Recruitment naar HR
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en AFAS Profit start een kandidaat met de status aangenomen in SmartRecruiters het onboardingproces in AFAS, met startdatum, salaris, functie en afdeling uit het aanbod. KoppelHet zet daarna de onboardingstatus in SmartRecruiters, zodat recruiters zien of de overdracht naar AFAS is gelukt.
Wat de koppeling doet
Wie werft via SmartRecruiters en in Nederland verloont in AFAS Profit, weet na een aanname niet of HR de nieuwe collega al in AFAS heeft gezet. Recruiters vragen dat per mail na.
- De recruiter zet de sollicitatie in SmartRecruiters op aangenomen.
- SmartRecruiters meldt de wijziging; KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- Hoort de vacature bij een Nederlandse vestiging, dan start in AFAS het onboardingproces met naam, contactgegevens, startdatum, salaris, functie en organisatorische eenheid.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt, of op mislukt met een melding aan HR.
- HR in AFAS vult BSN en de Nederlandse gegevens aan en rondt de onboarding af.
Terug: Onboardingstatus per aangenomen kandidaat: gelukt of mislukt
Waar je op let bij SmartRecruiters en AFAS Profit
- SmartRecruiters kent een eigen onboardingstatus per aangenomen kandidaat, bedoeld voor het systeem dat de medewerker overneemt. KoppelHet zet die op gelukt of mislukt, zodat recruiters in SmartRecruiters zien of de nieuwe collega in AFAS staat.
- Een melding uit SmartRecruiters bevat alleen het nummer van de gewijzigde sollicitatie. KoppelHet haalt de gegevens daarna zelf op, met een eigen toegang die alleen ziet wat bij de Nederlandse vacatures hoort.
- Voordat SmartRecruiters meldingen stuurt, moet het adres van KoppelHet binnen twintig seconden een geheime sleutel terugsturen. Die controle doen we bij de inrichting, zodat meldingen alleen bij de koppeling aankomen.
- SmartRecruiters probeert een mislukte melding tot tien keer, tot een dag later, en bewaart dertig dagen een logboek van meldingen. KoppelHet gebruikt dat logboek om te controleren dat geen aanname is gemist.
- AFAS heeft een ingang die het onboardingproces start en die AFAS aanraadt boven het aanmaken van een sollicitant. HR behoudt zo de controle, en een ingetrokken aanbod kan HR in de AFAS-workflow afwijzen.
- SmartRecruiters wordt vaak voor meerdere landen gebruikt. De locatie van de vacature bepaalt of de kandidaat naar AFAS gaat en bij welke werkgever; andere landen blijven buiten de koppeling.
- Startdatum en salaris staan in SmartRecruiters in de eigenschappen van het aanbod, die elke organisatie zelf inricht. Bij de start leggen we vast welke eigenschappen dat zijn en in welke eenheid het salaris staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Zien recruiters of de overdracht naar AFAS is gelukt?
Ja. De onboardingstatus in SmartRecruiters staat op gelukt of mislukt. Bij mislukt krijgt HR ook een melding met de reden.
Wat moeten we in SmartRecruiters regelen?
Aanmeldgegevens voor de koppeling met een rol die meldingen mag beheren en sollicitaties en aanbiedingen mag lezen. Jullie SmartRecruiters-beheerder doet dat eenmalig.
Wat als het aanbod na de aanname wordt ingetrokken?
Dan staat de medewerker in de onboarding in AFAS, en kan HR die afwijzen. KoppelHet meldt de wijziging.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar AFAS, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters wordt gelezen via een webhook-subscription (activatie met de header X-Hook-Secret binnen 20 seconden; notificatie met alleen het ID en een Link-header; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; bevestigen met 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; callbacks-log van 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. De onboardingstatus terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL, ONBOARDING_FAILED). Limiet 10 aanvragen per seconde en 8 tegelijk.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die het onboardingproces start; AFAS raadt die aan boven HrCreateApplicant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID en job-ID | Kenmerk in het onboardingproces | Ook nodig om de status terug te zetten |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
email en phoneNumber | E-mail en telefoon privé | |
Startdatum (offer property) | Datum in dienst | |
Salaris (offer property) | Salaris | |
Locatie van de vacature | Werkgever | Via een vertaaltabel per vestiging |
Afdeling van de vacature | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Functie van de vacature | Functie | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken
SmartRecruiters → Deel
SmartRecruiters Deel koppeling: het juiste Deel-contract per aanname