HR naar ITSM
SuccessFactors ServiceNow integratie: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en ServiceNow zet elke nieuwe medewerker in Employee Central een onboardingverzoek in de ServiceNow-catalogus, elke overplaatsing of functiewissel een wijzigingsverzoek en elk vertrek een offboardingverzoek op de laatste werkdag, terwijl gebruikers, afdelingen en managers in ServiceNow gelijk blijven met SuccessFactors.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP SuccessFactors Employee Central en ServiceNow ITSM melden nieuwe collega's per e-mail bij de servicedesk aan. Bij een overplaatsing tussen vestigingen komt er geen verzoek, zodat toegang en werkplek achterblijven.
- HR legt in Employee Central een nieuwe medewerker vast, met een startdatum die weken vooruit kan liggen.
- KoppelHet werkt afdeling, locatie en gebruiker in ServiceNow bij en bestelt het catalogus-item voor onboarding namens de leidinggevende.
- ServiceNow maakt de aanvraag met de taken voor laptop, accounts en toegang, volgens jullie eigen workflow.
- Bij een overplaatsing of functiewissel bestelt KoppelHet het catalogus-item voor wijzigingen, met oude en nieuwe functie en vestiging.
- Bij een vertrek komt er een offboardingverzoek met de laatste werkdag; na die dag wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en ServiceNow
- KoppelHet bestelt het onboarding-, wijzigings- of offboardingitem uit jullie eigen catalogus. De taken, goedkeuringen en groepen in ServiceNow blijven zo in jullie workflow, en de servicedesk ziet een gewoon verzoek met de gegevens uit SuccessFactors als variabelen.
- SuccessFactors toont voor een nieuwe medewerker met een toekomstige startdatum standaard de gegevens van vandaag. KoppelHet vraagt de gegevens op zoals ze op de startdatum gelden, zodat het onboardingverzoek de juiste afdeling en locatie heeft en IT de werkplek op de goede vestiging klaarzet.
- Een overplaatsing is in SuccessFactors een nieuwe functieregel met een ingangsdatum. KoppelHet vergelijkt die met de vorige regel en bestelt alleen een wijzigingsverzoek als functie, afdeling of vestiging echt verandert, niet bij een salariswijziging.
- Veel ServiceNow-omgevingen halen gebruikers al uit Active Directory. KoppelHet werkt die bestaande gebruikers bij op personeelsnummer in plaats van een tweede gebruiker te maken, en vult afdeling, bedrijf en manager aan.
- Heeft iemand twee dienstverbanden tegelijk, dan maakt KoppelHet pas een offboardingverzoek als het laatste dienstverband eindigt. Bij het einde van één dienstverband komt er een wijzigingsverzoek.
- Een gebruiker via POST /now/import/{stagingTableName} wordt in ServiceNow meteen getransformeerd, en het antwoord geeft de tabel en de sys_id van het record. Bij insertMultiple is dat standaard asynchroon. KoppelHet stuurt een nieuwe medewerker uit SuccessFactors daarom los, zodat de sys_id bekend is voordat het onboardingverzoek met requested_for wordt besteld.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke verzoeken maakt de koppeling aan?
Een onboardingverzoek bij een nieuwe medewerker, een wijzigingsverzoek bij een overplaatsing of functiewissel, en een offboardingverzoek bij een vertrek. Het zijn items uit jullie eigen catalogus, dus taken en goedkeuringen volgen jullie workflow.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elk verzoek en elke wijziging van een gebruiker staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; salaris en persoonlijke gegevens uit SuccessFactors gaan niet naar ServiceNow. SAP Integration Suite of een ander integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Employee Central via de OData API met OAuth 2.0, op lastModifiedDateTime per entiteit (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob, PerEmail) en met asOfDate op de startdatum.
- Naar ServiceNow schrijven we via de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en requested_for) voor onboarding, wijziging en offboarding, en via de Import Set API met transform maps en coalesce op employee_number voor cmn_department, cmn_location en sys_user. Zonder catalogus-item kan een verzoek ook als sc_task of incident via de Table API. Integratiegebruiker met alleen de rollen voor deze tabellen en items.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | sys_user.employee_number | Sleutel voor bijwerken (coalesce) |
PerPersonal.firstName en lastName | sys_user.first_name en last_name | |
PerEmail (zakelijk) | sys_user.email | |
EmpJob.department | sys_user.department (cmn_department) | |
EmpJob.location | sys_user.location (cmn_location) | |
EmpJob.company | sys_user.company | |
EmpJob.managerId | sys_user.manager | |
Nieuwe medewerker met startdatum | Catalogus-item onboarding (order_now, variabelen) | |
Nieuwe EmpJob-regel met andere functie of locatie | Catalogus-item wijziging (order_now) | |
EmpEmployment.endDate | Catalogus-item offboarding en sys_user.active = false |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central