Recruitment naar HR
SmartRecruiters Workday koppeling: de eigen HCM-connector, en wanneer maatwerk nodig is
SmartRecruiters noemt Workday als een van zijn kant-en-klare HCM-connectoren, en voor veel organisaties is dat de eerste keuze om aangenomen kandidaten in Workday te krijgen. KoppelHet bouwt de koppeling tussen SmartRecruiters en Workday als die connector niet past, bijvoorbeeld als per land een andere positie of company moet worden gekozen, of als recruiters in SmartRecruiters moeten zien of de indiensttreding in Workday is gelukt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in meerdere landen werven via SmartRecruiters en medewerkers in Workday beheren, lopen tegen twee dingen aan. Per land of vestiging hoort bij een aanname een andere company en positie, en recruiters weten na de aanname niet of de nieuwe medewerker al in Workday staat. Zonder koppeling kiest HR die waarden met de hand en volgt de recruiter het resultaat via de mail.
- De recruiter zet de kandidaat in SmartRecruiters op aangenomen voor de job.
- SmartRecruiters stuurt een melding met alleen het nummer van de sollicitatie. KoppelHet haalt kandidaat, job en aanbod zelf op.
- Uit de locatie van de job volgt de company in Workday, uit de job de positie.
- In Workday ontstaat de pre-hire, en KoppelHet start de indiensttreding met startdatum uit het aanbod.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt of mislukt, zodat de recruiter het resultaat ziet.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Workday
- SmartRecruiters heeft per aangenomen kandidaat een onboardingstatus die bedoeld is voor het systeem dat de medewerker overneemt. KoppelHet zet die pas op gelukt als Workday de indiensttreding heeft aangenomen, niet al bij de pre-hire, zodat de recruiter niet te vroeg denkt dat alles klaar is.
- Een kandidaat kan in SmartRecruiters op meerdere jobs een status hebben. KoppelHet bewaart in Workday de combinatie van kandidaat en job als referentie, zodat een tweede aanname van dezelfde persoon, bijvoorbeeld van seizoenswerk naar een vaste baan, als nieuwe indiensttreding binnenkomt.
- Workday vraagt bij een indiensttreding een positie of organisatie. SmartRecruiters kent die niet. Bij het openen van een job leggen we het Workday-positienummer vast; zonder positie stopt KoppelHet met een melding en zet de onboardingstatus op mislukt met de reden.
- SmartRecruiters begrenst het aantal aanvragen per seconde en het aantal gelijktijdige aanvragen. Na een grote wervingsdag verwerkt KoppelHet de aannames achter elkaar, en Workday krijgt ze één voor één binnen het eigen business process.
- Startdatum en salaris staan in SmartRecruiters in de eigenschappen van het aanbod, die elke organisatie zelf inricht. Workday rekent compensatie per land met eigen plannen. KoppelHet neemt standaard alleen de startdatum mee; salaris vult HR in Workday in, en meenemen kan later als uitbreiding.
- SmartRecruiters is sinds de overname onderdeel van SAP, dat met SuccessFactors een eigen HR-systeem heeft. Voor organisaties die Workday houden, verandert dat niets aan de koppeling, maar het is een reden om bij elke contractverlenging na te vragen wat de eigen Workday-connector nog ondersteunt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. KoppelHet start de indiensttreding en Workday doorloopt de stappen die jullie hebben ingericht.
Wat ziet de recruiter als het misgaat?
De onboardingstatus in SmartRecruiters staat dan op mislukt, en HR krijgt een melding met de reden, zoals een ontbrekende positie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (activatie met X-Hook-Secret; notificatie met alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; tot tien herhalingen; callbacks-log van 30 dagen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus. Limiet 10 aanvragen per seconde en 8 tegelijk.
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant voor de pre-hire, daarna Hire_Employee met Position_Reference, Hire_Date en Location_Reference. Workday noemt een applicant inmiddels pre-hire; de namen van de operaties zijn niet gewijzigd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) en jobId | External_Integration_ID_Data | Combinatie van kandidaat en job, want iemand kan voor meerdere jobs solliciteren |
firstName en lastName | Legal_Name_Data | |
email en phoneNumber | Email_Address_Data en Phone_Data (privé) | |
location (job) | Company en Location_Reference | Via een vertaaltabel per land en vestiging |
Job (refNumber of eigen veld) | Position_Reference | Positienummer vastleggen bij het openen van de job |
Startdatum (offer property) | Hire_Date | |
Resultaat in Workday | onboardingStatus | ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken