Verlof, verzuim en uren
SAP SuccessFactors Protime koppeling: medewerkers en contracturen uit Employee Central in de tijdregistratie
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Protime komt elke medewerker van de Nederlandse en Belgische bedrijven uit Employee Central automatisch in Protime, met contracturen, voltijdnorm, afdeling, locatie en werkgever op de ingangsdatum uit SuccessFactors. Een overplaatsing of urenwijziging die HR in Employee Central vooruit plant, staat daardoor op de juiste dag in Protime, en wie vertrekt kan na de laatste werkdag niet meer klokken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheren en in Nederland of België klokken in Protime, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Protime. Een overplaatsing of urenwijziging die HR vooruit in Employee Central plant, komt pas in Protime als iemand eraan denkt, vaak als de medewerker al op de nieuwe afdeling klokt.
- HR legt in Employee Central een indiensttreding, functiewijziging of beëindiging vast voor een Nederlands of Belgisch bedrijf.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op, alleen voor de bedrijven die Protime gebruiken.
- Een nieuwe medewerker komt in Protime met een contract op basis van de standaarduren en de voltijdnorm.
- Afdeling, functie, locatie en werkgever gaan als historie naar Protime, met de ingangsdatum uit Employee Central.
- Bij een beëindiging krijgt de persoon in Protime een datum uit dienst.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Protime
- Employee Central bewaart op de functiegegevens de standaarduren van een medewerker en zijn fte. Protime vraagt bij een contract de contracturen en de uren van een voltijd werkweek. KoppelHet berekent de voltijdnorm uit standaarduren gedeeld door fte, zodat een Belgische vier-vijfde in Protime dezelfde verhouding heeft als in SuccessFactors.
- Employee Central kan op één dag meerdere wijzigingen van de functiegegevens hebben, onderscheiden met een volgnummer. Protime houdt per historisch veld één regel per startdatum bij. KoppelHet neemt per dag de laatste wijziging, zodat een correctie op dezelfde dag de eerdere waarde vervangt in plaats van een tweede regel te maken.
- Een concern in SuccessFactors heeft vaak bedrijven in veel landen, terwijl Protime alleen in Nederland en België draait. KoppelHet vraagt alleen de bedrijven op die Protime gebruiken en zet het bedrijf als werkgever in Protime, zodat de salarisexport uit Protime per werkgever klopt.
- Gaat een medewerker van een Belgische naar een Nederlandse vestiging, dan krijgt hij in Employee Central vaak een nieuw dienstverband bij een ander bedrijf. In Protime blijft het één persoon met een nieuwe werkgever in de historie, gevonden op het vaste personeelsnummer, zodat zijn kloktijden niet over twee personen verdeeld raken.
- Protime maakt bij een herhaalde aanvraag zonder sleutel een tweede persoon aan. KoppelHet geeft het personeelsnummer uit SuccessFactors mee als externe referentie, die Protime maar één keer toestaat.
- Afwezigheid is in de Protime API alleen te lezen. Gebruiken de vestigingen verlof in SuccessFactors, dan kan dat niet automatisch in Protime komen. In deze opzet vragen medewerkers verlof aan in Protime; goedgekeurde afwezigheid terug naar Employee Central kan later als uitbreiding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan verlof uit SuccessFactors naar Protime?
Niet via de Protime API, want afwezigheid is daar alleen te lezen. Daarom wordt verlof in Protime aangevraagd. Moet het per se in SuccessFactors blijven, dan bespreken we met Protime welke importmogelijkheid er is.
Gaan de geklokte uren naar SuccessFactors?
Nee. De uren gaan van Protime naar de lokale salarisverwerking. Uren in SuccessFactors kan later als uitbreiding.
Werkt de koppeling nog na het einde van basic authentication bij SuccessFactors?
Ja. KoppelHet meldt zich aan met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion, niet met gebruikersnaam en wachtwoord.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion, op lastModifiedDateTime en gefilterd op company. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob (standardHours, fte, company, department, location, startDate, seqNumber) en EmpEmploymentTermination.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials en scopes per collectie. POST people met externalReferenceIdentifier (409 bij een bestaande referentie), POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999, numberOfDaysInContractPeriod een veelvoud van 7) en PUT op de historie voor department, job, work-location en employer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | employeeNumber en externalReferenceIdentifier | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
PerPersonal (firstName, lastName) | firstName, lastName | |
EmpEmployment startDate, EmpEmploymentTermination endDate | inServiceDate en outOfServiceDate | |
EmpJob standardHours | contractHoursInMinutes | Uren per week naar minuten |
EmpJob standardHours en fte | fullTimeEquivalentInMinutes | Standaarduren gedeeld door fte |
EmpJob department | department-history | |
EmpJob location | work-location-history | |
EmpJob company | employer-history | Ook het filter: alleen bedrijven met Protime |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central