Recruitment naar HR
SmartRecruiters Oracle HCM koppeling: aanname als pending worker in Oracle
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Oracle HCM Cloud staat een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen als pending worker in Oracle, met juridische werkgever, locatie, verwachte startdatum en fte. In SmartRecruiters zet KoppelHet de onboardingstatus op gelukt of mislukt, zodat de recruiter weet of Oracle de nieuwe collega heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als HR-systeem die hun werving in SmartRecruiters doen, zetten aangenomen kandidaten met de hand in Oracle. Dat gebeurt vaak pas vlak voor de eerste werkdag, en recruiters vragen bij HR na of iemand er al in staat.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen.
- SmartRecruiters meldt alleen een nummer; KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- Land en locatie van de vacature bepalen werkgever, business unit en locatie in Oracle.
- KoppelHet maakt een pending worker aan met de verwachte startdatum en de fte.
- In SmartRecruiters komt de onboardingstatus op gelukt, of op mislukt met de reden voor HR.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Oracle HCM Cloud
- Oracle kent een eigen status voor iemand die heeft getekend maar nog niet werkt. KoppelHet maakt de SmartRecruiters-kandidaat daarom aan als pending worker; HR zet hem in Oracle om naar medewerker als de onboarding klaar is.
- SmartRecruiters heeft per kandidaat en vacature een onboardingstatus. Accepteert Oracle de pending worker, dan zet KoppelHet die op gelukt; weigert Oracle een waarde, dan op mislukt, met de foutmelding van Oracle in het platform.
- Oracle wil een juridische werkgever en een locatiecode bij elke pending worker. Een SmartRecruiters-vacature heeft een adres met land en stad. KoppelHet bepaalt de werkgever op land en de locatiecode op stad, via een tabel die HR beheert.
- Oracle rekent de omvang van een aanstelling in fte. SmartRecruiters heeft geen vast urenveld; uren en startdatum staan in eigenschappen van het aanbod die elke organisatie zelf inricht. Bij de inrichting leggen we vast welke eigenschappen dat zijn.
- In Oracle hoort een naam bij een wetgeving, zodat het Nederlandse naamformaat met voorvoegsels werkt. KoppelHet zet die wetgeving op basis van het land van de vacature, niet van de woonplaats van de kandidaat.
- Een kandidaat kan in SmartRecruiters op meer vacatures lopen. KoppelHet reageert alleen op de vacature met de status aangenomen en onthoudt welke pending worker daarbij hoort, zodat een tweede melding geen tweede persoon in Oracle oplevert.
- SmartRecruiters probeert een mislukte melding tot tien keer, over maximaal een dag, en bewaart dertig dagen een logboek. KoppelHet legt dat logboek dagelijks naast de pending workers in Oracle, zodat een aanname tijdens onderhoud aan Oracle niet zoekraakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen medewerker in één keer?
Met een pending worker kan HR de onboarding in Oracle afronden voordat iemand medewerker wordt. Dat sluit aan op hoe Oracle zelf met nieuwe collega's werkt.
Komt het BSN uit SmartRecruiters?
Nee. HR vult het in Oracle aan tijdens de onboarding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID in de melding; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; GET /subscriptions/{id}/callbacks-log voor 30 dagen) en de Customer API. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus met READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED (scope candidates_manage). Aanbod via de Offer API (candidates_offers_read).
- Oracle HCM Cloud via POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/workers met workRelationships (LegalEmployerName, WorkerType P) en assignments (ActionCode ADD_PEN_WKR, ProjectedStartDate, BusinessUnitName, LocationCode, workMeasures in FTE), plus names met LegislationCode, emails en addresses. Integratiegebruiker met rechten om workers aan te maken voor de betrokken werkgevers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | names (FirstName, LastName, LegislationCode) | |
email | emails (privé, primair) | |
location.country en city (vacature) | LegalEmployerName en LocationCode | Via een vertaaltabel |
department (vacature) | BusinessUnitName en afdeling | Via een vertaaltabel |
Startdatum (offer property) | ProjectedStartDate | |
Uren per week (offer property) | workMeasures (FTE) | Omgerekend tegen de volledige week |
Kandidaat-ID en job-ID | onboardingStatus in SmartRecruiters |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken