Recruitment naar HR
SmartRecruiters HiBob koppeling: aangenomen kandidaat als nieuwe medewerker in Bob
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en HiBob wordt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen een nieuwe medewerker in Bob, met vestiging, startdatum, afdeling en functie, en ziet de recruiter in SmartRecruiters of dat gelukt is. KoppelHet neemt ook de gegevens uit het aanbod mee en zet de status terug in SmartRecruiters.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven en HiBob als HR-systeem gebruiken, zetten aangenomen kandidaten vaak met de hand in Bob. Startdatum en salaris uit het aanbod worden overgetypt, en de recruiter weet niet of de medewerker al in Bob staat.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen voor de vacature.
- SmartRecruiters meldt alleen het nummer; KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod zelf op.
- Vestiging, afdeling en functie worden vertaald naar de vaste lijsten in Bob.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Bob, met een salarisregel vanaf de startdatum.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt, of op mislukt met de reden.
Waar je op let bij SmartRecruiters en HiBob
- SmartRecruiters heeft per aangenomen kandidaat en vacature een onboardingstatus voor het systeem dat de medewerker overneemt. KoppelHet zet die op gelukt zodra Bob de medewerker heeft aangenomen, of op mislukt als Bob een waarde weigert, zodat de recruiter het in SmartRecruiters ziet.
- Bob maakt geen medewerker aan zonder vestiging en startdatum. In SmartRecruiters staat de startdatum in een eigenschap van het aanbod die elke organisatie zelf inricht. Bij de inrichting leggen we vast welke eigenschap het is; ontbreekt hij, dan zet KoppelHet de status op mislukt in plaats van Bob een lege datum te sturen.
- Vestigingen, afdelingen en functies zijn in Bob vaste lijsten, en een waarde die net anders is, laat het aanmaken mislukken. De locatie van een SmartRecruiters-vacature is een adres. KoppelHet vertaalt dat via een tabel naar een vestiging in Bob en meldt een onbekende locatie.
- Een kandidaat kan in SmartRecruiters op meerdere vacatures een status hebben. KoppelHet reageert alleen op de vacature waarop de status aangenomen is gezet, zodat een lopende sollicitatie elders geen tweede medewerker in Bob oplevert.
- Bob waarschuwt niet als de koppelgebruiker maar een deel van de rechten heeft; velden zonder recht blijven gewoon leeg. Na de inrichting controleren we per veld, ook de salarisregel, of Bob het echt heeft gevuld.
- SmartRecruiters probeert een mislukte melding tot tien keer, tot een dag later, en houdt dertig dagen een logboek bij. KoppelHet vergelijkt dat logboek dagelijks met de medewerkers in Bob, zodat een aanname tijdens een storing niet wordt gemist.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de nieuwe medewerker meteen een uitnodiging voor Bob?
Alleen als jullie dat willen. Vaak controleert HR eerst en stuurt de uitnodiging zelf.
Wat gebeurt er met het BSN?
Dat komt niet uit SmartRecruiters. De medewerker of HR vult het in Bob in, of alleen in de Nederlandse salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (notificatie met alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; antwoord 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen met back-off tot 24 uur; GET /subscriptions/{id}/callbacks-log voor 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL, ONBOARDING_FAILED).
- HiBob via de People API (create employee met verplicht email, firstName, surname, work.startDate en work.site; lijstwaarden moeten bestaan) en daarna een regel in de salaristabel. Service user met Add new people en bewerkrechten per categorie; Bob meldt geen gedeeltelijke rechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | firstName en surname | |
email | email | Verplicht in Bob; vaak eerst het privéadres |
phoneNumber | Persoonlijk mobiel nummer | |
Locatie van de vacature | work.site | Verplicht in Bob, via een vertaaltabel |
Afdeling van de vacature | work.department | |
Functie van de vacature | work.title | |
Startdatum (offer property) | work.startDate | |
Salaris (offer property) | Salarisregel met ingangsdatum | |
Kandidaat-ID en job-ID | onboardingStatus in SmartRecruiters |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken