Recruitment naar HR
SmartRecruiters Personio koppeling: aanname als persoon met dienstverband in Personio
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Personio wordt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen in één stap een persoon met dienstverband in Personio, in de status onboarding, met entiteit, afdeling, functie, startdatum en uren. Daarna zet KoppelHet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt of mislukt, zodat de recruiter weet of de nieuwe collega in Personio staat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven en Personio als HR-systeem gebruiken, typen elke aangenomen kandidaat over in Personio. Entiteit, uren en proeftijd komen uit het aanbod of een mail, en als het e-mailadres al bij een oud-medewerker hoort, lukt het aanmaken niet zonder dat de recruiter het merkt.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen voor de vacature.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- KoppelHet zoekt in Personio of het e-mailadres al bij iemand hoort; zo ja, dan gaat het geval naar HR.
- KoppelHet maakt persoon en dienstverband in Personio aan, in de status onboarding, en zo nodig het salaris.
- De onboardingstatus in SmartRecruiters gaat op gelukt, of op mislukt met de reden.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Personio
- Personio maakt persoon en dienstverband in één aanroep aan, en KoppelHet zet het dienstverband op onboarding. De nieuwe collega staat dan in Personio voor voorbereidingen, maar telt pas mee als actief na de start.
- SmartRecruiters houdt per aangenomen kandidaat en vacature een onboardingstatus bij. Weigert Personio de aanname, bijvoorbeeld door een dubbel e-mailadres, dan zet KoppelHet die status op mislukt met de reden, zodat de recruiter het in SmartRecruiters ziet en niet pas HR op de startdag.
- Startdatum, uren en proeftijd zijn in SmartRecruiters eigenschappen van het aanbod die elke organisatie zelf inricht. Bij de start leggen we per eigenschap vast welk Personio-veld erbij hoort, en voor de proeftijd kiezen we de einddatum, omdat Personio een einddatum of een lengte accepteert en niet allebei.
- SmartRecruiters wordt vaak voor meerdere landen gebruikt, terwijl Personio per juridische entiteit werkt. De locatie van de vacature bepaalt via een tabel de entiteit en het kantoor in Personio; een land zonder entiteit gaat niet naar Personio.
- Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren, voor de deeltijdfactor. KoppelHet vult de fulltime uren per entiteit, zodat een Nederlandse entiteit met een kortere werkweek een andere factor krijgt dan een Duitse.
- Een vast salaris of uurloon kan via de API in Personio, met een ingangsdatum en een periode. Een bonus kan niet. Staat er een tekenbonus in het aanbod, dan wordt dat een taak voor HR.
- SmartRecruiters stuurt in een melding alleen een nummer en verwacht binnen vijf seconden antwoord. KoppelHet bevestigt direct en doet het werk daarna, zodat een trage reactie van Personio geen herhaalde melding uit SmartRecruiters veroorzaakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een oud-medewerker opnieuw wordt aangenomen?
Dan bestaat het e-mailadres al in Personio. KoppelHet maakt geen tweede persoon, zet de status in SmartRecruiters op mislukt en legt het geval voor aan HR.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (notificatie met alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen; callbacks-log van 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED).
- Personio via POST /v2/persons (scope personio:persons:write; first_name en last_name verplicht; e-mail uniek; employment met status ONBOARDING, employment_start_date, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, probation_end_date of probation_period_length, legal_entity, office, org_units en position.title). Salaris via POST /v2/compensations (person, type, value, effective_from, interval; vast, uurloon, eenmalig of terugkerend, geen bonus; scopes compensations:read en write).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | first_name en last_name | |
email | email | Mag in Personio maar bij één persoon horen |
Locatie van de vacature | legal_entity en office | Via een tabel per land en vestiging |
Afdeling van de vacature | org_units (department) | |
Functie van de vacature | position.title | |
Startdatum (offer property) | employment_start_date | |
Uren per week (offer property) | weekly_working_hours | Met full_time_weekly_working_hours per entiteit |
Einde proeftijd (offer property) | probation_end_date | |
Salaris en eenheid (offer property) | Compensation (vast of uurloon) |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken