Recruitment naar HR
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en ADP Workforce Now wordt een kandidaat die in SmartRecruiters klaar is voor onboarding een in-progress hire of pre-hire in ADP Workforce Now, met naam, startdatum, functie, afdeling en beloning uit het aanbod. In de ADP Marketplace staat een SmartRecruiters-connector van Flexspring met vaste velden; KoppelHet bouwt de koppeling als eigen velden, keuzelogica of de terugmelding in SmartRecruiters nodig zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven en hun Noord-Amerikaanse medewerkers in ADP Workforce Now hebben, kiezen tussen de vaste velden van een kant-en-klare connector en overtypen. Zodra ADP eigen velden heeft of de keuze van het sjabloon van de vacature afhangt, past de vaste variant niet meer.
- De recruiter zet de onboardingstatus van de aangenomen kandidaat op klaar voor onboarding.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op bij SmartRecruiters.
- KoppelHet kiest het land, het sjabloon en de company code en vraagt de actuele codes op bij ADP.
- De hire staat in ADP; KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt of mislukt.
Waar je op let bij SmartRecruiters en ADP Workforce Now
- De connector van Flexspring in de ADP Marketplace start zodra een kandidaat in SmartRecruiters de status Ready to Onboard krijgt, en levert aan Workforce Now, Workforce Now Next Generation en TotalSource. KoppelHet reageert op dezelfde status, zodat recruiters niet anders hoeven te werken.
- De turnkey-variant van Flexspring vult 31 standaardvelden in ADP en ondersteunt geen eigen ADP-velden of eigen logica. Bij meer dan vijf eigen velden of keuzelogica is volgens de listing een custom-variant nodig, door Flexspring gebouwd.
- De turnkey-connector stuurt ook een tax ID mee. SmartRecruiters heeft daar geen standaardveld voor, en een burgerservice- of social security-nummer hoort niet in een wervingssysteem. KoppelHet kan in ADP een pre-hire maken, waarbij ADP de nieuwe medewerker zelf om die gegevens vraagt.
- SmartRecruiters heeft een onboardingstatus per kandidaat en vacature. KoppelHet zet die na ADP op ONBOARDING_SUCCESSFUL, of op ONBOARDING_FAILED als ADP een veld weigert, zodat de recruiter in SmartRecruiters ziet of de hire is aangekomen.
- Workforce Now kiest verplichte velden per land via een header met US, CA of INT. De locatie van een SmartRecruiters-vacature heeft een land, en KoppelHet leidt de header daaruit af, zodat een vacature in Toronto de Canadese velden krijgt.
- SmartRecruiters probeert een mislukte melding tot tien keer, tot een dag later, en bewaart dertig dagen een logboek. Een hire die al in ADP staat, kan niet opnieuw worden afgerond. KoppelHet onthoudt per kandidaat en vacature of de hire er al is, zodat een herhaalde melding niets dubbel doet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Er bestaat al een connector van Flexspring. Waarom KoppelHet?
Met alleen standaardvelden is de turnkey-variant vaak genoeg. KoppelHet is er als eigen velden, keuzelogica of de terugmelding in SmartRecruiters nodig zijn.
Gaat een social security-nummer via de koppeling?
Nee. Met een pre-hire vraagt ADP de medewerker daar zelf om, zodat het nummer niet in SmartRecruiters hoeft te staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; GET /subscriptions/{id}/callbacks-log voor 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL, ONBOARDING_FAILED).
- Naar ADP Workforce Now via de Applicant Onboard V2 API - GET /hcm/v2/applicant.onboard/meta en POST /hcm/v2/applicant.onboard, met ADP-Context-ExpressionID; voor een pre-hire ook het privé-e-mailadres en een company code. Canonicals applicant.onboard en applicant.onboard.meta.read.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | givenName en familyName | |
email | Home email | Verplicht bij een pre-hire |
phoneNumber | Persoonlijk mobiel nummer | |
Startdatum (offer property) | hireDate | |
location.country (vacature) | ADP-Context-ExpressionID (US, CA of INT) | |
Vacature en locatie | onboardingTemplateCode en company code | Via een tabel |
department (vacature) | Home department | |
Functie van de vacature | Job title |
Gerelateerd
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken
SmartRecruiters → Deel
SmartRecruiters Deel koppeling: het juiste Deel-contract per aanname