Recruitment naar HR
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Dayforce wordt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen een medewerker in Dayforce, met werkplek, locatie, dienstverbandstatus en startdatum. Omdat Dayforce een medewerker nooit meer verwijdert, laat KoppelHet Dayforce de gegevens eerst controleren en meldt de uitkomst terug in SmartRecruiters.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR en salaris gebruiken en in SmartRecruiters werven, voeren elke aanname opnieuw in Dayforce in. Een typfout is daar lastig terug te draaien, en de recruiter in SmartRecruiters ziet niet wanneer de nieuwe collega in Dayforce staat.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in SmartRecruiters.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op bij SmartRecruiters.
- Dayforce controleert de nieuwe medewerker zonder hem op te slaan.
- Is de controle goed, dan maakt KoppelHet de medewerker echt aan.
- SmartRecruiters krijgt de onboardingstatus gelukt, of mislukt met de reden uit de controle.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Dayforce
- Een medewerker die eenmaal in Dayforce staat, is er niet meer uit te halen. KoppelHet laat Dayforce daarom elke aanname uit SmartRecruiters eerst alleen controleren en slaat pas op als er geen fouten zijn.
- Faalt de controle in Dayforce, dan zet KoppelHet de onboardingstatus in SmartRecruiters op mislukt en bewaart de reden. De recruiter ziet zo bij de kandidaat dat er iets mist, zonder dat er een halve medewerker in Dayforce staat.
- De sleutel van een medewerker in Dayforce kiest de koppeling zelf. KoppelHet bouwt hem uit het kandidaatnummer van SmartRecruiters met een vast voorvoegsel, zodat hij niet botst met nummers die HR met de hand uitgeeft en een tweede melding dezelfde medewerker vindt.
- Dayforce heeft een vlag die bij aanmaken een eerste toegangsmail naar de medewerker stuurt. KoppelHet zet die uit, omdat een SmartRecruiters-aanname vaak weken voor de startdatum binnenkomt; HR stuurt de toegang zelf.
- Werkpatroon en contracturen horen in Dayforce bij het werkcontract. SmartRecruiters heeft geen vast urenveld, dus voegen we een eigenschap voor uren per week aan het aanbod toe voordat de koppeling live gaat.
- Wordt een aangenomen kandidaat in SmartRecruiters later toch teruggezet, dan staat hij al in Dayforce. KoppelHet meldt dat aan HR, die het dienstverband in Dayforce beëindigt; de koppeling verwijdert niets.
- SmartRecruiters stuurt in de melding alleen een nummer en probeert het tot tien keer. Omdat Dayforce een aanname niet terug laat draaien, verwerkt KoppelHet elke melding één keer en controleert dagelijks het logboek van SmartRecruiters op gemiste aannames.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris mee?
Niet in de eerste versie. HR legt het salaris in Dayforce vast; meenemen uit het aanbod kan later als uitbreiding.
Wat als een vacature een locatie heeft die Dayforce niet kent?
Dan faalt de controle, en de onboardingstatus in SmartRecruiters gaat op mislukt. HR voegt de locatie aan de tabel toe en KoppelHet probeert opnieuw.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; callbacks-log 30 dagen) en de Customer API, met de Offer API (candidates_offers_read) en PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (candidates_manage).
- Dayforce via POST op /api/{clientName}/v1/Employees, eerst met isValidateOnly=true en daarna zonder. Body met XRefCode, FirstName, LastName, HireDate, SendFirstTimeAccessEmail en subordinate resources zoals Contacts, Addresses, Locations, WorkAssignments, EmploymentStatuses en WorkContracts. Een toegevoegde medewerker kan niet worden verwijderd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | FirstName en LastName | |
Kandidaat-ID | XRefCode | Met een afgesproken voorvoegsel |
email en phoneNumber | Contacts | |
location (vacature) | Locations en WorkAssignments | Via een vertaaltabel |
Startdatum (offer property) | HireDate | |
Soort dienstverband (offer property) | EmploymentStatuses | |
Uren per week (offer property) | WorkContracts | Werkpatroon per contract |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Deel
SmartRecruiters Deel koppeling: het juiste Deel-contract per aanname