Recruitment naar HR
SmartRecruiters Remote koppeling: aannames in landen zonder entiteit als EOR-employment bij Remote
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Remote wordt een kandidaat die in SmartRecruiters klaar is voor onboarding voor een land zonder eigen entiteit een employment bij Remote als employer of record, met naam, functie, land en voorlopige startdatum. Aannames voor de eigen entiteiten blijven buiten Remote, en de recruiter ziet aan de onboardingstatus in SmartRecruiters of de employment er staat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in SmartRecruiters werven voor meerdere landen en waar ze geen entiteit hebben via Remote aannemen, zetten de EOR-aannames met de hand in Remote. Welke aanname naar Remote moet, beslist nu de recruiter per persoon.
- Bij de start leggen we vast in welke landen de organisatie een eigen entiteit heeft.
- De recruiter zet de onboardingstatus van de aangenomen kandidaat op klaar voor onboarding.
- Is het land van de vacature een EOR-land, dan haalt KoppelHet het formulier van dat land bij Remote op en maakt de employment aan.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt of mislukt.
- HR controleert in Remote en verstuurt de uitnodiging.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Remote
- Via de API maakt Remote alleen employments van het type employee, dus employer of record. KoppelHet kijkt naar het land van de SmartRecruiters-vacature en stuurt alleen aannames in landen zonder eigen entiteit naar Remote; de rest laat KoppelHet ongemoeid.
- Remote vraagt verplicht of de nieuwe medewerker al eerder in dienst was, naast een voorlopige startdatum. SmartRecruiters heeft daar geen vast veld voor, dus we voegen een eigenschap aan het aanbod toe en sturen nee als die leeg is.
- Remote dwingt niet af dat een externe referentie uniek is, en een SmartRecruiters-kandidaat kan op meerdere vacatures staan. KoppelHet gebruikt kandidaat- en job-ID samen als referentie en controleert zelf of die al een employment heeft.
- Bij een nieuwe klant kan Remote eerst een bedrijfscontrole of borg vragen, en meldt dat via een webhook. De onboardingstatus in SmartRecruiters kent maar drie waarden. KoppelHet zet hem op gelukt zodra de employment bestaat, en toont de wachtreden van Remote in het KoppelHet platform.
- Remote vraagt per land andere velden, en lang niet alles staat in een SmartRecruiters-aanbod. KoppelHet vult wat er is en laat de rest leeg voor HR. De uitnodiging gaat pas daarna, omdat een employment na de uitnodiging maar beperkt aan te passen is.
- Een SmartRecruiters-vacature geeft het land als code van twee letters, zoals NL of US. Remote gebruikt bij een employment een code van drie letters, zoals AUS in het eigen voorbeeld. KoppelHet zet de code om voordat het formulier van dat land bij Remote wordt opgevraagd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan contractors ook naar Remote?
Niet via deze koppeling, omdat de API van Remote alleen EOR-employments aanmaakt. HR zet een contractor in Remote zelf aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Status terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus (ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED).
- Naar Remote via de Remote API met een company-scoped token - formulierschema van het land, dan create employment met company_id, country_code, type employee, external_id en basic_information (name, email, job_title, provisional_start_date, has_seniority_date). Webhooks voor de eor_hiring-events over bedrijfscontrole en borg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Remote | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | basic_information.name | |
email | basic_information.email | |
Functie van de vacature | basic_information.job_title | |
Startdatum (offer property) | basic_information.provisional_start_date | |
Eerder in dienst (offer property) | basic_information.has_seniority_date | Nee als het leeg is |
location.country (vacature) | country_code | |
Kandidaat-ID en job-ID | external_id |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken