Verlof, verzuim en uren
Shiftbase YouForce koppeling: gewerkte uren en toeslagen naar salaris, medewerkers en contracturen naar de planning
Met een koppeling tussen Shiftbase en Visma Raet YouForce gaan goedgekeurde gewerkte uren en uit te betalen toeslagen uit Shiftbase automatisch als looncomponent naar YouForce, zonder exportbestand. Andersom komen nieuwe medewerkers, contracturen en vertrek uit YouForce vanzelf in Shiftbase, zodat de planning met het actuele contract rekent.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Shiftbase plannen en HR en salaris in Visma Raet YouForce draaien, zetten uren en contracten met de hand over. Elke maand neemt de salarisadministratie een overzicht van uren en toeslagen over in YouForce, en contractwijzigingen worden in Shiftbase met de hand bijgewerkt.
- HR legt een nieuwe medewerker of contractwijziging vast in YouForce.
- KoppelHet zet de medewerker met contract, team en uren per week in Shiftbase, met de ingangsdatum uit YouForce.
- Medewerkers klokken en werken hun diensten; de leidinggevende keurt de uren goed in Shiftbase.
- KoppelHet haalt de goedgekeurde uren op, splitst ze naar gewerkte uren en uit te betalen toeslagen en telt ze op per dag en per dienstverband.
- Elke soort komt als looncomponent in YouForce. KoppelHet volgt per aanlevering of YouForce die heeft verwerkt of afgewezen.
Terug: Nieuwe medewerkers en dienstverbanden · Uren per week en soort contract · Datum uit dienst
Waar je op let bij Shiftbase en Visma Raet YouForce
- De uren gaan niet via een bestand, maar rechtstreeks naar de API van YouForce.
- Shiftbase rekent toeslagen als percentage van het basisloon, waarbij 100 procent het gewone uur is en 120 procent twintig procent extra. Per tijdvak kan een toeslag worden uitbetaald of bijgeschreven als plus-uren. Alleen het uitbetaalde deel gaat naar YouForce; tijd voor tijd blijft in Shiftbase.
- Overlappen een toeslag en een overwerktoeslag, dan telt in Shiftbase alleen de hoogste. YouForce krijgt dus per uur één toeslagpercentage en geen dubbele regels voor hetzelfde uur.
- YouForce neemt uren aan als één waarde per looncomponent, per datum en per dienstverband. Shiftbase registreert diensten. KoppelHet telt de diensten van een dag op, zodat twee korte diensten op één dag in YouForce één regel worden.
- Verlof kan via de YouForce-API alleen worden gelezen, niet geboekt. Wordt verlof in Shiftbase aangevraagd en goedgekeurd, dan blijft het saldo in Shiftbase leidend. Het verlofrecht uit YouForce kan aan het begin van het jaar als startsaldo naar Shiftbase.
- Plus- en min-uren berekent Shiftbase alleen voor contracten met vaste uren, op basis van de contracturen. Zijn de uren per week in YouForce gewijzigd maar niet in Shiftbase, dan ontstaan er ten onrechte plus- of min-uren. De koppeling zet de nieuwe uren daarom met de ingangsdatum uit YouForce in Shiftbase.
- Een aanlevering in YouForce krijgt een ticket met een status en kan worden afgewezen, bijvoorbeeld bij een onbekend looncomponent. KoppelHet laat zo'n regel niet verdwijnen, maar toont hem in het platform tot de salarisadministratie hem heeft opgelost.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met plus-uren aan het eind van het jaar?
Die blijven in Shiftbase staan en schuiven door naar het volgende jaar. Besluiten jullie ze uit te betalen, dan kan dat als losse regel naar YouForce.
Wat als een toeslagpercentage geen looncomponent in YouForce heeft?
Dan gaat die regel niet mee en verschijnt er een melding. De salarisadministratie wijst een looncomponent aan, waarna de volgende ronde de regel alsnog levert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Shiftbase wordt gelezen en beschreven via de Shiftbase API met een API-token voor de Public API. Uren uit de goedgekeurde timesheets; medewerkers, contracten en teams worden bijgewerkt via dezelfde API. De API heeft een limiet op het aantal verzoeken.
- YouForce via de WFM API. Uren via POST payComponents met employmentCode en per regel elementCode, value en effectiveDate; status via payComponents/{TicketId}/status. Medewerkers en dienstverbanden lezen op latestSync, met plannedChanges.
- De klant geeft de koppeling in YouForce toestemming voor de scopes Get_Basic en Write_Basic, en Get_leave als het verlofrecht mee moet.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Shiftbase | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (Shiftbase) | personCode / employmentCode | Elk dienstverband een eigen contract in Shiftbase |
Goedgekeurde uren per dag | elementCode voor gewerkte uren | Opgeteld per dag en dienstverband |
Toeslaguren per percentage (uitbetaling) | elementCode per toeslagpercentage | Alleen het deel dat wordt uitbetaald |
Kilometers en maaltijden | elementCode per vergoeding | |
Datum van de dienst | effectiveDate | |
workingAmount (YouForce, terug) | Contracturen per week | Omgerekend als YouForce een andere eenheid gebruikt |
employmentType (YouForce, terug) | Contracttype (uurloner of vaste uren) | Via een vertaaltabel |
organizationUnit (YouForce, terug) | Team | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
ShADP iHCM → Shiftbase
ADP iHCM Shiftbase koppeling: medewerkers en contracturen uit ADP in de planning
ShAFAS Profit → Shiftbase
AFAS Shiftbase koppeling: medewerkers en roosters naar de planning, uren en verlof terug naar AFAS
ShBambooHR → Shiftbase
BambooHR Shiftbase koppeling: medewerkers en contracten uit BambooHR in het Shiftbase-rooster
ShDayforce → Shiftbase
Dayforce Shiftbase koppeling: medewerkers, weekuren en vestiging uit Dayforce in de planning