft het loonjournaal niet meer om te zetten en in te lezen, en een kostenplaats die SAP niet kent valt op voordat er geboekt wordt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het grootboek in SAP S/4HANA voeren en de salarissen in YouForce verwerken, zetten het loonjournaal na elke run om in een SAP-upload. Zonder koppeling lopen de kostenplaatsen in YouForce achter op SAP, en keurt de upload af op een kostenplaats die in SAP al is afgesloten of nog niet geldig is.
- Finance opent of wijzigt een kostenplaats in S/4HANA.
- KoppelHet vergelijkt de geldige SAP-kostenplaatsen met die in YouForce en zet verschillen op een werklijst voor de salarisadministratie.
- Na een afgeronde salarisrun haalt KoppelHet alleen de journaalregels van die run op.
- De regels worden opgeteld per rekening en kostenplaats en vertaald naar het SAP-grootboek.
- De journaalpost gaat naar S/4HANA; finance ziet de verwerking en eventuele fouten in SAP terug.
Terug: Journaalpost per salarisrun · Bedragen per rekening en kostenplaats
Waar je op let bij SAP S/4HANA en Visma Raet YouForce
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. KoppelHet maakt ze daarom niet zelf aan, maar houdt een werklijst bij van SAP-kostenplaatsen die in YouForce ontbreken, zodat de salarisadministratie ze voor de run vastlegt.
- Een kostenplaats in S/4HANA heeft geldigheidsperioden. KoppelHet vergelijkt alleen met de periode die op de salarisdatum geldt, zodat een kostenplaats die pas volgende maand ingaat niet te vroeg op de werklijst staat.
- SAP-kostenplaatscodes zijn vaak langer dan de zeven tekens die YouForce toestaat. Dan leggen we per code een vaste vertaling vast die KoppelHet bij het boeken terugzet naar de SAP-code.
- YouForce levert het journaal per medewerker. Eén journaalpost in SAP kan in de detailweergave hooguit 999 regels hebben, dus KoppelHet telt de regels op per rekening en kostenplaats in plaats van per medewerker te boeken.
- SAP adviseert voor grote boekingen de asynchrone route. Het resultaat staat daarna in de berichtenmonitor van S/4HANA; KoppelHet leest dat terug en meldt een geweigerde boeking in het platform.
- Een opdrachtgever in YouForce hoort bij één bedrijfscode in SAP. Met meerdere opdrachtgevers bepaalt de opdrachtgever op de journaalregel in welke bedrijfscode de boeking komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt de koppeling de kostenplaatsen niet zelf aan in YouForce?
YouForce staat dat via de API niet toe. KoppelHet zet ontbrekende kostenplaatsen daarom op een werklijst, zodat de salarisadministratie ze vastlegt voor de run.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
Het proces is hetzelfde; welke SAP-API's beschikbaar zijn, verschilt per editie. Dat stemmen we bij de start af met jullie SAP-beheerder.
Kan het journaal per medewerker in SAP?
Bij kleine aantallen kan dat, maar boven 999 regels in één post loopt SAP vast. Meestal kiest finance voor rekening en kostenplaats; het detail per medewerker staat in YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- S/4HANA Cloud wordt gelezen via de API Cost Center - Read (A2X), API_COSTCENTER_SRV, met controlling area, kostenplaats en geldigheid; extra velden kunnen via key user extensibility in de business context FINS_COST_CENTER. Boeken via de SOAP-API Journal Entry - Post (Asynchronous), JournalEntryBulkCreationRequest_In; de verwerking staat in de AIF-berichtenmonitor.
- YouForce via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker met ContraAccount, CostCenterCode, Amount, Year, ProductionPeriod en FinancialGroupBK) en de WFM API voor kostenplaatsen (alleen lezen, CostCenterBK maximaal zeven tekens). Autorisatie per tenant in het Visma developer portal.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP S/4HANA | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
CostCenter (S/4HANA) | CostCenterBK | Vergelijking; YouForce-codes zijn maximaal zeven tekens |
Omschrijving kostenplaats | Naam kostenplaats | |
ContraAccount | Grootboekrekening in SAP | Via een vertaaltabel |
CostCenterCode | Kostenplaats op de journaalregel | |
Amount | Bedrag in transactievaluta | Som over de medewerkers per rekening en kostenplaats |
Year + ProductionPeriod | Boekingsdatum en periode | |
FinancialGroupBK | Bedrijfscode in SAP | Opdrachtgever in YouForce bepaalt de bedrijfscode |
Gerelateerd
BambooHR → SAP S/4HANA
BambooHR SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit BambooHR als workforce person met bedrijfscode en kostenplaats
Dayforce → SAP S/4HANA
Dayforce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Dayforce als workforce en zakenpartner in S/4HANA
Deel → SAP S/4HANA
Deel SAP S/4HANA koppeling: eigen werknemers en EOR uit Deel als workforce person, per bedrijfscode
Exact HR → SAP S/4HANA
Exact HR SAP S/4HANA koppeling: Nederlandse loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journaalpost in S/4HANA