Recruitment naar HR
SmartRecruiters Deel koppeling: het juiste Deel-contract per aanname
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Deel krijgt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen het juiste contract in Deel, als EOR-medewerker, contractor of medewerker van jullie eigen entiteit. KoppelHet vult wat SmartRecruiters weet, zoekt team en senioriteit op in Deel en meldt in SmartRecruiters of het contract klaarstaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven voor landen waar ze geen eigen entiteit hebben, zetten elke aanname met de hand in Deel. Per kandidaat kiest HR het soort contract en zoekt het gegevens op die SmartRecruiters niet heeft, zoals nationaliteit en senioriteit.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en leest het soort werkrelatie.
- Team en senioriteit worden opgezocht in Deel.
- KoppelHet maakt het contract aan dat bij de werkrelatie hoort; versturen en tekenen blijven in Deel.
- De onboardingstatus in SmartRecruiters gaat op gelukt, of op mislukt als gegevens ontbreken.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Deel
- Deel gebruikt per soort werkrelatie een ander contract, met eigen verplichte gegevens. In SmartRecruiters leggen we de werkrelatie vast als eigenschap van het aanbod, zodat KoppelHet per aanname het juiste contract kiest.
- Een EOR-contract vraagt nationaliteit, een senioriteit uit de lijst van Deel en een team. SmartRecruiters heeft die niet standaard. KoppelHet zoekt team en senioriteit op in Deel; de nationaliteit vraagt Deel aan de kandidaat in de eigen onboarding.
- Ontbreekt iets wat Deel verplicht stelt, dan zet KoppelHet de onboardingstatus in SmartRecruiters op mislukt met de reden. De recruiter weet dan dat er nog werk ligt, in plaats van te denken dat het contract klaar is.
- Een contractor moet in Deel eerst een eigen profiel afronden voordat er een contract kan komen. Bij een contractor zet KoppelHet de onboardingstatus in SmartRecruiters op klaar voor onboarding en maakt het contract pas als het profiel compleet is.
- Deel koppelt een contract niet terug aan een sollicitatie. KoppelHet bewaart zelf welk contract bij welke SmartRecruiters-kandidaat en vacature hoort, zodat een herhaalde melding geen tweede contract maakt.
- Werft dezelfde organisatie ook voor de eigen Nederlandse entiteit, dan horen die aannames niet in Deel. KoppelHet kijkt naar het land van de vacature en de werkrelatie en stuurt alleen aannames voor Deel naar Deel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Deel een kant-en-klare SmartRecruiters-integratie?
We vonden er geen in de openbare documentatie, terwijl Deel die wel heeft voor onder meer Workable en Lever. Vraag het voor de zekerheid na bij Deel.
Verstuurt de koppeling het contract ook?
Nee. KoppelHet maakt het contract aan; HR controleert en verstuurt het in Deel.
Kan de onboardingstatus later naar gelukt als het contract actief is?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie betekent gelukt dat het contract in Deel is aangemaakt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen) en de Customer API met de Offer API en PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL, ONBOARDING_FAILED).
- Deel per werkrelatie via POST /eor (employee, employment, client met team, compensation_details en seniority uit GET /lookups/seniorities; team uit GET /teams), POST /contracts voor contractors, POST /contracts/gp voor global payroll of POST /people voor de eigen entiteit. Contractstatus CREATED, PENDING_SIGNATURE en ACTIVE.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Deel | Toelichting |
|---|---|---|
firstName, lastName en email | employee (naam en e-mail) | |
location.country (vacature) | Land van het contract | |
Functie van de vacature | Functietitel in het contract | |
Startdatum (offer property) | Startdatum van het contract | |
Salaris en valuta (offer property) | compensation_details | |
Werkrelatie (offer property) | Contractsoort: EOR, contractor of eigen entiteit | |
Afdeling (vacature) | client.team.id | Opgezocht in Deel |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken