Recruitment naar HR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en BambooHR wordt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen een nieuwe medewerker in BambooHR, met afdeling, divisie, locatie, functie, startdatum en een eerste dienstverbandstatus. KoppelHet vult de velden die jullie BambooHR voor Nederland gebruikt, en zet de uitkomst terug in SmartRecruiters, zodat de recruiter ziet of de aanname is gelukt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven en BambooHR als HR-systeem hebben, zetten aannames vaak met de hand over in BambooHR. De recruiter ziet dan niet of HR de nieuwe collega al heeft aangemaakt.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- Afdeling, divisie, locatie en functie worden gecontroleerd tegen de lijsten in BambooHR.
- KoppelHet maakt de medewerker aan met een eerste statusregel op de startdatum.
- De onboardingstatus in SmartRecruiters gaat op gelukt, of op mislukt met de reden.
Waar je op let bij SmartRecruiters en BambooHR
- KoppelHet vult de velden die jullie BambooHR voor Nederland gebruikt, en laat Amerikaanse velden als State, Zip Code en de vrijstellingsstatus leeg.
- KoppelHet gebruikt de afdeling en locatie die al op de vacature staan en vertaalt die naar de lijstwaarden van BambooHR.
- BambooHR maakt een medewerker zonder dienstverbandstatus aan als die niet wordt meegegeven. KoppelHet geeft de soort dienstverband uit het aanbod mee als eerste statusregel op de startdatum.
- Een lijstveld in BambooHR met een onbekende waarde geeft een conflictfout. KoppelHet vangt die op en zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op mislukt, zodat de recruiter weet dat HR eerst een waarde moet toevoegen.
- SmartRecruiters heeft per kandidaat en vacature een onboardingstatus. KoppelHet zet die status op gelukt zodra BambooHR het nummer van de nieuwe medewerker teruggeeft.
- Een kandidaat kan in SmartRecruiters op meerdere vacatures een status hebben. KoppelHet reageert alleen op de vacature met de status aangenomen, zodat een andere lopende sollicitatie geen tweede medewerker in BambooHR maakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het BSN mee?
Alleen als jullie het in SmartRecruiters vragen, wat we afraden. Meestal vult HR het in BambooHR of alleen in de salarisadministratie.
Gaan documenten mee?
Niet in de eerste versie. Het getekende aanbod in BambooHR kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen) en de Customer API met de Offer API en PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL, ONBOARDING_FAILED).
- BambooHR via create-employee (alleen firstName en lastName verplicht; employmentHistoryStatus met employeeStatusDate voor de eerste statusregel; 409 bij een ongeldige lijstwaarde; employmentType en foto worden genegeerd). Het id uit het antwoord is de sleutel voor latere aanroepen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in BambooHR | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | firstName en lastName | |
email | homeEmail | |
Afdeling en divisie (vacature) | department en division | Alleen bestaande lijstwaarden |
location (vacature) | location | Via een vertaaltabel |
Startdatum (offer property) | hireDate | |
Soort dienstverband (offer property) | employmentHistoryStatus met employeeStatusDate | |
Kandidaat-ID en job-ID | onboardingStatus in SmartRecruiters |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken
SmartRecruiters → Deel
SmartRecruiters Deel koppeling: het juiste Deel-contract per aanname