DyVerlof, verzuim en uren
SAP SuccessFactors Dyflexis koppeling: dienstverbanden uit Employee Central als contracten in de planning
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Dyflexis komt elke medewerker uit Employee Central automatisch in Dyflexis, met een contract per dienstverband, de vestiging, contracturen en de datum uit dienst. Wijzigingen die HR vooruit vastlegt, staan op tijd in de planning, zodat planners roosteren met dezelfde gegevens als HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in SAP SuccessFactors voeren en hun Nederlandse locaties in Dyflexis plannen, zetten nieuwe medewerkers per locatie met de hand in Dyflexis. Wie tijdelijk in een ander land werkt, staat er soms twee keer in, en een urenwijziging per volgende maand ziet de planner pas als het rooster al klaar is.
- HR legt de indiensttreding of wijziging vast in Employee Central, met een ingangsdatum.
- KoppelHet haalt de gewijzigde persoon, het dienstverband en de functieregel op, ook regels die pas later ingaan.
- In Dyflexis komt één medewerker met een contract per dienstverband, met vestiging, contracttype en uren.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna volgt de koppeling Employee Central.
- Bij uitdiensttreding staat de einddatum in Dyflexis, zodat de medewerker daarna niet meer in te plannen is.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Dyflexis
- In SuccessFactors kan één persoon meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld bij een tijdelijke uitzending naar een ander land, elk met een eigen gebruikersnummer. Dyflexis kent één medewerker met meerdere contracten. KoppelHet gebruikt het persoonsnummer voor de medewerker en het gebruikersnummer per dienstverband voor het contract, zodat niemand dubbel in de planning staat.
- Een gewone vraag aan SuccessFactors geeft de functieregel die vandaag geldt. Een urenwijziging of overplaatsing per volgende maand komt dan pas op die dag mee. KoppelHet vraagt ook toekomstige regels op, zodat Dyflexis het nieuwe contract al heeft als de planner vooruit roostert.
- Persoon, dienstverband en functieregel zijn in SuccessFactors aparte onderdelen, elk met een eigen wijzigingsmoment. Dyflexis verwerkt een medewerker en zijn contracten als geheel. KoppelHet voegt de wijzigingen per persoon samen tot één aanlevering, zodat Dyflexis geen halve medewerker krijgt.
- Een Dyflexis-contract vraagt contracturen en gemiddelde werkdagen per week. Employee Central heeft daar velden voor in de functieregel, maar niet elke omgeving vult de werkdagen. Waar dat veld leeg is, leidt KoppelHet de dagen af uit het werkrooster met een tabel die de planning bijhoudt.
- Locaties en bedrijven zijn in SuccessFactors stamgegevens met een eigen code. Dyflexis kent vestigingen met een eigen nummer en een vrij werkgeverskenmerk. KoppelHet vertaalt locatie naar vestiging en geeft het bedrijf mee als werkgever, zodat de uren later per Nederlandse entiteit naar de salarisverwerking kunnen.
- Dyflexis-contracttypes geven aan of iemand een vaste basis heeft of op oproepbasis werkt. SuccessFactors legt dat vast als medewerkersklasse of contractsoort, met codes die per land verschillen. De vertaaltabel zet elke code om naar het Dyflexis-contracttype, zodat een oproepkracht niet met vaste uren in het rooster komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren terug naar SuccessFactors?
Nee. De uren uit Dyflexis horen bij de Nederlandse salarisverwerking, niet bij Employee Central. Een koppeling van Dyflexis naar die salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Kan verlof uit SuccessFactors in de planning?
De openbare Dyflexis API heeft geen ingang om verlof aan te leveren. Daarom blijft verlof buiten deze koppeling. Biedt Dyflexis die ingang, dan voegen we het later toe.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central wordt gelezen via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) op lastModifiedDateTime, voor PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment en EmpJob. Toekomstige regels van effective-dated entiteiten met fromDate en toDate; zonder die parameters geeft de API alleen de regel die vandaag geldt.
- Naar Dyflexis schrijven we via POST /api2/external-employees/{employeeReference} en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Beide zijn upserts op de referentie, dus opnieuw aanleveren is veilig; scope external_employees. Contracttypes met hun fixedBase via GET /api2/contract-types.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | employeeReference | Eén Dyflexis-medewerker per persoon |
userId (per dienstverband) | contractReference en personnelNumber | Elk dienstverband een eigen contract |
PerPersonal firstName, lastName | firstName, lastName | |
EmpEmployment startDate en endDate | employmentStart en employmentEnd | |
EmpJob location | office | Via een vertaaltabel |
EmpJob company | employerReferenceId | |
EmpJob standardHours | hours | |
EmpJob workingDaysPerWeek | days | |
EmpJob employeeClass | type (contracttype) | Via een vertaaltabel naar Dyflexis-contracttypes |
EmpJob costCenter | costCenter |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central