HaHR naar ITSM
SuccessFactors HaloITSM koppeling: gebruikers per locatie en tickets op de ingangsdatum uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en HaloITSM staat elke medewerker uit Employee Central als gebruiker in Halo, op de site van zijn SuccessFactors-locatie, en zet elke aanname, overplaatsing en beëindiging een ticket van het juiste tickettype klaar. KoppelHet volgt de ingangsdata van Employee Central, zodat een wijziging per volgende maand pas op die datum in Halo staat, terwijl het ticket er al eerder is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeel in SAP SuccessFactors Employee Central beheren en IT-verzoeken in HaloITSM afhandelen, werken in Halo vaak met verouderde gegevens. Zonder koppeling staat een medewerker die per de eerste van de maand naar een andere locatie gaat, nog weken op zijn oude site, en hoort de servicedesk van een aanname pas via de leidinggevende.
- HR legt een aanname vast in Employee Central, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet ziet de nieuwe jobregel en maakt de gebruiker in Halo aan op de site van de SuccessFactors-locatie.
- Binnen de afgesproken termijn voor de start volgt een onboardingticket op naam van de nieuwe medewerker, met functie en leidinggevende.
- Bij een overplaatsing komt het ticket voor toegang en werkplek direct; de gebruiker verhuist op de ingangsdatum naar de nieuwe site.
- Bij een beëindiging komt een week voor de laatste werkdag een offboardingticket. Na de einddatum zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en HaloITSM
- Employee Central bewaart functiegegevens als historie met ingangsdata. KoppelHet zet in Halo de regel die vandaag geldt, niet de laatst ingevoerde, en verhuist een medewerker pas op de ingangsdatum naar de nieuwe site. Het ticket voor de overplaatsing komt wel direct, zodat IT de verhuizing kan voorbereiden.
- SuccessFactors-locaties hebben een adres, net als sites in Halo. Een nieuwe locatie wordt eerst een site, voordat er gebruikers aan worden gehangen. Omdat Halo per site met een tijdzone rekent, valt de deadline van een ticket voor een medewerker in een ander land in de werkdag van dat land.
- De manager staat in Employee Central met zijn gebruikersnummer, niet met zijn persoonsnummer. KoppelHet zoekt de bijbehorende persoon op en zet bij hem het vinkje afdelingshoofd in Halo, zodat goedkeuringen na een reorganisatie bij de nieuwe manager uitkomen.
- SuccessFactors heeft een nummer per persoon en een nummer per dienstverband. In Halo gebruikt KoppelHet het persoonsnummer als sleutel, omdat aanmaken zonder Halo-id altijd een nieuwe gebruiker oplevert; een tweede dienstverband geeft zo geen tweede gebruiker met losse tickets.
- Een concern heeft in Employee Central vaak bedrijven in veel landen, en de eerste vulling kan duizenden gebruikers zijn. Halo begrenst het aantal aanroepen per tenant per vijf minuten. KoppelHet neemt alleen de bedrijven van deze servicedesk mee en verdeelt de eerste vulling over de tijd.
- Een beëindiging staat in Employee Central als jobregel met een eigen event reason. KoppelHet maakt daar een week vooraf een offboardingticket van en zet de gebruiker na de einddatum op inactief. Verwijderen doen we niet, omdat Halo dan ook de gekoppelde gegevens weghaalt.
- De koppeling leest in SuccessFactors alleen de gegevens die Halo nodig heeft. Salaris, nationaliteit en andere persoonlijke gegevens blijven buiten de rechten van de integratiegebruiker.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de servicedesk een overplaatsing al voor de ingangsdatum?
Ja, als ticket. De gebruiker zelf blijft tot de ingangsdatum op zijn huidige site en afdeling, zodat de lopende tickets bij het juiste team blijven.
Hebben jullie een SuccessFactors-gebruiker met beheerrechten nodig?
Nee. Een integratiegebruiker met alleen leesrechten op de entiteiten die Halo nodig heeft, is genoeg.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een ticket?
Nee. De eerste ronde zet de sites en gebruikers goed. Tickets volgen pas uit nieuwe aannames, overplaatsingen en beëindigingen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API op lastModifiedDateTime, met OAuth en alleen leesrechten. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob (effective-dated met startDate en seqNumber; department, location, managerId als userId, event reason), plus FODepartment en FOLocation.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials, token een uur geldig). POST /Users met site_id, department, title, isheadofdept en customfields, na GET /Users met search en includeinactive. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Per persoon, niet per dienstverband |
Voornaam en achternaam (PerPersonal) | firstname en surname | |
Zakelijk e-mailadres (PerEmail) | emailaddress | |
Functietitel (EmpJob) | title | |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.location | site_id | Via een tabel van locatie naar site |
EmpJob.managerId | isheadofdept bij de leidinggevende | managerId is een userId en wordt eerst vertaald naar de persoon |
Nieuwe EmpJob-regel bij aanname | Onboardingticket: tickettype_id, user_id, site_id, summary, details | |
EmpJob-regel met event reason voor beëindiging | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central