Recruitment naar HR
SmartRecruiters Loket koppeling: aangenomen kandidaat als concept in Loket, onboardingstatus terug
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Loket wordt een kandidaat die in SmartRecruiters op aangenomen staat automatisch een conceptwerknemer in Loket, bij de werkgever die bij de locatie van de vacature hoort. In SmartRecruiters ziet de recruiter daarna aan de onboardingstatus of het concept in Loket is gelukt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven en in Nederland via Loket verlonen, mailen elke aanname naar de salarisadministratie, die de gegevens overneemt in Loket. Recruiters weten daarna niet of de nieuwe collega al klaarstaat voor de eerste salarisrun.
- De recruiter zet de sollicitatie in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet bevestigt de melding direct en haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- In Loket komt een conceptwerknemer bij de werkgever van de vacaturelocatie, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op geslaagd, of op mislukt met de reden in het platform.
- De salarisadministratie vult BSN en loonheffing aan en zet het concept om.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Loket
- SmartRecruiters heeft per sollicitatie een onboardingstatus voor het systeem dat de nieuwe medewerker overneemt. KoppelHet zet die op geslaagd zodra het concept in Loket staat, en op mislukt als Loket het weigert, zodat recruiters zien welke aannames nog aandacht nodig hebben.
- Een melding uit SmartRecruiters bevat alleen een ID en moet binnen vijf seconden worden bevestigd. Het aanmaken van een concept in Loket vraagt meerdere stappen. KoppelHet bevestigt daarom eerst en haalt daarna de gegevens op, zodat SmartRecruiters de melding niet opnieuw stuurt.
- SmartRecruiters herhaalt een niet-bevestigde melding tot tien keer, tot een dag later. KoppelHet bewaart het kandidaatnummer op het concept in Loket en maakt bij een herhaling geen tweede concept aan.
- Startdatum, uren en salaris staan in SmartRecruiters in aanbodvelden die elke organisatie zelf inricht. Loket vraagt bij een concept eerst de loonadministratie en daarna de schaal. We leggen per aanbodveld vast waar het in Loket landt, en of het salaris een maand- of uurbedrag is.
- Vacatures in SmartRecruiters hebben een locatie met land en plaats, Loket werkt met werkgevers. KoppelHet bepaalt de werkgever uit de locatie; vacatures buiten Nederland worden overgeslagen en niet naar Loket gestuurd.
- SmartRecruiters staat tien verzoeken per seconde toe, met maximaal acht tegelijk. Na een wervingsronde met veel aannames verwerkt KoppelHet ze na elkaar, zodat elke aanname in Loket komt zonder dat SmartRecruiters verzoeken weigert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom gaat de status in SmartRecruiters op mislukt?
Omdat Loket het concept weigerde, bijvoorbeeld door een ontbrekende startdatum. De reden staat in het platform; na correctie in SmartRecruiters probeert KoppelHet het opnieuw.
Werkt dit met een salarisbureau?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgevers in Loket; recruiters hebben zelf geen Loket-account nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhookabonnement (melding met alleen het ID en een Link-header, HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature, 202 binnen 5 seconden, tot 10 herhalingen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials (10 verzoeken per seconde, 8 gelijktijdig). Status terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus met ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code). Metadata voor het concept per werkgever (jobapplicant/metadata) en daarna per loonadministratie; concept aanmaken en de checklist voor nieuwe medewerkers starten. Testen op de acceptatieomgeving api.loket-acc.nl.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Candidate id | Vrij veld op het concept | Herkent een herhaalde melding |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
location van de vacature | Werkgever en loonadministratie | Via een vertaaltabel |
Offer property startdatum | Datum in dienst | |
Offer property uren per week | Arbeidsduur | |
Offer property salaris en periode | Loon per verloningsperiode | Maand of uur, vooraf vastgelegd |
Uitkomst in Loket | onboardingStatus (terug) |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken